Архивное делопроизводство

Содержание

• Делопроизводство и архивное дело
• Комплексы документов
• Требования к оформлению документов
• Схемы разработки номенклатуры дел
• Филиалы и представительства
• Общественные организации
• Включение электронных баз данных
• Индексы дел
• Сроки хранения

Делопроизводство и архивное дело: используемая терминология

Архивное делопроизводство – это упорядочение и организация хранения документов, перемещённых в архив. Данный вид деятельности регулируется законодательством РФ, поэтому предполагает строгое следование установленным правилам.

В статье упоминаются следующие термины с соответствующим значением:

• делопроизводство – комплекс действий и видов работ, связанных с документооборотом, правильным хранением и использованием различных видов документов;
• архивное дело – работа, нацеленная на хранение, использование и учёт архивных документов;
• документ – конкретный носитель с зафиксированной на нём информацией, который можно идентифицировать по указанным реквизитам;
• архивный документ – документ, работа с которым закончена. Он подлежит хранению в течение определённого срока, в зависимости от его типа (регулируется законодательством);
• документирование – процедура фиксации данных на том или ином носителе;
• документооборот – полный цикл функционирования документов в рамках предприятия (от создания до утилизации);
• номенклатура дел – список заголовков с указанием сроков их хранения;
• индекс дела – буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается делу и отражается в реестре.

Что входит в комплексы документов

Существующие комплексы локальных актов организации включают:

• структуру и штатное расписание;
• ранее подготовленные реестры дел;
• описи дел временного и постоянного хранения;
• типовые номенклатуры дел;
• внутренние правила, регулирующие документооборот;
• отражение в документах сроков их хранения.

Оформление документов: требования

Требования к оформлению документации прописаны в соответствующем ГОСТе (ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 01.07.2018 г.). Они касаются расположения основной информации и реквизитов на носителе. Правила едины как для бумажных документов, так и для электронных. Соблюдение действующих требований важно по нескольким причинам:

• Только правильно оформленные документы имеют юридическую силу.
• Корректное оформление документации свидетельствует о высоком уровне делопроизводственной культуры в компании.
• С единообразно оформленными документами проще и быстрей работать.

Какие правила по оформлению документов диктует ГОСТ:

• использование 12, 13, 14 номеров шрифтов или более мелкого шрифта – для таблиц;
• возможно изображение герба субъекта РФ или муниципального образования на расстоянии 10 мм от верха листа;
• реквизиты ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП указываются в блоке «справочные данные об организации»;
• отметка об ограничении доступа к информации документа размещается на первом листе в правом верхнем углу;
• в качестве обращения можно использовать полные формы "госпожа", "господин" или сокращения "г-жа", "г-н".
• печать организации должна располагаться так, чтобы не закрывать подпись;
• при подписи документа лицо, исполняющее обязанности другого сотрудника, может указать это от руки; либо факт замещения отражается особым штампом.

Структура номенклатуры дел: возможные схемы

Чтобы структурировать дела и создать упорядоченную номенклатуру, можно придерживаться одного из двух вариантов:

• Структурная схема. Подходит для организаций со стабильным штатным расписанием, чётким распределением обязанностей и стабильными бизнес-процессами.
• Функциональная схема. Как следует из названия, членение на разделы происходит по функциям и направлениям работы организации.

Правила документооборота для филиалов и представительств

Если структура организации предполагает наличие филиалов, это должно быть отражено в номенклатуре дел в виде разделов или подразделов. Хранение документов с соблюдением иерархии представительств позволяет быстрее найти нужную информацию и упрощает пользование номенклатурой.

Номенклатура дел для общественных организаций

Если на предприятии действует общественная организация (например, профсоюз), для неё необходимо сформировать отдельную номенклатуру дел. Архивный фонд будет для этой организации индивидуальным, документооборот также будет вестись обособленно.

Что делать с электронными базами данных

«1С:Документооборот» – отличное решение для организации электронного архива документов на вашем предприятии. Это современная, удобная в использовании и продуманная до мелочей программа, разобраться в которой не составит труда даже начинающему пользователю.

Индексы дел: нужно ли обновлять

Индексация дел – процедура, требующая периодического обновления. Потребность в этом может возникнуть, например, при изменении структуры компании. В этом случае необходимо пересмотреть присвоенные индексы дел и, если они не соответствуют действующей структуре организации, внести изменения. Этот процесс можно осуществлять столько раз, сколько потребуется.

Как долго нужно хранить документы

Срок хранения того или иного архивного документа определяется законодательством и составляет от 3 до 75 лет. Хранение подразумевает весь период существования документа – от его создания до утилизации. Есть ряд документов, которые необходимо хранить бессрочно.