Разработка и внедрение Электронного архива в АО "ОЗК"
![Разработка и внедрение Электронного архива в АО "ОЗК" Разработка и внедрение Электронного архива в АО "ОЗК"](/upload/iblock/083/6quuads3qfdfkgcyufx5bj5a87g2mnw9/OZK.png)
Разработка и внедрение Электронного архива в АО "ОЗК"
март 2023 - декабрь 2023
Москва
Акционерное общество «Объединенная зерновая компания» (АО «ОЗК») – торгово-логистический оператор сельскохозяйственной продукции, обеспечивающий реализацию экспортного потенциала российского зерна на мировом рынке. Благодаря своей уникальной инфраструктуре компания способствует повышению продовольственной мобильности в мире.
Цели проекта:
Основная цель проекта – создание единой информационной базы данных архивных электронныхдокументов в АО «Объединенная зерновая компания» (АО «ОЗК») (Далее - ОЗК).
Также перед проектной командой были поставлены следующие цели:
- обеспечение оперативного доступа к информации, хранящейся в ЭА, из автоматизированных информационных систем АО «ОЗК»;
- снижения риска недостоверности документов и повышения информационной безопасности за счет устранения необходимости многократного дублирования копий одних и тех же документов и исключения возможности несанкционированного доступа к документам;
- повышение производительности труда работников Общества;
- доступности и защищенности хранения электронных документов и данных из автоматизированных информационных систем;
- повышение прозрачности и контролируемости работы с документами;
- предотвращение возможной потери документа;
- надежное долговременное хранение электронных документов.
Для достижения поставленных целей в рамках проекта были решены следующие задачи:
- проектирование, разработка и внедрение системы Электронного архива на базе отдельной конфигурации 1С:Документооборот;
- реализация и разработка интеграционных интерфейсов между Электронным архивом и существующими ИТ-системами заказчика: ЮЗ СЭД и 1С:Бухгалтерия;
- разработка пользовательской и эксплуатационной документации;
- обучение работников Заказчика, проведение приёмо-сдаточных испытаний;
- запуск ЭА в опытно-промышленную эксплуатацию;
- запуск ЭА в промышленную эксплуатацию.
Ситуация до внедрения, информация о компании:
До старта проекта в АО «ОЗК» отсутствовала выделенная система Электронного архива. Цифровые документы хранились и обрабатывались в нескольких ИТ-системах: ЮЗ СЭД, 1С:Бухгалтерия и на сетевых файловых ресурсах (сетевых папках).Первичное получение документов от контрагентов, регистрация, согласование и подписание производилось в ЮЗ СЭД. При этом ЮЗ СЭД имеет ряд особенностей, не позволяющих эксплуатировать систему в качестве электронного архива:
- Большое количество второстепенных файлов, которые прикрепляются к карточкам документов в процессе обработки,
- Отсутствие удобных инструментов поиска и пакетной обработки первичной бухгалтерской документации по набору входных параметров (выгрузка документов всех типов по одному контрагенту в отдельную папку для целей проверки и иных задач),
- Низкая надежность сохранности электронных документов, предназначенных для длительного хранения.
Уникальность и инновационность проекта:
Реквизитный состав карточек первичной документации передается в Электронный архив из 1С:Бухгалтерии, тогда как файлы, включая электронные подписи, могут поступать и из Бухгалтерии, и из 1С:Документооборот, обеспечивая при этом целостность информации при взаимодействии пользователя с документами.Документ регистрируется в 1С:БП, при регистрации проверяется интеграция с ЮЗ СЭД, если интегрирован - выполняется регистрация связанного документа в 1С:Документооборот для выгрузки в Электронный архив файлов и электронных подписей по документам ЭДО.
Кроме того, в рамках проекта был разработан механизм управляемой передачи документов в Электронный архив. Он обеспечивает возможность передачи документов из различных систем-источников индивидуально или пакетами. При этом состав передаваемого пакета пользователь может задавать по требуемым параметрам в ходе двухэтапного отбора: сперва по видам нужных документов, потом по общим для группы реквизитам.
Файлы документов из СЭД также могут быть переданы избирательно, с установкой отметок о регистрации файла для передачи, что исключает попадание в Электронный архив избыточной информации.
Результаты проекта:
Документы, созданные или зарегистрированные в системах-источниках: СЭД (1С:ДО 2.1) и 1С:Бухгалтерия, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.Реализована возможность быстрого перехода из БП и СЭД к карточке необходимого документа в Электронном архиве.
Архитектура решения и масштаб проекта:
В рамках реализации проекта выполнена интеграция ЭА с внутренними ИТ-системами Общества: Интеграция с ЮЗ СЭД на базе 1С:ДокументооборотИнтеграция с ЮЗ СЭД выполнена для передачи данных:
- Из ЮЗ СЭД в ЭА согласованных и подписанных документов, включая отмеченные файлы;
- Из ЭА в ЮЗ СЭД статус о принятии документа и необходимости блокировки изменений.
Интеграция с 1С: Бухгалтерия выполнена для передачи данных:
- Реквизитного состава карточки и прикрепленных файлов документа в Электронный архив;
- Создания активной ссылки в 1С: Бухгалтерия на файл, размещенный в ЭА.