Изменение правил делопроизводства в госорганах и органах местного самоуправления

12.02.2020 вступают в силу новые Правила делопроизводства в госорганах и органах местного самоуправления согласно Приказу Росархива от 22.05.2019 N 71.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти претерпели следующие изменения:

1) Расширение сферы действия документа
Действие новых Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Для данных организаций применение Правил является обязательным. Для прочих предприятий новые Правила не регламентируются, но могут применяться, как методическая основа для управления документами.
Предыдущий документ распространялся на ведение делопроизводства только в федеральных органах исполнительной власти.

2) Новые Правила применяются на больший перечень систем документации
Требования Правил распространяются не только на управленческую документацию, но и на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию. Однако правила касаются только общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Специфика бухгалтерского и кадрового документооборота по-прежнему не является предметом регулирования Росархива.

3) Расширение требований к управлению документами в системе электронного документооборота
Системы электронного документооборота, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным Федеральным архивным агентством (п.2.3 Правил)(в соответствии с Указом Президента РФ от 22.06.2016 N 293 (ред. от 18.12.2018) к полномочиям Росархива отнесена разработка типовых функциональных требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов). См. Проект «Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»

4) Установлена структура данных в системах электронного документооборота
Закреплен перечень обязательных сведений о документе, включаемом в систему электронного документооборота (СЭД): поля регистрационной карточки, перечень классификаторов и справочников.

5) Закреплен принцип единства форм бумажных и электронных документов
Электронные шаблоны документов, используемые при создании электронных документов (ЭД), по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
6) Закреплено требование к листу согласования документов длительного срока хранения
Лист согласования составляет неотъемлемую часть документа, направляемого на длительное хранение. Распечатанный из СЭД лист согласования должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

7) Зафиксирована возможность создания документов в электронной форме
Закреплена возможность создания и хранения документов исключительно в форме ЭД вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме ЭД предусмотрено законодательными актами РФ или нормативными правовыми актами уполномоченного ФОИВ (Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности").

8) Закреплены процедуры подготовки электронных документов к передаче на хранение

1. Преобразование текстовых ЭД в в формат архивного хранения PDF/A-1, если ЭД был создан или включен в систему в ином формате.
2. Формирование в СЭД:
• описей электронных дел, документов структурных подразделений:
• контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные ЭД, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового ЭД в формате PDF/A-1;
• электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров ЭД или контейнером одного ЭД.
3. Миграция ЭД на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам.
4. Проверка воспроизводимости ЭД.
5. Проверка ЭД на наличие вредоносных компьютерных программ.
6. Формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

9) Закреплены требования к уничтожению электронных документов

1. На ЭД с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Правила хранения 2015 г.).
2. ЭД с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
3. ЭД считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
10) Закреплены требования к ведению электронных дел
1. ЭД формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
2. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.
3. ЭД после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
4. ЭД независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
5. Если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме ЭД ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.
6. В бумажное дело, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе.
7. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.