Внедрение 1С:Документооборот 8 ДГУ ФГУП «Канал имени Москвы»

Федеральное государственное унитарное предприятие «Канал имени Москвы» является крупнейшим воднотранспортным и водохозяйственным комплексом и выполняет функции органа государственного управления на внутренних водных путях в 12 субъектах Российской Федерации Центрального региона России. Объекты предприятия включают более 240 гидротехнических сооружений и 3842 км водных путей.

Основные цели внедрения СЭД 
Обеспечение контроля документов и поручений, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

Выбор продукта
"1С:Документооборот" – популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем. Использование системы на базе "1С" для ведения бухгалтерского учета послужило дополнительным аргументом в пользу выбора данной системы. 

Организация работы
Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения. 
Всего в ходе работ внедрено 11 модулей: настройка НСИ (нормативно-справочной информации), "Номенклатура дел", "Хранение файлов", "Регистрация входящих и исходящих документов", "Организационно-распорядительные документы (приказы)" , "Служебные записки", "Контроль исполнительской дисциплины", "Доверенности", "Учет договоров", ЭЦП (электронная цифровая подпись), "Разграничение прав доступа".

Описание внедрения.
1) Настроены виды документов;  
2) Настроены шаблоны видов документов; 
3) Используются процессы, заложенные в стандартной поставке ПО, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов;
4) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступа; 
5) Настроены отчеты: cправка по исполнительской дисциплине высшего руководства, отчет о состоянии исполнения входящих документов, отчет о состоянии исполнения внутренних документов;
6) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой; 
7) Проведено обучение 10 пользователей.

Результаты
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.       

Дополнительная информация о внедрении
Количество видов документов - 20 шт.;
Количество вводимых документов в день - до 10 шт.;
Среднее число строк в одном документе - 30 строк;
Объем информационной базы - 12,69 (Гб).

Подробное описание проекта в Справочнике внедренных решений фирмы "1С".