Критерии оценки эффективности при переходе на электронный документооборот и внедрении СЭД
1. Сокращение операционных и административных расходов на работу с документами (на 20% - 60%) за счет:
a. Перевода значительного количества документов в электронный вид, в следствии чего уменьшаются затраты на бумагу и расходные материалы для печати, высвобождения рабочего пространства и сокращения потребления электроэнергии в связи с сокращаем количества принтеров (сокращение материальных расходов на 40% - 70%);
b. Удешевления отправки электронных документов (сокращение расходов на отправку документов до 80%);
c. Удешевления организации хранения электронных документов по сравнению с хранением бумажных документов (не требуется физического места хранения, архивного оборудования, специального персонала, специального уничтожения) (сокращение расходов на 80% - 90%);
d. Сокращения расходов на организацию подбора и выдачи электронных копий документов для нужд заинтересованных лиц, при проведении налоговых, фискальных и иных проверок (подбор и доступ формируется автоматизировано, без привлечения ручного труда);
e. Сокращение расходов на штрафные санкции за непредоставление или несвоевременное предоставление документов в связи с утратой или долгим поиском. Штрафы — до 300 000 руб. ст. 13.20, 13.25 КОАП + нарушение ФЗ О персональных данных.
2. Сокращение времени на документирование (на 70%- 90%) за счет:
a. Использования заранее настроенных шаблонов файлов документов;
b. Улучшения качества подготовки документов и, как следствие, сокращения времени на последующее согласование и подписание документов;
c. Использования функционала распознавания речи, и как следствие, сокращения времени на составление текстов писем и задач.
3. Сокращение рабочего времени на ведение делопроизводства (на 50%- 70%) за счет:
a. Отсутствия необходимости «ручной» маршрутизации документов и, как следствие, отсутствия потерь на время ожидания получения рукописных виз и подписи документов;
b. Ускорения проведения всех делопроизводственных операций (прием, первичная обработка, маршрутизация, передача на подписание, формирование поручений и доведение поручений до исполнителей, контроль исполнения документов, отправка документов);
c. Отказа от ведения реестров документов в MS Excel/на бумаге.
4. Сокращение трудозатрат сотрудников (на 60% - 80%) за счет:
a. Исключения переключения внимания сотрудников с основных рабочих функций на деятельность, связанную с поиском и предоставлением информации;
b. Автоматизации управленческих процессов;
c. Сокращения времени работы с электронной почтой благодаря интеграции ее с СЭД;
d. Использования инструмента конструктора (форма согласования в режиме замечаний) по согласованию в процессе обработки замечаний к проектам документов и работы с протоколами разногласий;
e. Гибкой настройки интерфейсов в соответствии с UX/UI;
f. Возможности указания жестких рамок обработок в соответствии с регламентом.
5. Сокращения сроков прохождения документов в организации в целом (в 2−3 раза) за счет:
a. Автоматизации процессов обработки документов;
b. Использования шаблонов документов и функции автозаполнения файлов;
c. Автоматической маршрутизации документов в зависимости от вида/тематики документа;
d. Использования ролевой модели и сервиса делегирования на время отсутствия основного сотрудника.
6. Ускорение получения управленческой отчетности (на 35% - 75%) за счет:
a. Использования отчетов по исполнению документов и поручений и документообороту;
b. Формирования отчетности по загрузке сотрудников;
c. Визуализации на рабочем столе задач с учетом срока исполнения (в срок/просрочено/истекает срок);
d. Автоматической рассылки отчетов по расписанию.
7. Снижение потерь документов (на 90% - 100%) за счет:
a. Учета всех документов в СЭД;
b. Минимизации передачи бумажных документов между подразделениями;
c. Учета мест хранения бумажных документов и дел;
d. Исключения неконтролируемого уничтожения документов до истечения установленного срока их хранения;
e. Учета выдачи и возврата документов внутри организации через Журнал учета передачи документов;
f. Контроля наличия оригиналов документов в рамках документооборота с контрагентами;
g. Возможности создания резервных копий хранилища документов.
8. Ускорение обработки заказов от внешних заказчиков (на 25% - 50%) за счет:
a. Централизации приема заказов в СЭД;
b. Использования шаблона заказа с предопределенным сроком обработки, участниками и маршрутом обработки.
9. Сокращение сроков исполнения заказов и оказания услуг (на 25% - 40%) за счет:
a. Быстрой проверки корректности заказа;
b. Использования шаблонов типовых форм договоров различных тематик;
c. Контроля исполнения договоров.
10. Ускорение процессов обработки бумажных документов за счет:
a. Использования штрих-кодирования бумажных документов.
11. Повышение уровня информационной безопасности за счет:
a. Распределения прав доступа к документам, согласно определенным правилам и полномочиям сотрудников согласно зонам ответственности;
b. Исключения несанкционированного доступа к документам;
c. Возможности шифрования и подписания документов с помощью УНЭП и УКЭП;
d. Защищенности хранения электронных документов;
e. Хранения всех версий документов, которые создаются в процессе обработки;
f. Ведения протокола работы пользователей и выявление авторов преобразований документов.
12. Снижение зависимости от зарубежного программного обеспечения (на 100%) за счет:
a. Использования отечественной СЭД, интегрированной с учетными системами организации;
b. Наличие встроенного почтового клиента и мобильного приложения (замещение Outlook).
13. Повышение эффективности управленческой деятельности в целом за счет:
a. Возможности мониторинга процессов работы с документами и контроля работы персонала;
b. Защищенного и быстрого доступа к документам организации из любой точки страны и зарубежья;
c. Возможности сбора статистики работы над документами;
d. Возможности автоматической рассылки отчетов;
e. Аккумулирования в СЭД корпоративных знаний, ускорения обучения новых сотрудников;
f. Использования для рабочих коммуникаций системы взаимодействия платформы (чат и видео);
g. Единых стандартов процессов документооборота в части рассмотрения/исполнения/согласования документов;
h. Организации сквозных процессов согласования проектов документов;
i. Бесшовной интеграции с управленческой системой и встраивании необходимого для работы функционала в нее;
j. Прозрачность всех процессов, а также возможность контроля основных направлений в узких местах;
k. Создания шаблонов документов;
l. Планирования периодических корпоративных действий;
m. Координации работы коллегиальных органов управления.
14. Повышение уровня исполнительской дисциплины (на 50%) за счет:
a. Организации контроля исполнительской дисциплины на любом из этапов обработки документов;
b. Возможности контролировать не только поручения, но и документы в целом и прочие задачи, получаемые сотрудниками;
c. Устранения задач, которые невозможно отслеживать;
d. Инструментов мониторинга за показателями контроля исполнительской дисциплины.
e. Удобного интерфейса контроля исполнительной дисциплины сотрудников с рабочего места руководителя.
15. Сокращение времени поиска информации в 3−10 раз (с 10 мин. до 1 мин.) за счет:
a. Загрузки в информационную систему документов всех систем документации и ведения поиска документов в созданном едином информационном пространстве;
b. Распознавания сканов и возможности полнотекстового поиска.
16. Сокращение сроков согласования (в 2 раза и более) за счет:
a. Использования параллельного согласования взамен последовательного;
b. Сокращение количества этапов согласования и согласующих лиц;
c. Предопределении перечня согласующих лиц, срока согласования в информационной системе;
d. Установленной формы устранения разногласий (протокол разногласий);
e. Функционал помощников и замещающих.
17. Сокращение срока подписания документов (в 2 раза и более) за счет:
a. Возможности подписания документа через мобильный клиент;
b. Удобного сокращенного интерфейса для АРМ руководителя.
18. Повышение качества проектов документов, поступающих на подписание и сокращение риска создания документов, не имеющих юридической силы за счет:
a. Соблюдения единого формата и структуры документов, заложенных в шаблоны документов в информационной системе.
b. Исключения возможности утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
c. Контроля версий документов.
19. Сокращение репутационных рисков компании за счет:
a. Исключения ошибок в документах и нарушений требований НПА;
b. Быстрого поиска и предоставления информации и документов по запросам контрагентов.
20. Возможность анализировать деятельность компании в целом и отдельных подразделений за счет:
a. Возможности оперативно формировать отчетность;
b. Возможности вести учет проектных и внепроектных задач;
c. Возможности получать отчет по каждому проекту/сотруднику/подрядчику.
21. Повышение удовлетворенности руководителей удобством работы с документами за счет:
a. Использования мобильного клиента программы, оптимального по набору необходимых руководителю функций;
b. Назначения помощников и заместителей;
c. Функционала распознавания речи (возможность надиктовывать поручения).
22. Сокращение сроков отправки документов за счет:
a. Предопределения исполнителем способа отправки документов в СЭД на стадии проекта документа;
b. Приоритета отправки электронных документов по телекоммуникационным каналам;
c. Использования отправки документов по ЭДО;
d. Исключения ошибок и задержек при отправке по ЭДО.
23. Оптимизация взаимодействия Управляющей компании и организаций группы компаний за счет:
a. Работы по единой методологии и в единой информационной системе с распределенными узлами;
b. Исключения дублирования документов входящие/исходящие) при обмене документами между организациями группы компаний;
c. Организации сквозных процессов согласования проектов документов на уровне нескольких организаций;
d. Подписания совместных документов руководителями разных организаций;
e. Использования единых справочников информационной системы.
24. Оптимизация договорной деятельности, сокращение времени работы с договорами у профильных сотрудников, сокращение срока заключения договора за счет:
a. Использования шаблонов типовых форм договоров в информационной системе, ускоряющих создание проекта договора;
b. Использования шаблонов разных видов договоров в информационной системе с собственным набором действий и сроками их обработки;
c. Использования функционала согласования с замечаниями, автоматического создания протокола разногласий в рамках согласования проекта договора;
d. Осуществления внешнего электронного документооборота с контрагентами через 1С:ЭДО.
25. Оптимизация претензионно-исковой работы за счет:
a. Необходимой категоризации документов с использованием тематик;
b. Учета документации по исполнению договоров.
26. Оптимизация закупочной деятельности за счет:
a. Разработки шаблонов файлов документов по закупочной деятельности, включая заявку инициатора, расчет НМЦ, техническое задание, заключение инициатора;
b. Автоматизации деятельности закупочной комиссии, а именно планирования и проведения закупок, отработки задач по закупочной комиссии.
27. Повышение оперативности и качества работы коллегиальных органов (бюджетного, закупочного, кредитного комитета и др.) за счет:
a. Администрирование работы коллегиального органа через модуль «Мероприятия» в СЭД;
b. Автоматизированной рассылки поручений по результатам заседания коллегиального органа;
c. Сокращения времени на стенографирование и протоколирование за счет интеграции с Таймлист 1С.
28. Повышение эффективности процесса корпоративной деятельности за счет:
a. Администрирования хранения учредительных документов в СЭД;
b. Ведение подготовки корпоративных мероприятий посредством модуля «Мероприятия» в СЭД.
29. Повышение эффективности проведения протокольных мероприятий (встреч) за счет:
a. Координации работы сотрудников по организации протокольных мероприятий через модуль «Мероприятия» в СЭД;
b. Сокращения времени на стенографирование и протоколирование за счет интеграции с Таймлист 1С.
30. Повышение эффективности системы управления улучшениями за счет:
a. Формирования единой базы предложений в СЭД;
b. Автоматизированного бизнес-процесса согласования предложений в СЭД;
c. Разработки интеграционного решения между СЭД и порталом организации;
d. Разработки отчетности в СЭД по системе управления улучшениями.
31. Укрепление имиджа организации в деловой среде за счет:
a. Цифровизации деятельности организации в целом;
b. Автоматизации процессов, повышающих уровень SLA.
32. Повышение лояльности сотрудников к организации за счет:
a. Удобной работы с документами;
b. Исключения монотонного труда при обработке и хранении документов;
c. Исключения трудозатратных и неэффективных процессов;
d. Интуитивно понятного пользователям интерфейса СЭД;
e. Применения чат-бота;
f. Возможности персонально настроить поля в карточках документов.
33. Повышение эффективности работы сервисных служб (например, использования корпоративного транспорта) за счет:
a. Разработки функционала учета транспортных средств организации;
b. Формирования уникальных карточек документов, позволяющих отразить всю информацию по передвижению транспортных средств;
c. Автоматизации процессов по транспортным документам.
34. Оптимизация бюджетного учета организации за счет:
a. Формирования и согласования финансово-хозяйственных документов;
b. Инструментов для оперативного анализа и контроля бюджетов;
c. Согласования резервов и заявок на расход;
d. Согласования заявок на оплату; e. Контроля и анализа расходов;
f. Прогнозирования расходов, используя механизмы резервирования по заключенным договорам или без договора;
g. Прозрачной работы с бюджетом и договорами;
h. Превентивного контроля бюджета, позволяющего в онлайн-режиме отслеживать остаток бюджета при проведении договоров.
35. Организация единого подхода к процессу оформления командировок за счет:
a. Оптимизации бизнес-процессов, связанных с командированием сотрудников;
b. Формирования удобных форм заявок в рамках командирования и оптимального маршрута их прохождения;
c. Наличия календаря и возможность отслеживания загруженности пользователей, а также топ-менеджеров.
36. Оптимизация работы с НСИ, за счет:
a. Централизации НСИ, упрощающей процессы обновления и согласования данных между информационными системами организации;
b. Оперативного согласования заявок на создание и изменение справочника Номенклатура товаров и услуг;
c. Предотвращения ошибок и дублирования информации путем оперативного выявления дублей в справочнике Номенклатура;
d. Гибкости в управлении данными и возможности ведения вспомогательных и внешних классификаторов;
e. Быстрой передачи данных НСИ из мастер-системы в системы-потребители.
37. Увеличение производительности труда (до 90%) для сотрудников, работающих с производственными и научно-техническими документами за счет:
a. Согласования проектов документов в единой системе.
Оригинал статьи по ссылке
Поделиться ссылкой:
