Разработка и внедрение Электронного архива в АО "ОЗК"

Акционерное общество «Объединенная зерновая компания» (АО «ОЗК») – торгово-логистический оператор сельскохозяйственной продукции, обеспечивающий реализацию экспортного потенциала российского зерна на мировом рынке. Благодаря своей уникальной инфраструктуре компания способствует повышению продовольственной мобильности в мире.

Цели проекта:

Основная цель проекта – создание единой информационной базы данных архивных электронных
документов в АО «Объединенная зерновая компания» (АО «ОЗК») (Далее - ОЗК).

Также перед проектной командой были поставлены следующие цели: 

• обеспечение оперативного доступа к информации, хранящейся в ЭА, из автоматизированных информационных систем АО «ОЗК»;
• снижения риска недостоверности документов и повышения информационной безопасности за счет устранения необходимости многократного дублирования копий одних и тех же документов и исключения возможности несанкционированного доступа к документам;
• повышение производительности труда работников Общества;
• доступности и защищенности хранения электронных документов и данных из автоматизированных информационных систем;
• повышение прозрачности и контролируемости работы с документами;
• предотвращение возможной потери документа;
• надежное долговременное хранение электронных документов.

Для достижения поставленных целей в рамках проекта были решены следующие задачи:

• проектирование, разработка и внедрение системы Электронного архива на базе отдельной конфигурации 1С:Документооборот;
• реализация и разработка интеграционных интерфейсов между Электронным архивом и существующими ИТ-системами заказчика: ЮЗ СЭД и 1С:Бухгалтерия;
• разработка пользовательской и эксплуатационной документации;
• обучение работников Заказчика, проведение приёмо-сдаточных испытаний;
• запуск ЭА в опытно-промышленную эксплуатацию;
• запуск ЭА в промышленную эксплуатацию.

Ситуация до внедрения, информация о компании:

До старта проекта в АО «ОЗК» отсутствовала выделенная система Электронного архива. Цифровые документы хранились и обрабатывались в нескольких ИТ-системах: ЮЗ СЭД, 1С:Бухгалтерия и на сетевых файловых ресурсах (сетевых папках).

Первичное получение документов от контрагентов, регистрация, согласование и подписание производилось в ЮЗ СЭД. При этом ЮЗ СЭД имеет ряд особенностей, не позволяющих эксплуатировать систему в качестве электронного архива:

1. Большое количество второстепенных файлов, которые прикрепляются к карточкам документов в процессе обработки,
2. Отсутствие удобных инструментов поиска и пакетной обработки первичной бухгалтерской документации по набору входных параметров (выгрузка документов всех типов по одному контрагенту в отдельную папку для целей проверки и иных задач),
3. Низкая надежность сохранности электронных документов, предназначенных для длительного хранения.

Уникальность и инновационность проекта:

Реквизитный состав карточек первичной документации передается в Электронный архив из 1С:Бухгалтерии, тогда как файлы, включая электронные подписи, могут поступать и из Бухгалтерии, и  из 1С:Документооборот, обеспечивая при этом целостность информации при взаимодействии пользователя с документами. 
Документ регистрируется в 1С:БП, при регистрации проверяется интеграция с ЮЗ СЭД, если интегрирован - выполняется регистрация связанного документа в 1С:Документооборот для выгрузки в Электронный архив файлов и электронных подписей по документам ЭДО.

Кроме того, в рамках проекта был разработан механизм управляемой передачи документов в Электронный архив. Он обеспечивает возможность передачи документов из различных систем-источников индивидуально или пакетами. При этом состав передаваемого пакета пользователь может задавать по требуемым параметрам в ходе двухэтапного отбора: сперва по видам нужных документов, потом по общим для группы реквизитам.
Файлы документов из СЭД также могут быть переданы избирательно, с установкой отметок о регистрации файла для передачи, что исключает попадание в Электронный архив избыточной информации.

Результаты проекта:

Документы, созданные или зарегистрированные в системах-источниках: СЭД (1С:ДО 2.1) и 1С:Бухгалтерия, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. 
Реализована возможность быстрого перехода из БП и СЭД к карточке необходимого документа в Электронном архиве.

Архитектура решения и масштаб проекта:

В рамках реализации проекта выполнена интеграция ЭА с внутренними ИТ-системами Общества: Интеграция с ЮЗ СЭД на базе 1С:Документооборот

Интеграция с ЮЗ СЭД выполнена для передачи данных:

• Из ЮЗ СЭД в ЭА согласованных и подписанных документов, включая отмеченные файлы;
• Из ЭА в ЮЗ СЭД статус о принятии документа и необходимости блокировки изменений.

Интеграция с 1С: Бухгалтерия
Интеграция с 1С: Бухгалтерия выполнена для передачи данных:

• Реквизитного состава карточки и прикрепленных файлов документа в Электронный архив;
• Создания активной ссылки в 1С: Бухгалтерия на файл, размещенный в ЭА.