ООО «ТотальЭнерджис Маркетинг Россия» создали систему хранения электронных документов с использованием 1C:DOCUMENT MANAGEMENT

ООО "ТотальЭнерджис Маркетинг Россия" – дочернее предприятие концерна Total, поставляющее на российский рынок автомобильные смазочные материалы марок Total и ELF, широкую гамму индустриальных смазочных материалов, а также продукты специальной химии, присадки к топливам и специальные виды топлива с 1994 г. Помимо разветвлённой дистрибьюторской сети, простирающейся от Калининграда до Владивостока, филиалы ООО «ТОТАЛ ВОСТОК» открыты в Москве, Санкт-Петербурге, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге и Казани.

 Автоматизированы функции:

•  Документооборот (ECM) Делопроизводство
•  Учет и хранение документов
•  Учет и контроль исполнения поручений
•  Учет договоров

Работы по адаптации типового решения:
В рамках проекта была выполнена интеграция объектов НСИ систем 1С:УПП и 1С:Document management
Регистрация данных к обмену производится при создании или изменении (в т.ч. пометка на удаление) на стороне 1С:УПП элементов, участвующих в обмене. При пометке на удаление (так же, как и при удалении) объекта 1С:УПП помечается на удаление соответствующий объект 1С:Document management. На стороне 1C:Document management элементы НСИ доступны пользователям только на чтение, администраторам элементы НСИ доступны для редактирования для возможности заполнить реквизиты, отсутствующие в 1С:УПП. Выполнена интеграция систем 1С:УПП и 1С:Document management на уровне НСИ, выгрузки документов по результатам их обработки в 1С:Document management. Между системами 1С:Document management и 1С:УПП реализована бесшовная интеграция, посредством которой пользователи из интерфейса 1С:УПП могут выполнять задачи, формирующиеся в 1С:Document management, просматривать карточки документов, открывать файлы этих карточек и подписывать/согласовывать документы с использованием электронной подписи, настроенной в 1С:Document management.

Описание проекта
Цели проекта
Cоздать единую систему хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним.

Задачи проекта:

• автоматизировать процесс согласования документов;
• сократить срок подготовки и согласования документов;
• контролировать сроки действия документов;
• формировать статистические данных в автоматизированном формате;
• улучшить и регламентировать взаимодействие подразделений компании;
• контролировать выполнения сложных многоэтапных процессов;
• повысить эффективность использования программного продукта "1С:Управление производственным предприятием" при помощи взаимодействия с процессами документооборота.

Ситуация до внедрения
До старта проекта для ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового, производственного учета использовалась корпоративная информационная система, разработанная на базе "1С:Управление производственным предприятием" ("1С:УПП").

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции была реализована в "1С:УПП", однако скан-копии документов не сохранялись, что усложняло оперативный доступ к содержанию этих документов при необходимости. Некоторые процессы были частично автоматизированы при помощи создания задач в Microsoft Outlook и автоматической рассылки писем с уведомлениями из "1С:УПП".

В ходе предпроектного обследования выявлены также следующие нюансы организации работы с документами:

• отсутствовало централизованное хранение электронных документов. Документы хранились в подразделениях в папках на сетевых дисках, существовала возможность использования в разных подразделениях разных версий одного документа;
• сотрудники подразделений вели значительное количество реестров для хранения данных документов в Microsoft Excel с целью контроля сроков действия и состояния документов;
• часть документов хранились и подписывались в сторонней системе, при этом внутреннее согласование документа необходимо было проводить отдельно, при помощи электронной почты. Это усложняло контроль соблюдения регламента согласования документа — состава участников и сроков согласования;
• осуществлялся общий контроль состояния дел по графикам проекта и срокам исполнения договоров, однако не велся единый, систематический учет и контроль сроков исполнения поручений и распоряжений, а также индивидуальных задач.
• в компании существуют сложные многоэтапные процессы, требующие взаимодействия нескольких подразделений: согласование договоров, рассмотрение претензий, подготовка коммерческого предложения, организация командировки. В связи с большим количеством типовых шаблонов документов сотрудники испытывали сложность в выборе подходящего шаблона документа и, соответственно, списка согласующих лиц, несмотря на хорошо документированные процессы и наличие СМК в компании.

Уникальность и инновационность проекта
В рамках проекта реализованы новые решения:

1. При создании документа из блока "Доверенности" сотрудник может: выбрать полномочия, которые он имеет на текущий момент, для делегирования их другому пользователю; выбрать все имеющиеся полномочия, связанные с внутренним делегированием из справочника; запросить дополнительные полномочия, которые отсутствуют в справочнике полномочий.
2. При оформлении отпуска сотрудник может указать несколько планируемых периодов отпуска (в соответствии с законодательством). Данные из документа планируемого отпуска в "1С:Document management" мигрируют в График отпусков организации в "1С:УПП" (кадровая). Учитывая производственную потребность в переносе запланированных отпусков в 1С ДО разработан и интегрирован механизм, позволяющий переносить запланированные отпуска с миграцией данных из 1С ДО в 1С:УПП (кадровая). Появилась возможность согласовывать отпуск и его перенос, вести учет отпусков в "1С:Document Management", просматривать его за выбранный период и печатать график отпусков из "1С:УПП". Автоматизация оформления кадровых документов связанных с отпуском позволило значительно упростить работу кадровой службы.
3. Уникальный опыт реализации проекта в 100% дистанционном формате.

---

Описание проекта в Справочнике «1С»
Кейс на сайте "1С Консалтинг"
Кейс-участник "1С Проект года