Решение проблемы сохранения документов Word с помощью формата PDF/A

Современные технологии привнесли в нашу жизнь множество улучшений и упрощений, особенно в сфере обработки и хранения документов. Однако даже среди всех достижений, связанных с цифровой обработкой информации, остаются некоторые проблемы, требующие специального внимания и решений. 

Одной из таких проблем является некорректное отображение и сохранение документов, созданных в текстовом редакторе Microsoft Word (.doc, .docx). 
Проблемы, связанные с отображением шрифтов и форматирования, могут возникнуть из-за различных факторов, например, отсутствие требуемого шрифта на компьютере или несовместимость между версиями программы. Это может затруднить восприятие необходимой информации, а также привести к затруднению в последующей обработке  самого документа.

Для решения подобных проблем и обеспечения надежного хранения документов рекомендуется использовать формат PDF/A. Этот формат был специально разработан для долгосрочного архивного хранения электронных документов. Он обеспечивает сохранение оригинального форматирования и шрифтов, примененных к тексту, созданному в Word. 
Ключевое преимущество PDF/A заключается в том, что он внедряет всю необходимую информацию для корректного отображения документа. Таким образом, даже если получатель не имеет на своем компьютере требуемых шрифтов, документ будет отображаться точно так же, как задумано автором. Вся необходимая информация встроена непосредственно в документ, что делает его автономным и надежным источником информации.

Формат PDF/A успешно решает проблемы, связанные с отображением шрифтов и форматированием, которые могут возникнуть при использовании формата Word. Он обеспечивает сохранность документов на долгие годы и гарантирует, что информация будет воспроизводиться верно, независимо от изменений в технических параметрах окружающей среды. 
Поэтому при сохранении документов для архивного хранения и обмена рекомендуется обратить внимание на преимущества формата PDF/A и использовать его как надежное решение для сохранения целостности документов.

Как настроить итоговый формат файла в 1С:Документооборот
Для настройки данной функции нужно через раздел меню Настройка – Настройка программы – Общие настройки - Настроить
 
 

Программа 1С:Документооборот предлагает на выбор два варианта файла: Оригинальный и PDF/A
 
Конвертация в данном случае доступна для файлов форматов:
• .doc
• .docx
• .odt
 
После подписания файла документа электронной подписью при сохранении будет выгружаться файл в формате PDF/A


   

При выгрузке документа вместе с электронной подписью в состав выгрузки попадет несколько файлов.