Умные дела. Как ничего не забывать в CRM Битрикс24

Содержание

• Умные дела
• Настройка и заполнение умного дела
• Включение/отключение умных дел.

Умные дела

Умные дела – это дела в лидах и сделках, которые система автоматически предлагает создавать при закрытии лида или сделки, если в них нет ранее установленных дел. Простой пример работы умного дела – сотруднику приходит новый лид, и он закрывает его без каких-либо действий – откроется форма создания дела.

Рис. 1. Автоматическое создание умного дела.

В умном деле по умолчанию заполнено содержание «Связать с клиентом», крайний срок – через 3 рабочих дня и напоминание за 15 минут до события.

Умное дело выполняет важные функции:

•  «тормозит» ответственного менеджера, т.к. лид или сделка без дела может быстро потеряться и забыться в потоке новых обращений;

• позволяет, не возвращаясь в карточку лида или сделки поставить себе напоминание о необходимости выполнить определенное действие.

Забытый лид или сделка опускается в представлении «Список» и «Канбан» вниз и более не видны менеджеру. Если же в них будет дело, то при наступлении срока лид и сделка будут автоматический подняты в верхнюю строчку представления и отмечены заметным счетчиком.

Настройка и заполнение умного дела.

При создании умное дело уже заполнено минимально необходимой информацией, чтобы ответственный менеджер не забыл связаться с клиентом. Рассмотрим ручное заполнение и доступные возможности.

• Текст/содержание дела – это то, что нам нужно сделать. Рекомендуем писать его подробно и понятно, конкретную задачу, что нужно сделать.

• Крайний срок – автоматически ставится через 3 рабочих дня. Рекомендуем изменить на нужный и обязательно указать время. Важно точно соблюдать договоренности с клиентами и связываться именно в согласованные часы.

• Напоминания – установите одно или несколько напоминаний, чтобы точно не пропустить нужное время. Рекомендуем делать несколько напоминаний, если вам нужно подготовить документ или сделать что-то, требующее определенного времени, так даже если вас отвлекут, то система напомнит о важном деле.

• Ответственный – это сотрудник, отвечающий за выполнение этого дела. Как правило, ответственный – это вы, но его можно изменить на другого сотрудника. Выбрать другого ответственного можно в случае, когда, например, подготовкой документов для клиента занимается ваш коллега.

• Файл – позволяет прикрепить к делу документ или изображение. Удобная функция, когда для нашего следующего контакта с клиентом потребуется работать с документом, так он будет сразу в карточке дела.

Рис. 2. Заполнение карточки умного дела.

Включение/отключение умных дел.

Когда вы начинаете работать в CRM Битрикс24, то умные дела уже включены по умолчанию. Отключить функционал можно тремя способами:

1) В карточке создания умного дела выбрать «Не предлагать» и указать период запрета.

Рис. 3. Отключение умных дел из карточки дела.

2) В карточке сделки или лида открыть настройки, перейти в пункт «Умные дела в сделках» или «Умные дела в лидах» соответственно и указать период запрета.

Рис. 4. Отключение умных дел из карточки сделки.

3) Находясь в разделе «Сделки» или «Лиды» открыть настройки, выбрать пункт «Push CRM», далее «Умные дела в сделках» или «Умные дела в лидах» соответственно и указать период запрета.

Рис. 5. Отключение умных дел из раздела «Сделки».

Функционал «Умные дела» будет отличным помощником менеджеру по продажам и всем, кто работает с клиентами в меню «CRM». Универсальность и простота использования данного инструмента позволяет применять его в любом направлении бизнеса компании. Отдельно отметим возможности мониторинга для Руководителя отдела продаж через представление «Дела» - это простой способ понять, кто из сотрудников невнимательно относится к своим лидам или сделкам.