1С:Документооборот как инструмент проектной команды

Внедрение 1С:Документооборота меняет многие процессы в компании. В том числе – повышает эффективность проектной деятельности. Руководители проектов получают средства контроля сроков и трудозатрат, участники – инструменты подготовки и согласования проектной и эксплуатационной документации.

Разберем ключевые изменения в работе проектных команд.

1. Прозрачный контроль трудозатрат

Эффективное управление проектом начинается с контроля трудозатрат. Без специализированной системы руководителям приходится использовать Excel-таблицы, где сотрудники вручную фиксируют отработанное время.

Однако в трудоемких проектах заполнение таких таблиц нередко откладывается или вовсе игнорируется. Руководитель проекта не понимает, насколько эффективно работают его сотрудники, какие задачи просрочены или близки к этому. Возникают риски нарушения сроков, снижения качества проекта и наложения заказчиком штрафных санкций.

1С:Документооборот автоматизирует процессы контроля:

• Сотрудники ежедневно фиксируют в системе время, потраченное на выполнение различных проектных задач.
• Руководитель проекта в режиме реального времени видит, какие задачи выполнены, какие – просрочены и требуют дополнительных ресурсов.
• Сравнение фактических сроков и трудозатрат с плановыми позволяет постоянно корректировать ход работ.
• Система прогнозирует завершение проекта на основе реальных темпов работы. Если проект идет с опозданием, проблема выявляется заранее, а не на финальном этапе.
• Кроме того, бесшовная интеграция 1С:Документооборота с учетной системой (например, 1С:ERP или 1С:Бухгалтерией) позволяет контролировать не только человеко-часы, но и финансовые затраты на проект. В результате компания получает полный контроль над себестоимостью и маржинальностью проекта.

2. Оптимизация подготовки технических заданий

Качественное техническое задание (ТЗ) – первый шаг к качественному продукту.

Традиционный подход: сотрудники работают с файлами локально, пересылают друг другу подготовленные разделы ТЗ по почте, используют устаревшие шаблоны. Это приводит к разнобою в оформлении, ошибкам и нестыковкам в содержании, несогласованности версий технического задания. Готовый документ отправляется заказчику на подпись с опозданием.

1С:Документооборот решает эти проблемы:

• Все участники проекта работают в едином рабочем пространстве, где каждый вносит свой вклад в документ.
• Система автоматически сохраняет версии и фиксирует изменения, предотвращая потери данных.
• Процесс согласования проходит быстрее, так как все замечания фиксируются в одном месте, а внесенные правки не теряются.
• Использование 1С:Документооборота в среднем ускоряет подготовку ТЗ в 2 раза и повышает его качество, снижая вероятность конфликтов с заказчиком при реализации проекта.

3. Быстрое протоколирование встреч

Протоколирование встреч с заказчиками, испытаний продукта и других мероприятий – важная, но трудоемкая часть работы команды. Без системы сотрудникам приходится вручную фиксировать обсуждения, перерабатывать аудиозаписи и пересылать файлы коллегам для согласования. Это занимает часы, а иногда и дни.

В 1С:Документооборот процесс протоколирования автоматизирован:

• Используются предзаполненные шаблоны, куда остается лишь добавить ключевые детали встречи.
• Все правки фиксируются, а система отображает авторов изменений.
• При необходимости можно использовать интегрированный сервис “Таймлайн» на основе ИИ, позволяющий автоматизировать расшифровку записей и создание протоколов встреч.

Результат: протокол может быть готов уже через 1–2 часа после встречи и согласован с заказчиком по горячим следам.

Заключение

Внедрение 1С:Документооборота избавляет руководителя и участников проекта от рутинных задач. Процессы контроля трудозатратами, подготовки и согласования проектных документов, протоколирования встреч с заказчиками становятся удобными и быстрыми. Это позволяет минимизировать потери времени, снизить риски, повысить эффективность, маржинальность и рентабельность проектов.