Хранение документов в архиве

Зачем требуется процедура?

Архивировать документы требует законодательство. Но не только это служит причиной для организации хранилища. Оно требуется для комфортной работы, возможности быстро найти необходимую информацию.

Хранить и систематизировать бумаги можно по-разному. Важно, чтобы сотрудникам было удобно пользоваться архивом. Его нужно систематически обновлять, уничтожая устаревшую документацию и принимая на хранение новую. 

Для удобства пользования хранилищем деловые бумаги подписываются, нумеруются, отражаются в журнале хранения. Сотрудник, отвечающий за хранилище, должен хорошо ориентироваться в том, где можно найти нужный документ. 

Какие документы сдаются на хранение?

Каждый вид документа должен храниться на протяжении времени, установленного законодательно. Издания с коротким сроком (до 3-5 лет) компания хранит у себя, а затем уничтожает. Существует перечень бумаг, которые хранятся свыше этого срока. Их требуется сдавать в архив.

Исходя из сроков, в течение которых документация не подлежит уничтожению, выделяются документы:

• Временные, хранящиеся в компании и имеющие срок хранения до 10 лет. К ним относятся договоры, деловая переписка, складские документы, служебные записки, распоряжения.
• Долгосрочные, которые хранятся свыше 10 лет. Это бухгалтерские, содержащие информацию о хранении, распорядительные документы.
• Постоянные, хранящиеся на протяжении всего срока деятельности компании.

Кадровые документы выделяются в отдельную категорию, так как хранятся даже тогда, когда организация ликвидировалась. Они требуются сотрудникам для подтверждения стажа, в иных случаях.

Нормативные документы, регламентирующие хранение

Сроки и порядок хранения документации прописаны в нескольких законодательных актах. Их применение зависит от содержащейся в бумагах информации.

• НК РФ (Налоговый кодекс) содержит нормы, касающиеся информации, необходимой для исчисления налогов. Это первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учёта, главная и кассовые книги, книги покупок, продаж для учёта НДС;
• 125-ФЗ «Об архивном деле», содержащий информацию о порядке организации хранилища, оформлении архивных дел, прочие требования;
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», регулирующий сохранность бухгалтерской информации;
• Приказ Росархива № 236, содержащий перечень типовых управленческих документов;
• ФСБУ 27/2021, регулирующий порядок работы с документами;
• Приказ Минкультуры № 526, содержащий правила комплектации, учёта и хранения.

В дополнение к этому 19.07.2018 Росархивом были выпущены методические рекомендации.

Как подготовить документы к сдаче?

Подготовить дела к сдаче — это не значит сложить папки в коробки. Всю документацию нужно разобрать по принадлежности к виду, например кадровые, бухгалтерские, по срокам хранения. Обложку следует подбирать, учитывая сроки нахождения в архиве. Она должна обеспечить сохранность содержимого, а информация на ней должна оставаться читабельной. 

Если в планах компании есть создание электронного архива, то содержимое хранилища нужно оцифровать. Для этих целей компании используют специализированную программу “1С:Документооборот”.

Организация хранения документов

Часть документов необходима в текущей работе. Ими сотрудники пользуются в ходе исполнения служебных обязанностей. Например, кадровик держит под рукой штатное расписание, чтобы ориентироваться, сколько имеется вакантных мест, каковы оклады. 

Другие бумаги безболезненно можно поместить в хранилище, так как потребность в них наступает крайне редко. В связи с этим документы подразделяются на текущие и архивные. Первые участвуют в повседневной работе и хранятся у работников, которые их составляют. Для них не существует особых правил хранения. К архивным бумагам предъявляются законодательные требования.

Конфиденциальные документы — это особая категория. По ним следует организовать отдельный учёт и отдельное хранение. Доступ к подобной информации имеет ограниченный круг лиц. Списки лиц и перечень документации закрепляются в локальных актах компании.

Хранение бухгалтерских документов

Для бухгалтерских форм имеются правила, предписанные ФСБУ 27/2021. Среди основных его положений:

• храниться должны подлинники;
• для хранения применяется способ, которым пользовался составитель (в электронном виде или на бумаге);
• местом хранения может быть только РФ.

Неважно, каким способом ведётся бухгалтерский учет, данные российских компаний должны оставаться на территории России. Это может быть информационная база или бумажный архив.

Хранение кадровых документов

Документы по личному составу требуют особенно тщательной подготовки к хранению. Во-первых, они содержат персональные данные, во-вторых, требуют длительного хранения. При сортировке бумаг встаёт вопрос: какие из них относятся к личному составу. Это:

• содержащие сведения о трудовой деятельности, начиная с приёма на работу и заканчивая увольнением;
• бухгалтерские, по начислениям и выплатам работникам.

За их сохранность отвечает начальник кадровой службы. В настоящее время срок хранения дел по личному составу составляет 75 лет.

Граничные сроки

Каждая деловая бумага имеет срок хранения. Если её на момент проверки на предприятии не обнаружено, то налагается штраф. Если дела сданы в архив, то в компании имеется акт, подписанный передающей и принимающей сторонами. Какие сроки законодательно установлены:

Срок считается с момента выполнения обязательств или совершения сделок, указанных в документации.

Общий порядок передачи дел на хранение

На предприятии назначается лицо, которое готовит документацию, формирует папки, составляет опись и несёт ответственность за передачу дел. Архивариус сверяет описи с фактическим наличием и сообщает факт недостачи ответственному лицу.

В задачу последнего входит поиск недостающих бумаг и предоставление их. В момент приёма архивариус может сделать замечания по тому, как сгруппированы документы, как оформлены папки, и предложить устранить недостатки. Если передаваемые дела оформлены с нарушением требований законодательства, архивариус вправе отказать в приёме на хранение.

Уничтожение дел

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения начинается с описи, составленной руководителем подразделения, где скопились старые дела. Перед составлением акта проверяются папки на соответствие содержимого в заявленной описи. Это делается для того, чтобы не уничтожить лишние бумаги, срок хранения по которым ещё не истёк.

Уничтожить документы можно только после издания приказа руководителя, в котором перечисляются председатель и члены комиссии, уполномоченные подписывать акт. Это может быть постоянно действующая комиссия или разовая. В приказе руководителя также озвучивается способ уничтожения: при помощи шредера, сдачи на макулатуру, сожжение.

Срок годности документов определяется на 1 января года, в котором они уничтожаются.

Оформление обложки при смене названия

Способ размещения бланков в папке выбирает компания. Это могут быть:

• хронология;
• алфавит;
• тематика.

В соответствии с выбранной методикой формируются все дела. К каждой папке прикрепляется обложка, где содержатся сведения:

• название компании, обособленного подразделения (если имеется);
• индекс, номер, указание на номер тома, если дело многотомное;
• наименование папки;
• период хранения;
• начальная и конечная дата имеющихся в деле документов в формате «с.. по…», также может быть указан год (например, 2022);
• срок хранения.

Если компания переименовывается, присоединяется к другому юрлицу, то на обложке вносятся коррективы. Старое название не зачеркивается, а берётся в скобки. Ниже пишется новое наименование.

Определение законченности сводной описи

Перед сдачей документов в хранилище по ним проводится экспертиза ценности. Описание представляет собой справку обо всех имеющихся единицах, которые предстоит сдать на хранение. Это касается папок, предающихся на длительное сбережение на срок более 10 лет.

Опись составляют сотрудники тех отделов, где формировалась документация. Руководит этим и несёт ответственность за сохранность руководитель подразделения. Все бумаги группируются по типам, нумеруются и помещаются в папку. В компаниях, где документооборот небольшой, законченной считается опись, имеющая годовые разделы за пять лет.

Для крупных компаний опись считается законченной, когда нумерация превысила четырёхзначное число.

Включение электронных баз данных

Ведение электронного документооборота только начинает приобретать значительные масштабы. На сегодняшний день большинство документов составлено на бумаге. По правилам ведения архивного дела документация должна храниться в том формате, в котором была создана. 

Отсюда следует, что при электронном документообороте сохраняются базы. Но это не освобождает компанию от ответственности за сохранность и архивирование. Проще тем организациям, у которых установлены специальные программы, например, «1С: Документооборот». В другом случае придётся составлять описи и помещать информацию в ZIP-архив.

С целью сохранности его также рекомендуется передавать в специализированные хранилища.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Перед принятием решения создать свой архив организация должна сделать выбор, в каком виде будет храниться информация: в электронном или бумажном. Для этого нужно изучить требования 125-ФЗ.  Для бумажного варианта подбирается помещение, где можно гарантировать сохранность архива. Не должно быть влаги, перепадов температур. За хранилищем устанавливается необходимый уход.

Поэтапный план создания архива:

• издать приказ об организации хранилища;
• разработать номенклатуры и термины;
• составить выписки дел, привлекая при этом работников подразделений;
• ознакомить лиц, которые будут пользоваться архивом, с правилами;
• принять документы на хранение.

За хранилищем закрепляется ответственное лицо. В нём проводятся инвентаризации. Если тома устаревают, то ответственный за архив пишет служебную записку об изъятии устаревших документов. Самостоятельно уничтожить их он не имеет права.

Помещение должно иметь стеллажи, куда расставляются папки или ставятся коробки с томами. При этом должна соблюдаться доступность.

Инструкция: как правильно архивировать документы в бумажном виде

Архивирование проводится в несколько этапов:

1. Проведение экспертизы ценности. 
2. Сортировка документов по срокам хранения.
3. Составление описи.
4. Распределение документации по папкам.
5. Оформление обложек на папки.
6. Расстановка папок на полках или укладка в коробки. При втором варианте коробки подписываются с подробным указанием номеров дел и томов. При расстановке используется выбранный способ: в алфавитном порядке, иной.
7. Выход приказа о назначении лица, ответственного за хранилище.
8. Ведение текущего учёта и проведение инвентаризаций.

Отсутствие хранилища и несоблюдение правил хранения документации влечёт за собой штрафные санкции. Поэтому архивировать документы нужно своевременно, чтобы они не скапливались в большом количестве. Если нет штатной единицы в компании, лучше довериться специалистам.