Экспресс-аудит документооборота

14.янв.2019

Что это?

Экспресс-аудит документооборота – это разновидность независимой проверки состояния документооборота, отличительной особенностью которой является оперативность и невысокая стоимость консалтинговой услуги.

Экспресс-аудит направлен на диагностику готовности организации к внедрению системы электронного документооборота, выявление ошибок в документировании деятельности организации и оценку возможных рисков организации, связанных с нарушением требований нормативно-правовых актов, действующих на территории Российской Федерации.

Экспресс-аудит проводится в разрезе следующих систем документации и видов документов (на выбор не более трех из приведенного перечня):

входящие и исходящие документопотоки,
распорядительные документы,
договоры,
служебные записки,
протоколы и поручения руководителя.

В обследование включается не более 10 подразделений-участников документооборота.

Общее количество видов документов с описанием действующих маршрутов: не более 20.

Продолжительность работ составляет 40 человеко-часов (5 рабочих дней). Трудоемкость оказания услуги указана без учета сроков согласования и приемки услуг заказчиком.

По окончанию оказания услуги предоставляется отчет, который включает:

описание текущих процессов документооборота,
рекомендации по оптимизации документооборота для целей автоматизации (при наличии).

Услуга оказывается по месту нахождения эксперта-консультанта исполнителя. Сбор первичных данных производится заказчиком самостоятельно при методической поддержке эксперта-консультанта фирмы "1С".

Для чего?

Услуга по проведению экспресс-аудита документооборота позволяет дать оценку текущего состояния документооборота в организации за 5 рабочих дней. Услуга полезна как клиентам, так и партнерам фирмы "1С", которые смогут продолжить работы уже самостоятельно по рекомендациям методистов фирмы "1С.

Услуга оказывается экспертами-консультантами фирмы "1С", которые обладают следующими компетенциями в сфере управления документами и информационных технологий:

знанием нормативных правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации в сфере управления документами, архивного дела и информационных технологий;
знанием функциональных возможностей "1С:Документооборота";
знанием методического продукта "1С:Методология управления документами" и умением применять его на практике.

Для обеспечения высокого качества оказания услуги используется методика фирмы "1С" "1С:Методология управления документами", применение которой обеспечивает конкурентоспособность и качество оказываемых услуг.

Как использовать результат экспресс-аудита

Результат экспресс-аудита используется руководителем, собственником предприятия для планирования и принятия ряда управленческих решений. Примеры решений:

модернизировать систему документооборота для повышения управляемости предприятием, снижения рисков в документных процессах;
оставить действующую систему документооборота без изменений в связи с низкими рисками в документных процессах;
внедрить автоматизированную систему управления документами;
отложить внедрение автоматизированной системы управления документами в связи с неготовностью предприятия к автоматизации;
провести подготовительные мероприятия для автоматизации документооборота (своими силами или с привлечением сторонних консультантов);
сформировать собственный центр компетенции по управлению документами.