Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП ЗАО «Экспоцентр»

Заказчик

ЗАО «Экспоцентр» — всемирно известная российская выставочная компания, отметившая в 2009 году свое 50-летие и неизменно сохраняющая статус ведущего организатора крупнейших в России, СНГ и Восточной Европе международных отраслевых выставок, а также национальных экспозиций нашей страны на выставках EXPO.

В настоящее время «Экспоцентр» располагает девятью выставочными павильонами с самым современным инженерно-техническим оснащением, а также удобными многофункциональными залами для проведения конгрессов, пресс-конференций, симпозиумов и семинаров.

Общая выставочная площадь ЦВК «Экспоцентр» — 165 тыс. кв. м, в том числе закрытая — 105 тыс. кв. м и открытая — 60 тыс. кв. м.

Общая численность компании: 1000 сотрудников.

Выбор продукта 

Выбор «1С:Документооборот» в качестве системы электронного документооборота обусловлен тем, что «1С:Документооборот» реализован на платформе «1С:Предприятие», использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». В штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы, для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации; низкая стоимость владения продукта, полный функционал в одном решении, доступность материалов для самостоятельного изучения продукта, надежность вендора (фирмы «1С»), приемлемая цена при хорошем качестве решения.

Описание внедрения

1) Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, настроена интеграция с учетной системой «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и кадры», синхронизированы справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты, Сотрудники, Подразделения.
2) Настроены виды документов: входящих (7), исходящих (11) и внутренних (88), включая договоры (25).
3) Настроены шаблоны видов документов (78), автозаполняемые шаблоны (3).
4) Настроены процессы обработки документов, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов (109 комплексных шаблонов процессов; 4 шаблона утверждения; 2 шаблона согласования; 3 шаблона регистрации; 3 шаблона рассмотрения; 5 шаблонов поручения; 11 шаблонов ознакомления; 3 шаблона исполнения).
5) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам, по папкам документов.
6) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой.
7) Проведено обучение пользователей.

Результаты

Теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращает время на работу с документами. Для руководителей появился дополнительный инструмент контроля поставленных задач.

Дополнительная информация о внедрении:

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Количество одновременно работающих клиентов: 200 (тонкий клиент)
Количество видов документов — 106
Количество вводимых документов в день — 85
Объем информационной базы — 13000 МБ

Подробное описание проекта в Справочнике внедренных решений фирмы "1С"