Доработка системы электронного документооборота АНО ДПО «Универсальный Университет»
Доработка системы электронного документооборота АНО ДПО «Универсальный Университет»
13.02.2019 - 29.12.2019
Москва
Цели проекта для бизнеса
- оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
- автоматизация процессов взаимодействия сотрудников;
- повышение контроля исполнительской дисциплины;
- сокращение времени согласования финансовых документов;
- улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
- сокращение эксплуатационных затрат, по причине доработки единой платформы 1С для разных функциональных областей компании Заказчика.
Цели проекта
- Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации Заказчика, включающего 3 бизнес-процесса:
- согласование Проекта заявки на закупку;
- согласование Договора;
- согласование Заявки на закупку.
- Доработка элементов вида документа Договор под функциональные особенности Заказчика;
- Передача знания по настройкам модулей ПО специалистам Заказчика (ключевым пользователям и администраторам Системы);
- Разработка механизмов и настройка Системы с учётом специфики бизнеса Заказчика (при необходимости – с внесением изменения в типовую конфигурацию).
Задачи проекта
- Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании Заказчика;
- Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов;
- Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов;
- Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту;
- Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса;
- Настройка прав доступа и ролевой модели;
- Подготовка руководства пользователя;
- Обучение пользователей и администраторов.
Что было сделано
Работы проводились в 2019 году.Система запущена в промышленную эксплуатацию 29.12.2019 г.
Автоматизировано 50 рабочих мест.
- проект заявки на закупку;
- договор;
- заявка на оплату.
Настроены 3 маршрута:
- согласование проекта заявки на закупку;
- согласование договора;
- согласование заявки на оплату.
Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:
- условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
- условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.;
Эффекты от внедрения
-
Автоматизирован процесс согласования финансовых документов
-
Снижено время согласования финансовых документов
-
Повышен уровень исполнительской дисциплины
-
Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании