Содержание

• Работа с задачами
• Этапы создания задач
• Поставить задачу специалисту, которого нет в системе Битрикс24
• Роли в задачах
• Дополнительные настройки
• Как создать задачу из «Живой ленты»
• Режимы работы с задачами
• Меню задач
• Шаблоны задач
• Как создать шаблон задачи или повторяющуюся задачу
• Повторяющиеся задачи

Инструмент задачи в Битрикс24 позволяет активно работать над различными проектами. Он предоставляет большое количество возможностей. Главное – научиться им правильно пользоваться.

Работа с задачами и проектами

Использование инструмента задачи даёт возможность: 

• отслеживать загрузку сотрудников;

• контролировать срыв сроков по задаче;

• следить за тем, на каких стадиях находится проект;

• повышать эффективность конкретных сотрудников;

• видеть общую картину работы компании;

• улучшать исполнительскую дисциплину

Этапы создания задач

Постановка задачи происходит поэтапно: 

• Необходимо сначала открыть меню «Задачи и Проекты».

• Нажать на кнопку «Создать».

• Разобраться с главными настройками. Это название задачи (лучше всего выбрать соответствующее содержанию задачи), краткое описание. Также необходимо определиться с ролями сотрудников и назначить время дедлайна.

• По мере возникновения такой потребности можно также указать важность поставленной задачи.

• Чек-лист – это дополнение. Оно позволяет установить этапы решения конкретной задачи.

• Обратите внимание на ссылку «Ещё» и ниже раздел «Дополнительно». С их помощью можно будет выполнять дополнительные настройки.

Поставить задачу специалисту, которого нет в системе Битрикс24

Для постановки задачи не обязательно, чтобы специалист был в системе Битрикс24. Это можно сделать следующим образом: 

• добавьте сотрудника через e-mail в нужную роль в задаче;

• задача поступит письмом;

• выполнение задачи будет осуществляться в интерфейсе Битрикс24, включая все необходимые функции.

Роли в задачах

Чтобы лучше понять, как ставить задачи в Битрикс24, необходимо разобраться с ролями. Сделать это достаточно просто. Всего есть несколько ролей: 

• Постановщик. Система автоматическим образом выбирает на эту позицию человека, который и создаёт задачу. Он же несёт ответственность за её контроль. Однако можно отдельно указать кого-то другого.

• Ответственный – непосредственно исполнитель.

• Соисполнитель – это помощник ответственного лица. Как правило, данная роль используется для выдачи поручений целой команде. У соисполнителя есть возможность оставлять ссылки на документы, делать комментарии, менять чек-лист по мере необходимости.

• Наблюдатель – это лицо с правом доступа. Его роль – наблюдать и комментировать. Как правило, такой доступ предоставляется прямому руководителю ответственного лица.

Дополнительные настройки

Расширить функциональность задач в Битрикс24 можно при помощи дополнительных настроек. Рассмотрим некоторые из них: 

• Учёт времени – позволяет включить учет времени на выполнение задачи и установить максимально допустимое время.

• Повторять задачу – позволяет задать настройки автоматического повторения задачи и не тратить время на постановку одного и того же поручения.

• Напоминание о задаче – можно создать напоминания для лучшего контроля исполнения.

• CRM – возможность выбрать лид, сделку или контакт, к которым имеет отношение данная задача.

• Гант – это инструмент, позволяющий использовать прошлую задачу для управления текущей, а также для планирования.

• Теги – для быстрого поиска поручений по типовым признакам.

• Сделать подзадачей – функция, которая помогает выстроить иерархию задач.

• Связанные задачи – в этом случае речь идёт о выстраивании горизонтальных связей между разными проектами.

• Результат задачи – делает обязательным прикрепление к задаче отчета для завершения.

Как создать задачу из «Живой ленты» новостей

Приступить к работе над задачей можно прямо из сообщения в ленте новостей. Вам необходимо сделать следующее: 

• Выбрать заинтересовавшее сообщение.

• В правом верхнем углу сообщения нажать на три точки.

• Выбрать пункт выпадающего меню «Создать задачу».

• Внести корректировки.

Режимы работы с задачами

В Битрикс24 предусмотрены 5 основных режимов для работы с задачами: 

• «Список». Задачи отображаются в виде настраиваемого списка.

• «Сроки» и «Календарь». Похожие представления для просмотра задач в рамках временных периодов. Помогают планировать рабочее время, а также рационально распределять нагрузку и занятость.

• «Мой план». Ваша личная канбан доска с настраиваемыми стадиями и возможностью дополнительной автоматизации.

• «Гант». Отображение задач в визуальном представлении Гант с отображением связей и последовательности.

Меню задач

Важно тщательно изучить меню задач. Это можно сделать через подпункт «Задачи и проекты». После этого вы увидите вкладки: 

• «Задачи» – здесь можно увидеть задачи, с которыми связан конкретный аккаунт.

• «Делаю» – ваши текущие задачи.

• «Помогаю» – специальный подраздел для демонстрации задач, где конкретный пользователь платформы указан в роли соисполнителя.

• «Поручил» – графа, указывающая список поставленных пользователем задач.

• «Наблюдаю» – в данном случае графа указывает на задачи, где владелец аккаунта обозначен в качестве наблюдателя.

Битрикс24 красным цветом обозначает задачи, срок которых истёк. Аналогично отмечается всё, что необходимо изучить.

В меню включены вкладки, помогающие лучше сориентироваться непосредственно в задачах: 

• «Проекты» – раздел, связанный непосредственно с проектами и группами.

• «Скрам» – гибкий инструмент для организации работы с задачами. С его помощью команда может разбить крупный проект на части и выполнять его по отдельным фрагментам в технологии ведения проектов “Скрам”.

• «Руковожу» – удобный инструмент для руководителя. С его помощью можно следить за деятельностью исполнителей, мониторить показатели работы подчиненных.

• «Эффективность» – показывает вашу эффективность, т.е. отношение задач, выполненных своевременно и без замечаний к количеству задач с нарушением сроков.

• «Корзина» – блок для хранения уже удалённых задач. У главного администратора есть доступ ко всем корзинам.

При изучении меню обратите особое внимание на раздел «Ещё». Он позволяет оперировать следующими инструментами: 

• «Отчёты» – построение отчётов по задачам. Особенно удобно для руководителя.

• «Занятость» – можно контролировать уровень нагрузки сотрудников, создавать для них планы на предстоящий календарный период.

• «Шаблоны» – удобный инструмент системы. Особенно хорошо подходит для работы с регулярными однотипными задачами.

Внимательное изучение всего меню в комплексе даст возможность глубоко погрузиться в автоматизацию работы с задачами. Битрикс24, как легко убедиться, предоставляет множество инструментов для этого.

Шаблоны задач

Это функция, позволяющая ускорить работу со стандартными, однотипными задачами. По сути, вам достаточно всего лишь один раз провести необходимую работу. После этого можно будет просто повторять типовую задачу.

Как создать шаблон задачи или повторяющуюся задачу

Сделать это достаточно просто. Вам необходимо сначала зайти в общее меню «Задачи и Проекты». Дальше действуйте поэтапно: 

• Найдите категорию «Ещё».

• После этого перейдите в категорию «Шаблоны».

• Кликните на «Создать».

• После этого можно редактировать шаблон как обычную задачу.

Повторяющиеся задачи

Работа с повторяющимися задачами – это очень удобный инструмент, который может быть крайне полезным. Создание повторяющейся задачи происходит так же, как и формирование шаблона.

Очень удобно тем, что Битрикс24 будет просто автоматически формировать новую задачу. Вам не придётся делать это самостоятельно, как и работать над распределением ролей. Главное – указать регулярность и обозначить, сколько раз задача должна повториться. Шаблон можно применять постоянно, по мере необходимости вносить правки. Если такая задача потеряет актуальность, ничто не мешает всё удалить.

Грамотная работа с автоматизацией задач позволяет упростить многие бизнес-процессы, повысить эффективность деятельности сотрудников. Это положительно сказывается на компании в целом. Поэтому очень важно разобраться в том, какие возможности предлагает Битрикс24 в отношении задач.