Зачем компании 1С:Архив, если есть 1С:Документооборот?

Содержание:

• Нормативные требования к корпоративному архиву документов
• Особенности хранения документов в 1С:Архиве
• Заключение

Краткий ответ: в системе 1С:Документооборот документы могут храниться до 10 лет, в системе 1С:Архив – свыше 10 лет. Теперь более подробно.

Нормативные требования к корпоративному архиву документов

Организация электронного документооборота в компании ограничена рамками законодательства. В частности, процессы хранения электронных документов как в государственных, так и коммерческих организациях должны соответствовать требованиям закона “Об архивном деле в Российской Федерации” и других нормативных актов.

Например, приказом Росархива №69 от 15.06.2020 установлены типовые функциональные требования к различным системам, в т.ч. ограничения по срокам хранения документов:

• В системах электронного документооборота (СЭД) допускается временное хранение документов сроком до 10 лет. К СЭД относится и 1С:Документооборот.
• Документы свыше 10 лет требуется переносить в системы хранения электронных документов (СХЭД), к которым относится 1С:Архив.

В приказе Росархива №236 от 20.12.2019 указаны сроки хранения управленческих документов разного типа в зависимости от их социально-правовой, экономической, исторической значимости.

Особенности хранения документов в 1С:Архиве

В 1С:Документообороте начинается жизненный цикл документа: создание, движение, оперативное хранение. 1C:Архив завершает этот цикл, обеспечивая:

• проведение экспертизы ценности документов;
• их перенос на долговременное хранение из СЭД и других систем;
• загрузку виз согласования и резолюций, поддержку документов, подписанных ПЭП, УНЭП, УКЭП;
• усовершенствование электронной подписи до формата архивного хранения CAdES-A v3;
• присвоение архивных шифров принятым документам и делам;
• ограничение прав доступа к документам на хранении, протоколирование действий с ними;
• поиск документов (в т.ч. полнотекстовый поиск распознанных копий бумажных документов);
• просмотр документов в иерархии: "Фонд – Сводная опись – Годовой раздел описи – Дело";
• выгрузку выбранных документов в каталог;
• автоматический подбор документов/дел к уничтожению и другие специфические функции управления архивом.

Рис.1 Выгрузка выбранных документов в каталог

Заключение

“1С:Архив” обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока их хранения. Снижается нагрузка на учетные системы за счет централизации хранения документов. Повышается эффективность ЭДО благодаря интеграции с 1С:Документооборотом. Компания в целом получает возможность наращивать, анализировать и повторно использовать свой многолетний багаж опыта, знаний и успешных практик.