Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" (далее – "Комплект документов") представляет собой методику построения делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".
Комплект документов ориентирован на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:
- высокая степень внешнего регулирования;
- разветвленная организационная структура;
- сложное взаимодействие подразделений;
- значительный объем документов, в том числе договорной документации;
- задача пройти сертификацию системы менеджмента качества СМК;
- численность персонала – от 60 человек.
Комплект документов ориентирован на действующее на сегодняшний день регулирование сферы документационного обеспечения управления, включая как общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства, так и международный стандарт управления документацией ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.
Издание рассчитано на документоведов-организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов и консультантов в области нормативной методологии (регламентации бизнес-процессов, стандартизации документов), специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП".
Назначение продукта
Внедрение комплекта методических материалов предваряет автоматизацию делопроизводства и документооборота.
Перед тем как приступить к автоматизации, необходимо организовать делопроизводственные процессы, наметить планы их развития, а также формализовать текущую деятельность организации, то есть регламентировать ее основные бизнес-процессы.
Методика, поставляемая в комплекте документов, решает эти задачи и позволяет избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота – автоматизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства и документооборота не является эффективной.
Преимущества использования комплекта документов
- Позволяет в сжатые сроки организовать делопроизводство и документооборот без привлечения внешних консультантов.
- Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборот 8 КОРП" и позволяет перенести все процессы работы с документами в программу.
- Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
- Нормативные документы составлены таким образом, что, при необходимости, можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
- Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включения ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаления комментариев).
- Отвечает потребностям современного бизнеса, т.к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.
- Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
- Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
- Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
- Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
- Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
- Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.
Таким образом, использование продукта повышает эффективность автоматизации и окупает внедрение электронного документооборота за счет:
- сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов;
- сокращения сроков поиска нужной информации;
- сокращения трудоемкости выполнения типовых операций;
- принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой;
- повышения исполнительской дисциплины;
- оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации;
- снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и, как следствие, сокращение числа ошибок и случаев пропажи документов.
Состав продукта
Издание включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми к использованию документами и демонстрационную информационную базу.
Комплект документов включает материалы по организации деятельности службы документационного обеспечения управления и организации работы с различными системами документации. В комплект документов входит:
- положение о службе документационного обеспечения управления;
- должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов);
- положение о делопроизводстве и документообороте;
- положение о работе с договорной документацией;
- положение о работе с регламентной документацией;
- положение о работе с организационно-распорядительной документацией.
Демонстрационная информационная база (демо-база) представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на основе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".
Демо-база отражает применение комплекта документов для организации документооборота и делопроизводства в инвестиционно-строительном холдинге "Меркурий", основными направлениями деятельности которого являются:
- инвестирование в строительство жилых и нежилых объектов;
- управление инвестиционными проектами;
- управление строительством, консалтинг;
- генеральное проектирование, исполнение функций заказчика, генерального подрядчика;
- комплексная техническая эксплуатация и коммерческое управление объектами жилой и нежилой недвижимости.
В демо-базе можно проследить все рекомендованные данной методикой этапы работы с различными видами документов. Показана работа с документами в рамках проекта, организации мероприятия (заседание коллегиального органа) и отдельных процессов.
Демо-база содержит настроенные шаблоны бизнес-процессов и примеры использования этих шаблонов на основе конкретных видов документов, рекомендованных к использованию. К таким документам относятся все договоры, заведенные в базу, Определение проекта "Строительство полнофункционального Контакт-центра", Стандарты качества обслуживания в Контакт-центре, а также все виды заявок, актов и приказов, размещенных в демо-базе.
Предложенная в демо-базе структура папок раздела "Документы и файлы" справочника "Внутренние документы" выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Положении о делопроизводстве и документообороте.
Заполнена номенклатура дел. Например, подписанные договоры хранятся в бухгалтерии в папке соответствующего вида договора.
Настройки и содержание демо-базы применимы в качестве основы при внедрении программы.
Демо-база может использоваться:
- для демонстрации методики специалистам организации;
- для самостоятельного изучения методики специалистами организации;
- для создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.
