Доработка системы электронного документооборота АНО ДПО «Универсальный Университет»

Доработка системы электронного документооборота АНО ДПО «Универсальный Университет»

Доработка системы электронного документооборота АНО ДПО «Универсальный Университет»

Рабочих мест
50
Организации высшего образования
13.02.2019 - 29.12.2019
Москва

Цели проекта для бизнеса

  • оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
  • автоматизация процессов взаимодействия сотрудников;
  • повышение контроля исполнительской дисциплины;
  • сокращение времени согласования финансовых документов;
  • улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
  • сокращение эксплуатационных затрат, по причине доработки единой платформы 1С для разных функциональных областей компании Заказчика.

Цели проекта

  • Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации Заказчика, включающего 3 бизнес-процесса:
  • согласование Проекта заявки на закупку;
  • согласование Договора;
  • согласование Заявки на закупку.
  • Доработка элементов вида документа Договор под функциональные особенности Заказчика;
  • Передача знания по настройкам модулей ПО специалистам Заказчика (ключевым пользователям и администраторам Системы);
  • Разработка механизмов и настройка Системы с учётом специфики бизнеса Заказчика (при необходимости – с внесением изменения в типовую конфигурацию).

Задачи проекта

  • Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании Заказчика;
  • Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов;
  • Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов;
  • Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту;
  • Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса;
  • Настройка прав доступа и ролевой модели;
  • Подготовка руководства пользователя;
  • Обучение пользователей и администраторов.

Что было сделано

Работы проводились в 2019 году.
Система запущена в промышленную эксплуатацию 29.12.2019 г.
Автоматизировано 50 рабочих мест.

Настроены 3 вида документов:
  • проект заявки на закупку;
  • договор;
  • заявка на оплату.

Настроены 3 маршрута:
  • согласование проекта заявки на закупку;
  • согласование договора;
  • согласование заявки на оплату.

Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:
  • условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
  • условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.;
Выполнены настройки разграничения прав доступа пользователей (реализованы следующие профили: руководитель подразделения, пользователь, администратор, генеральный директор, финансовый директор). Разработан механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных. Разработаны автоподстановки: функциональные руководители, исполнители (по подразделениям). Настроено 20 дополнительных реквизитов документов. Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс. Настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте. Организован учет документов как по головной организации, так и по дочерним компаниям. Проведено обучение пользователей и администраторов системы.

Эффекты от внедрения

  • Автоматизирован процесс согласования финансовых документов
  • Снижено время согласования финансовых документов
  • Повышен уровень исполнительской дисциплины
  • Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании







Поделиться ссылкой:
Похожие материалы