Какие процессы используются в документообороте организации?

Существует стандартный ограниченный набор процессов документооборота, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов, процессы документооборота могут быть представлены не полностью.

Условно процессы документооборота организации можно разделить на несколько основных групп. Как правило, ответственными за каждый тип процессов являются разные службы.Это важно понимать при построении системы документооборота компании, поскольку от того, какие процессы планируется выстроить, фактические заказчики и пользователи этого проекта будут разные.

Также различными будут требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.

Каждый процесс имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определен принятым управленческим процессом в организации и зависит от типа, состава и содержания документов, степени регламентации функций и распределения обязанностей между руководителями и структурными подразделениями, а также от принятой в организации технологии работы с документами.

Процессы, связанные с внешними коммуникациями (поступление в организацию документов и отправка в другие организации):

Обработка входящей информации.
Документопоток входящих документов составляют:

• Документы вышестоящих организаций или органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации, управленческой, производственной, технической и иной деятельности. К этим документам относятся указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.
  
  
• Документы подведомственных организаций, присылающих документацию и различного рода запросы; Эти документы содержат сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о ходе выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов, докладных записок, писем, актов.
  
  
• Документы организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий; Документы направляются с целью согласования совместных действий, с целью консультирования и получения информации. По видам документов можно разделять: письма (информационные, рекламные, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки и др.).
  
  
• Жалобы, предложения и заявления граждан и организаций.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• Приём входящих документов;
• Первоначальная обработка;
• Регистрация документа;
• Предварительное рассмотрение и распределение (внесение проекта резолюции);
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.

Обработка исходящей информации.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов – письма, докладные, справки, отчеты и другие.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа;
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Отправка адресату;
• Направление в архив.

Процессы, связанные с обеспечением деятельности и организационно-распорядительной деятельностью организации. Внутренний документопоток организации.

Управленческая деятельность организации фиксируется в основном организационно-распорядительными документами, которые условно можно разделить на три группы:

• организационные документы (устав организации, структура и штатное расписание, положения, инструкции, правила и др.);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения и др.);
• справочно-информационные документы (протоколы, акты, справки, информации, сводки и др.).

Организационные документы
Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее структуру, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений и работников, права и обязанности должностных лиц.

В процессе движения внутренних организационных документов в общем случае выполняются следующие операции:

• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа;
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Направление в архив.

Разрабатывает организационные документы руководство организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом).

Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения.

Организационные документы в основном действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационных документов.

Распорядительные документы.
Распорядительные документы выполняют функции оперативного регулирования деятельности. В этих документах фиксируются решения по административным и организационным вопросам деятельности организации.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления вопросы; их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

 В процессе движения внутренних распорядительных документов выполняются следующие операции:

• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа (в том числе и сторонними организациями);
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.

Информационно-справочные документы
Информационно-справочными документами являются: докладная, служебная и объяснительная записки, предложение, протокол, акт, справка и другие.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения. Они не содержат поручений и не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации т.д.

В процессе движения внутренних информационно-справочных документов выполняются следующие операции:

• Создание документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа;
• Регистрация документа;
• Рассмотрение документа руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.