Что нового в 1С:Архив 1.0.9

Содержание

• Работа с запросами информации
• Штрихкодирование и потоковое сканирование
• Отзыв сдаточных описей и отсроченное удаление документов
• Новые возможности в работе с задачами
• Простая электронная подпись для архивных документов
• Заключение

Новая версия системы 1С:Архив расширяет возможности поиска и использования документов долговременного хранения и делает работу с ними еще более гибкой и удобной.

1. Работа с запросами информации

1С:Архив 1.0.9 позволяет работать с информационными запросами физических и юридических лиц согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», принятым приказом Росархива № 77 от 31.07.2023.

При создании нового запроса нужно ввести в систему его описание, указать автора, реквизиты, ответственного сотрудника. Текст ответа должен содержать архивные шифры документов, на основании которых он готовился. Файл ответа перед отправкой автору запроса подписывается электронной подписью.

2. Штрихкодирование и потоковое сканирование

Новая функция шрихкодирования ускоряет и упрощает поиск в системе документов, оригиналы которых хранятся в бумажном формате. Для этого достаточно к оригиналу с нанесенным штрихкодом поднести сканер штрихкодов либо вручную ввести в систему соответствующий цифровой код.

Система позволяет: 

• загружать из различных источников документы со штрихкодами;

• распечатывать страницы и наклейки со штрихкодами;

• настраивать расположение штрихкода на странице;

• сохранять штрихкод в файл и т.д.

Новая функция потокового сканирования ускоряет обработку большого количества отсканированных документов. Система автоматически распознает штрихкоды и привязывает отсканированные файлы к соответствующим документам в программе. Загрузку в систему можно проводить с офисного сканера либо из каталога со скан-копиями документов.

3. Отзыв сдаточных описей и отсроченное удаление документов

В 1С:Архиве 1.0.9 появилась возможность отзывать сдаточные описи из системы-источника документов, передаваемых на долговременное хранение в архив (поддерживаются версии 1С:Документооборота 3.0.16 и 2.1.35). При этом в 1С:Архиве помечается на удаление сдаточная опись и включенные в нее дела и документы.

Также в новой версии можно отсрочить фактическое удаление документов (по умолчанию – на 14 дней). В этот период операцию удаления можно отменить.

4. Новые возможности в работе с задачами

Теперь при приемке сдаточных описей и произвольных пакетов документов система предлагает отметить запущенные по ним задачи выполненными. Пока документ не будет обработан и принят, к нему нельзя создавать произвольные задачи.

Также новая версия позволяет авторам запущенных заданий вносить в них изменения.

5. Простая электронная подпись для архивных документов

1C:Архив 1.0.9 позволяет добавлять к созданным вручную документам сведения о простой электронной подписи (ПЭП). Если документ хранится в электронном формате, понадобится указать имя сотрудника и дату подписания. А если выбрана форма хранения «На бумаге», нужно также добавить должность сотрудника, подписавшего документ.

Заключение

Новая версия 1С:Архив 1.0.9 расширяет возможности эффективной работы с архивными документами, помогая соблюдать архивные нормы и оптимизировать процессы.

Обеспечена обработка запросов юридических и физических лиц в соответствии с правилами Росархива. Технологии потокового сканирования и штрихкодирования ускорили загрузку в систему и поиск документов. Отсроченное удаление документов и отзыв сдаточных описей помогают исправлять ошибки в работе. Изменения, связанные с выполнением задач, делают работу пользователей более гибкой.