Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП в компанию «РосЕвроДевелопмент»

Заказчик

Компания «РосЕвроДевелопмент» образована в результате слияния двух профильных компаний — «Новое время development» (строительство и эксплуатация отелей и коттеджных поселков в Подмосковье) и «НЛК-development» (реализация «под ключ» проектов строительства в России крупных логистических парков). ООО «РосЕвроДевелопмент» реализует проекты на территории России, работает в секторе офисной, складской, жилой и загородной недвижимости Москвы, Подмосковья, Новосибирска, Красноярска, Самары, Тольятти, Ростова-на-Дону, Череповца и Уфы.

Общая численность компании: 300 сотрудников.

Цели внедрения

Цель внедрения — создание единого хранилища документов компании, (ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение и прочее), организация быстрого поиска документов, автоматизация процессов компании, не связанных с документами, автоматизация процессов обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов), автоматизация учета рабочего времени сотрудников, учет договоров.

Выбор продукта

Выбор системы электронного документооборота на базе продукта «1С» обусловлен тем, что «1С:Документооборот» использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». В штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы, для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации, низкая стоимость владения продукта, полный функционал в одном решении.

Описание внедрения

1) Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, настроена интеграция с учетной системой Бухгалтерия 2.0, ЗУП 2.5, синхронизированы справочники (контрагенты, контактные лица, сотрудники, подразделения, организации)

2) Настроены виды документов: по входящей, исходящей корреспонденции и внутренним документам: договоры, курьерская доставка, заявка на оплату

3) Настроены шаблоны видов сопроводительных документов, писем, приказов, автозаполняемые шаблоны сопроводительных писем, приказов, внутренних распорядительных документов

4) Настроены процессы обработки документов, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов согласование договоров, приказов, заявок на оплату)

5) Разграничены права пользователей по группам доступа, по организациям, по папкам документов. Настроены отчеты по выполненным задачам, по трудозатратам

6) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой. Проведено обучение 20 ключевых сотрудников

Результаты

Теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов).

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Количество одновременно работающих клиентов: 50 (тонкий клиент)
Количество видов документов — 57
Количество вводимых документов в день — до 100
Объем информационной базы — 46 Гб + 62 Гб (файлы)

Подробное описание проекта в Справочнике внедренных решений фирмы "1С"