Встречайте новый продукт: Док-шеринг

• 20.сен.2016

Как это работает?

*Для тарифа Базовый – количество визитов делопроизводителя в организацию для обработки документов. Для тарифов Проф и Максимум – количество выездов курьера, составление описи принимаемых документов для передачи в обработку делопроизводителю на склад. 

Подробное описание решения Док-шеринг:

 Вы собираете все документы организации в любой последовательности и форматах. Это могут быть:
• Первичные бухгалтерские документы: акты, товарные накладные, счета фактуры и пр.
• Договоры и дополнительные соглашения.
• Организационно-распорядительные документы – приказы, распоряжения, служебные записки.
• Входящие и исходящие документы.
• Любые другие документы, требующие хранения.

  Курьер:
• По расписанию забирает документы и передает для обработки опытному делопроизводителю.

Делопроизводитель:
• Принимает документы.
• Формирует номенклатуру дел на год.
• Классифицирует документы по видам: акты, договоры, приказы, распоряжения, входящие/ исходящие документы и другие - в зависимости от номенклатуры дел клиента.
• Регистрирует документы в системе электронного документооборота (СЭД) - 1С:Документооборот.
• Сканирует образы документов в систему.
• Еженедельно готовит отчет по исполнительской дисциплине для руководителя организации.
• Формирует документы в папки и передает их на хранение на склад.

Архивариус:
• Принимает и обрабатывает новые поступившие документы на хранение.
• Осуществляет поиск и возврат документов по заявке.
• Производит уничтожение документов по истечении срока хранения.

  Специалист 1С:Документооборот:
• Обеспечивает доступ сотрудников клиента к системе электронного документооборота (СЭД) - 1С:Документооборот.
• Проводит обучение он-лайн по работе с СЭД сотрудников клиента.
• Осуществляет консультации, настройку в СЭД по заявкам.

  Методолог «по запросу»:
• Разрабатывает инструкции по делопроизводству.
• Разрабатывает регламенты по работе с договорами.
• Разрабатывает регламенты по работе с входящими и исходящими документами.
• Разрабатывает регламенты по работе с распорядительными документами.

Полный перечень дополнительных услуг:

Услуги делопроизводителя:
Все виды работ делопроизводителя: подготовка и регистрация документов, сканирование, штрихкодирование, размещение документов в СЭД, поиск документов в СЭД, классификация документов, подготовка документов к передаче на склад, составление описей документов, прошивка и брошюрование документов;

Услуги по эксплуатации СЭД:
Подключение дополнительных пользователей к СЭД 1С:Документооборот;
Предоставление полной выгрузки информационной базы СЭД 1С:Документообоот;

Методологические услуги:
Разработка регламентов и инструкций;
Разработка типовой инструкции по делопроизводству;
Разработка типового регламента по работе с договорной документацией;
Разработка типового регламента по работе с входящими/исходящими документами;
Разработка типового регламента по работе с ОРД (организационно-распорядительными документами);
Разработка номенклатуры дел по организации. Формирование приказа по составе номенклатуры дел;
Разработка должностных инструкций сотрудников;
 
Услуги хранения:
Хранение документов в хранилище на складе;
Обработка новых документов, поступивших на хранение в коробах и папках;
Поиск или возврат документов по заявке;
Сканирование и отправка документа по факсу или электронной почте;
Копирование документов страница;
Упаковка/переупаковка документов.