30.11.2023
4 минутыСодержание
Работа с документами на Диске Битрикс24.
Портал Битрикс24 позволяет полноценно работать с документами компании. Для создания и хранения документов предусмотрен специальный функционал – «Диск». Для совместной работы и хранения документов компании используют «Общий диск».
Рис. 1. «Общий диск» на портале Битрикс24.
Структура папок задается исходя из потребностей компании в хранении тех или иных документов. Для совместной работы с документами у пользователей должны быть соответствующие права. Назначить права на диск целиком или на папку, или конкретный файл может Администратор портала.
Права могут быть следующих видов:
· Чтение – открывает пользователю доступ к папке или файлу на просмотр;
· Добавление – пользователь может добавлять файлы в указанную папку;
· Делиться – пользователь может получить ссылку на папку или файл и отправить ее коллегам;
· Редактирование – пользователь может редактировать папку и ее содержимое, но не может изменять права доступа;
· Полный доступ – пользователь может совершать все возможные действия над папкой или файлом.
Для совместного редактирования документов подходят права вида «Редактирование» и «Полный доступ».
Рассмотрим пример совместной работы с документом двумя пользователями. Создать документ на портале можно простым добавлением с нашего ПК или создать новый документ сразу на портале.
Рис. 2. Создание нового документа на общем диске.
В разделе «Общий диск» нажмем кнопку «Добавить». В выпадающем меню можно выбрать «Файл» для загрузки документа с нашего компьютера или перейти в строку «Программы на компьютере» и кликнуть на один из вариантов «Документ», «Таблица», «Презентация».
Альтернативный вариант – создать документ в меню «Документы онлайн».
Рис. 3. Меню «Документы онлайн».
Перейдем к совместной работе с созданным документом. После открытия мы можем ознакомиться с содержимым документа. Нам будет показана последняя версия данного документа. Для внесения изменений необходимо нажать кнопку «Редактировать».
Рис. 4. Просмотр документа.
Портал Битрикс24 имеет встроенные инструменты редактирования документа, аналогичные Microsoft Word, такие как, изменение шрифта, отступов, вставка изображений и таблиц, различные форматирования, возможность вносить замечания и предложения в «режиме правки» и оставлять комментарии.
Рис. 5. Редактирование документа.
При совместном редактировании мы видим сколько сотрудников вовлечены в процесс, видим, кто из них делал правки и оставлял комментарии. Правки и комментарии, появляющиеся по тексту мы видим в реальном времени, что упрощает синхронизацию работы и ускоряет процесс одновременного редактирования.
Рис. 6. Совместное редактирование документа.
После внесения правок в документ на портале будет сохранена его новая версия. Для просмотра версий нажмите на три линии «Меню файла» и выберите пункт «История изменений».
Рис. 7. Контекстное меню файла.
В новом окне мы видим список версий документа и хронологию изменений с указанием кто и когда сохранил новую версию. При вызове контекстного меню отдельной версии документа мы можем выполнить одно из действий – скачать, восстановить, удалить. Выбрав «Восстановить», мы пересохраним эту версию от своего имени и сделаем ее текущей для просмотра и редактирования.
Рис. 8. История изменений.
Огромным преимуществом в создании, хранении и совместном редактировании документов на портале Битркис24 перед использованием аналогичных популярных инструментов на персональном компьютере, в виде Microsoft Word или в онлайн-сервисах, например, Google-документы будет то, что ваши документы создаются и обрабатываются на самом портале, а значит к ним всегда будет быстрый доступ, даже со смартфона, они всегда будут защищены от несанкционированного редактирования, удаления или скачивания. Вести документооборот компании на портале Битрикс24 будет удобно, как небольшим предприятиям, так и крупным бизнесам, т.к. он обеспечивает защиту, надежное хранение и совместную работу с документами.
