Золотодобывающая компания «Полюс»

Группа компаний АО «Золотодобывающая компания «Полюс».
«Полюс» — крупнейшая в России и одна из десяти ведущих мировых золотодобывающих компаний по объёму добычи, занимает четвёртое место по объёму минерально-сырьевой базы. Ключевые предприятия и проекты группы расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия). По итогам 2015 года компания «Полюс» подтвердила свой статус компании с одними из самых низких показателей себестоимости производства в мире.

Выполнены следующие работы:

• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения

Работы по адаптации типового решения:

• Разработана и введена в эксплуатацию распределенная информационная база системы на 7 узлов;
• Проведена настройка НСИ;
• Проведена настройка видов документов;
• Сформирован справочник "Организации";
• Сформирован справочник "Пользователи";
• Сформированы группы пользователей в разрезе узлов, организаций, управленческой структуры и функциональности;
• Сформированы группы доступа пользователей;
• Выполнена настройка видов и шаблонов документов;
• Выполнена настройка связей документов;
• Настроены комплексные процессы согласования и обработки договорных документов;
• Настроены комплексные процессы обработки служебных записок;
• Настроены комплексные процессы обработки протоколов, приказов и распоряжений;
• Настроены комплексные процессы обработки кадровых документов;
• Настроены комплексные процессы обработки исходящих;
• Произведены доработки типового функционала системы в соответствии с требованиями заказчика;
• Настроены отчеты по "контрольным" задачам и документам;
• Произведена загрузка исторических данных.

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел 
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет рабочего времени 
• Учет договоров

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения

Масштаб проекта
«1С:Документооборот» в группе «Полюс» – это:

• 3000 автоматизированных рабочих мест;
• 24 бизнес-единицы;
• 4 региона России;
• 7 городов;
• Уникальная система персональной защиты данных;
• Совместное изменение документов Word при согласовании.

Ситуация в компании до старта проекта
- В Компании нет единой системы электронного документооборота (в качестве корпоративной платформы для документооборота использовалась СЭД другого российского вендора, а для создания общего коммуникационного пространства была внедрена система зарубежного вендора);
- Отсутствует единый инструмент контроля за исполнительской дисциплиной;
- Отсутствует централизованное хранение электронных документов Компании (происходит потеря информации); 
- Существующими ИТ-системами не обеспечиваются требования информационной безопасности к конфиденциальному делопроизводству.

Бизнес-цель: 
Повышение эффективности корпоративного управления и сокращение расходов на документооборот

Бизнес-задачи: 

• Снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю (0,01 FTE* в месяц x на каждую 1000 пользователей = 10 FTE);
• Сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и Казначейства; 
• Создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
• Сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
• Контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
• Сокращение доли ручного труда, снижение риска «человеческого фактора» (потеря документов, невыполнение поручений).

Задачи ИТ-проекта:

• Выбор платформы для системы электронного документооборота (СЭД);
• Выбор подрядчика для внедрения системы электронного документооборота;
• Формализованное описание управленческих бизнес-процессов в стандартах ARIS;
• Внедрение подсистемы электронного согласования договоров в корпоративном центре;
• Развертывание электронного архива на платформе СЭД;
• Внедрение подсистемы контроля исполнения поручений в корпоративном центре; 
• Перевод системы делопроизводства корпоративного центра на платформу СЭД;
• Тиражирование в бизнес-единицы платформы СЭД и решений, используемых в корпоративном центре; 
• Перевод значительной части внутрикорпоративного документооборота в электронную форму.

Выбор системы
В компании рассмотрели несколько отечественных и зарубежных систем, но отечественные в большинстве своем не позволяли создать систему с единым центром и филиалами, а западные не имели готовых шаблонов для российского документооборота. Исключение составляла система «1С:Документооборот»
На момент выбора в компании уже работало несколько систем от фирмы «1С». Бухгалтерский учёт, частично производственный учёт были автоматизированы на основе систем фирмы «1С». В компании работали сотрудники, которые могли поддерживать работу в программной среде «1С:Предприятие 8». Ещё один плюс — приемлемая стоимость. Всё это сыграло большую роль в выборе «1С:Документооборот». Процесс выбора был длительный, с расчётом прогнозов на 3 — 5 лет, и здесь «1С:Документооборот» вышел полным победителем». Исполнителем работ по внедрению СЭД на 3000 рабочих мест в ОАО "Полюс" г. Красноярск и тиражу на 24 бизнес-единицы стала компания "1С-КПД"; после того, как завершился пилотный проект на 250 пользователей в Москве, реализованный другим подрядчиком.


Основные характеристики целевой модели электронного документооборота.

• Сотрудники всех бизнес-единиц (БЕ) группы Полюс, участвующие в подготовке, учете, исполнении и контроле документов, работают только с электронными документами.
• Передача документов в электронной форме осуществляется между сотрудниками как внутри каждой БЕ, так и между БЕ и между БЕ и КЦ.
• Сотрудники, участвующие в электронном документообороте, имеют доступ только к электронным документам в соответствии со своими функциональными обязанностями. 
• Каждый электронный документ имеет единую ссылку, по которой он может быть открыт в любой БЕ и КЦ в соответствии с правами доступа.
• Сквозная интеграция с процессами МТО и Казначейства.

Архитектура системы.
Сначала в управляющей компании запустили пилотный проект на «1С:Документооборот». После его успешного завершения систему «1С:Документооборот» приняли в качестве корпоративного стандарта и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре. 

Такой подход позволил:

• обеспечить единый контур управления документами;
• минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
• сократить затраты на поддержку;
• сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.

Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.

Система охватила все функции документооборота:

• автоматизация деятельности секретариата и делопроизводства;
• централизованное хранение документов;
• маршрутизация документов и управление бизнес-процессами;
• контроль исполнения документов;
• автоматизированный поиск документов;
• обеспечение информационной безопасности и разграничения доступа к документам;
• формирование статистических и аналитических отчётов.

Единая система объединяет 3000 рабочих мест. Система электронного документооборота интегрируется с другими системами, которые внедряются в компании. В настоящее время в компании одновременно запущены более 20 ИТ-проектов, нацеленных на автоматизацию бизнеса компании. И система документооборота призвана стать тем базисом, на который будут "нанизаны" эти системы и который будет обеспечивать весь внутренний оборот документов между ними. Уже завершается интеграция системы с модулем казначейства, в ближайших планах — интеграция с МТО.

Ключевые нестандартные подсистемы:

1. Подсистема защиты информации

• Категоризация информации по правам доступа – автоматическая и на уровне пользователей;
• Доступ к конфиденциальной информации с использованием двухфакторной аутентификации;
• Для контроля доступа к конфиденциальной информации за пределами СЭД используется система RMS (Rights Management Services) – даже скачанный на компьютер документ может быть открыт только при наличии связи с системой контроля доступа;
• Аудит действий пользователей.

    2. Территориально-распределённый обмен - Обмен информацией и работа узлов в условиях нестабильных и узких каналов;

• Пакетный обмен информацией с гарантированной доставкой;
• Работа с документами в двух режимах – «безусловная доставка» или «загрузка по требованию»;
• Организация разрешения конфликтов;
• Использование единой ссылки во всех узлах – документ открывается с ближайшего узла.

    3. Совместное редактирование документов

• Совместное параллельное редактирование документов;
• Возможность параллельного согласования документа с одновременным внесением изменений – нет необходимости повторного пересогласования;
• Интеграционное решение с MS SharePoint, позволяющее расширить возможности совместной работы с проектами документов.

Экономическое обоснование:
- Полная автоматизация документооборота в Компании; 
- Минимизация ручного труда;
- Перенаправление поручений по иерархии исполнения;
- Повышение производительности труда и контроля исполнительской дисциплины;
- Прозрачность всех бизнес-процессов;
- Универсальное защищенное хранение электронного контента.

Результаты проекта: 
- Автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании в рамках договорной деятельности, унифицированы бизнес процессы, используемые в базовом документообороте;
- Повысилась прозрачность в работе подразделений, сократились сроки согласования документов;
- Создано единое корпоративное информационное пространство, позволяющие формализовать и автоматизировать документооборот между 24 бизнес-единицами, входящими в группу «Полюс»;
- Обеспечен необходимый уровень защиты для конфиденциального документооборота.

Особенности проекта.
Большой масштаб — в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи — на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь. Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы «1С:Документооборот»: подсистема защиты информации, подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами, а также появилась возможность совместно редактировать документы при параллельном согласовании.

По завершении проекта система введена в промышленную эксплуатацию. Система полностью передана на техническую и консультационную поддержку в ЦИТ Заказчика. Специалистами 1С-КПД осуществляется первая линия поддержки пользователей Москвы.

---

Публикации

Описание проекта в Справочнике «1С»


СЭД для золотодобывающей компании: проект, окупившийся за полгода Журнал "Управляем Предприятием", №7, М. Глинников, июль 2016.

"Система документооборота на 3000 рабочих мест золотодобывающей компании "Полюс", "1С:Консалтинг"

"СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА 3000 РАБОЧИХ МЕСТ ЗОЛОТОДОБЫВАЮЩЕЙ КОМПАНИИ "ПОЛЮС", конкурс "1С:Проект года"