Как можно организовать учет дополнительных соглашений к договору?

        Очень часто к уже существующим договорам подписываются дополнительные соглашения, которые необходимо учитывать в связке с основным договором.

       Для того чтобы такой учет был возможен, в системе уже должны быть заведены виды внутренних документов, соответствующие договору и дополнительным соглашениям. Для дополнительных соглашений необходимо задать связь с договором, создать и указать нумератор, который позволит реализовать нумерацию, связанную с исходным договором: Нормативно-справочная информация  Настройка связей.

       Откроется форма, на которой отражаются все существующие в системе связи.



       Нам необходимо создать новую связь, в которой указываем тип связи «Относится к договору» и «Единичная» (так как каждое дополнительное соглашение подписывается в дополнение только к одному договору). Далее заполняем реквизиты «Ссылка из» и «Ссылка на», в которых надо указать соответственно внутренний документ Дополнительное соглашение и внутренний документ Договор и сохраняем связь.



       Теперь, для создания нумератора дополнительного соглашения, выбираем команду «Нумераторы», создаем новый элемент, указав его название и периодичность (обычно «Год»).

       Далее указываем формат номера, при этом обязательно нужно использовать служебное поле «Номер связанного документа» (внизу формы будет отражаться пример номера по заданному формату). Например, если задать формат [НомерСвязДок]-[Номер]-[Год2], то вначале будет указываться номер договора, затем номер дополнительного соглашения и последние 2 цифры года.

       Как только будет выбрано служебное поле «Номер связанного документа», станет доступным реквизит «Тип связи», в котором надо указать значение «Относится к договору».



       Теперь остается указать на какие документы будет распространяться данный нумератор (на закладке Действует на) и в каких разрезах будет осуществляться независимая нумерация (на закладке Независимая нумерация). Очевидно, действовать наш нумератор должен на дополнительные соглашения, а в независимой нумерации логично указать разрезы «По организации» и «По связанному документу» (для того чтобы дополнительные соглашения разных договоров нумеровались независимо).

       После создания нумератора нужно снова зайти в вид внутреннего документа Дополнительное соглашение и на закладке Нумерация добавить нумерацию «Автоматически», а затем из предложенного списка нумераторов выбрать только что созданный нумератор для дополнительных соглашений.



        После этого можно вводить в систему дополнительные соглашения. Очевидно, что это должны быть внутренние документы вида Дополнительное соглашение, для которых необходимо указывать связь с исходным договором «Относится к договору». Это может быть реализовано как с помощью «Создания на основании», так и вручную на закладке «Связи» конкретного дополнительного соглашения.

       Учет дополнительных соглашений к договору подчиняется стандартным правилам ведения внутренних документов.