Использование и хранение электронных перевозочных документов

Содержание

• Почему использование ЭПД становится стандартом
• Как перейти на ЭПД
• Заключение

Расскажем, как нововведения в системе повлияют на работу сотрудников различных служб компании.

Интерес бизнеса к переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД) постоянно растет. Начиная с сентября 2022 года, компании оформили в ГИС ЭПД миллионы электронных транспортных накладных, путевых листов и т.д. Расскажем о внедрении, использовании и хранении ЭПД.

Почему использование ЭПД становится стандартом

С одной стороны, этот процесс стимулируется государством.

Еще в 2022 году участники грузоперевозок получили право использовать электронные перевозочные документы вместо бумажных.

В 2026 году использование ЭПД станет обязательным на рынке перевозок алкогольной продукции, и это вовлечет в цифровизацию документооборота множество небольших перевозчиков.

Также государство:

• собирается внедрять мультимодальные накладные для всех типов транспорта;

• обсуждает с партнерами по ЕАЭС применение международных электронных транспортных накладных;

• проводит эксперимент по созданию Национальной цифровой транспортно-логистической платформы (НЦТЛП).

С другой стороны, накапливается критическая масса субъектов хозяйствования, внедривших ЭПД. Появляется все больше потенциальных партнеров, способных взаимодействовать друг с другом в электронном формате. При этом выгоды использования ЭПД сами по себе очевидны:

• Экономится время за счет быстрого обмена электронными документами.

• Сокращаются расходы благодаря отказу от обмена бумажными документами.

• Сводится к минимуму количество ошибок при оформлении документов.

• Исключается потеря и порча документов. 

• Ускоряются расчеты: грузоперевозчики получают оплату в среднем на 20 дней быстрее.

• Упрощаются проверки, снижается риск штрафов.

Как перейти на ЭПД

Более 90% российских компаний сегодня используют решения 1С. Для них самый простой и удобный способ перейти на ЭПД – подключить сервис 1С-ЭПД к одной из учетных систем (1С:Бухгалтерии, 1C:ERP, 1C:Управлению автотранспортом, 1С:Транспортной логистике и т.д.). 

После этого все операции по созданию, корректировке, подписанию, обмену ЭПД будут выполняться прямо в окне подключенной учетной системы. Пользователям не придется терять время на переключение между приложениями и выполнение дополнительных обработок.

Сервис также взаимодействует с государственной информационной системой ЭПД (ГИС ЭПД), через которую происходит обмен электронными документами с другими участниками перевозок.

В то же время компании обязаны обеспечивать архивное хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства. Например, согласно Налоговому кодексу и Приказу Росархива №236 от 20.12.2019, транспортные накладные и договоры фрахтования относятся к категориям документов, которые нужно хранить не менее 5 лет. Заказы (заявки) подлежат хранению 3 года, путевые листы – 5 лет.

СЭД 1С:Документооборот обеспечивает долгосрочное, до 10 лет, архивное хранения документов в соответствии с требованиями Росархива, отраженными в его приказе №69 от 15.06.2020. Для долгосрочного хранения документов после 10 лет предназначена другая система – 1С:Архив. Учитывая сроки обязательного хранения электронных перевозочных документов, оптимальным решением для создания архива ЭПД будет 1С:Документооборот.

Заключение

Использование сервиса 1С-ЭПД, учетных систем 1С и СЭД 1С:Документооборот обеспечивает комфортный и быстрый переход компании на электронные перевозочные документы. В свою очередь, внедрение ЭПД по этой схеме:

• Повышает конкурентоспособность бизнеса за счет оптимизации бизнес-процессов.

• Ускоряет взаиморасчеты, снижает затраты и операционные риски.

• Обеспечивает архивное хранение ЭПД в соответствии с требованиями законодательства.