Автоматизация документооборота, управления проектами и коммуникациями в группе компаний «DRC»

Группа компаний DRC – это торгово-промышленная группа компаний - является ведущим разработчиком, производителем и поставщиком высококачественных средств по уходу за полостью рта. Представляет такие бренды, как R.O.C.S., R.O.C.S. PRO, R.O.C.S.-Staino, Smok-a-sept, Jordan, Bonyf.

Цели и задачи

Цель внедрения - создание единого хранилища документов компании, (ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение и прочее) организация быстрого поиска документов, автоматизация процессов компании не связанных с документами, автоматизация процессов обработки документов , автоматизация учета бумажных документов или архива, автоматизация учета мероприятий и контроля исполнения протоколов мероприятий, автоматизация проектного учета и ведения документов по проектам, организация доступа к СЭД через интернет или мобильные устройства

Выбор продукта "1С:Документооборот" обусловлен тем, что продукт реализован на платформе 1С:Предприятие, использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами 1С. В штате компании есть специалисты поддерживающие другие учетные системы, для пользователей продукты 1С привычны и удобны в эксплуатации, низкая стоимость владения продукта, полный функционал в одном решении, доступность материалов для самостоятельного изучения продукта, надежность вендора (Фирмы 1С), приемлемая цена при хорошем качестве решения.

Описание внедрения:
В результате автоматизации налажен учет кадрового документооборота и документооборот отдела маркетинга, контроль сроков , хранение документов, ведение проектов и контроль исполнительской дисциплины.

1. Установлен программный продукт 1С:Документооборот на 500 рабочих мест.
2. Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы.
2. Настроена интеграция с учетной системой "1С:Управление торговлей 8" и корпоративным порталом "1С-Битрикс: Корпоративный портал", синхронизированы справочники сотрудники, подразделения, организации.
3. Настроены виды документов: внутренних (23).
4. Настроены шаблоны видов документов — 23, автозаполняемые шаблоны — 14
5. Настроены процессы обработки документов, такие как подготовка, согласование, утверждение , регистрация, исполнение и ознакомление внутренних документов
6. Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по организациям, по папкам документов
7. Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой
8. Проведено обучение пользователей


Результаты: теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращение времени на работу с документами, для руководителей - появился инструмент контроля поставленных задач.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации 
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Установка и настройка сервера СУБД

Работы по адаптации типового решения:

• Первоначальная настройка системы.
• Настройка НСИ. 
• Настройка видов документов.
• Настройка шаблонов документов и правил автозаполнения.
• Выполнена настройка связей документов.
• Настройка бизнес-процессов обработки документов.
• Создание автозаполняемых шаблонов документов.
• Настройка прав доступа.
• Выполнена интеграция с корпоративным порталом Заказчика, реализованном на базе "1С-Битрикс. Корпоративный портал".

---

Подробное описание проекта в Справочнике внедренных решений "1С"