08.11.2024
3 минуты
Содержание
- Первый этап: перевод на КЭДО 80% кадровых документов с помощью 1С:Документооборота
- Второй этап: перевод на КЭДО 95% кадровых документов
- Примеры действующих сценариев КЭДО
- Результаты проекта
- Что дальше?
Поделимся опытом внедрения КЭДО в нашей собственной компании 1С-КПД. Мы считаем, что выбрали наиболее быстрый и наименее затратный способ перейти на КЭДО.
Первый этап: перевод на КЭДО 80% кадровых документов с помощью 1С:Документооборота
Мы начали с автоматизации на базе 1С:Документооборота обработки базовых кадровых документов, для подписания которых сотрудникам достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Это:
-
авансовые отчеты,
-
расчетные листки,
-
графики отпусков,
-
приказы на отпуск,
-
локально-нормативные акты,
-
ученические договоры и т.д.
Это позволило перевести на электронный документооборот 80% кадровых документов нашей компании. Резко снизились расходы на бумагу, канцелярские принадлежности, почтовую пересылку и т.д. Ускорились процессы подготовки, доставки, согласования, подписания большинства документов.
Второй этап: перевод на КЭДО 95% кадровых документов
На втором этапе компания внедрила усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП)
Для подписания более важных кадровых документов, таких как:
-
трудовые договоры,
-
дополнительные соглашения,
-
приказы о переводе,
сотруднику требуется усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Такую подпись бесплатно получают пользователи сервиса 1С:Кабинет сотрудника. А сам сервис встроен в систему 1С:Зарплата и управление персоналом, которая используется в нашей компании. Таким образом, задачей второго этапа проекта стала интеграция 1С:Документооборота с этими решениями.
В итоге на КЭДО были переведены 95% кадровых документы компании – кроме тех, что нужно пока вести в соответствии с законодательством в бумажном формате:
-
приказов об увольнении;
-
актов о несчастном случае на производстве;
-
документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда.
Примеры действующих сценариев КЭДО:
-
Трудовой договор создается по шаблону в 1С:Документообороте, подписывается ответственным сотрудником и передается 1С:ЗУП в 1С:Кабинет сотрудника, где тот подписывает документ с помощью УНЭП. Договор с двумя подписями возвращается в 1С:Документооборот для хранения.
-
Бухгалтер начисляет зарплату в 1С:ЗУП и направляет расчетные листки каждому сотруднику в его 1С:Кабинет сотрудника. Если в течение заданного времени расчетный листок не будет просмотрен, стороны получат уведомление.
Результаты проекта:
-
КЭДО позволяет экономить на одного сотрудника в среднем 3000 рублей в год.
-
Поиск любого документа сократился до 10 секунд.
-
Виртуальный прием удалённого сотрудника (с подписанием документов с обеих сторон) сократился с недели и более до 30 минут.
-
Значительно сократились затраты времени руководителя на подписание кадровых документов.
-
КЭДО в компании соответствует всем требованиям законодательства.
-
Обеспечено прозрачное взаимодействие работодателей и работников по кадровым вопросам.
-
Повысилась вовлеченность сотрудников, особенно удаленных (для сведения: в 1С-КПД 80% сотрудников работают удаленно).
-
Выросла эффективности работы кадровой службы.
-
Усилился HR-бренд 1С-КПД (многих соискателей привлекает, что в компании внедрен КЭДО).
Что дальше?
На следующем этапе компания планирует подключить к 1С:Документообороту систему 1С:Архив для долговременного (более 10 лет) и постоянного хранения кадровых документов.
