27.08.2024
4 минутыСодержание
- Статус поручений
- Задержка при заключении важной сделки
- Системный подход к заключению сделок
- Согласование документов с поставщиками
- Поиск документов по заказчику
- Проверка версии договора
- Эффективность использования персонала
- Аккумулирование мнений команды
- Командная работа в удаленном режиме
- Обеспечение непрерывности бизнеса
- Заключение
Каждый руководитель бизнеса использует несколько источников информации для принятия решений. Но есть вопросы, на которые директор компании найдет ответы только в системе электронного документооборота, такой как 1С:Документооборот.
Перечислим наиболее важные темы, влияющие на эффективность бизнеса.
1. Статус поручений
Вопрос директора: «Какие из моих поручений просрочены, находятся в работе, выполнены?»
Без СЭД следить за исполнительской дисциплиной практически невозможно. Не имея в своем распоряжении 1С:Документооборот, руководитель потратит многие часы на устные опросы и переписку с сотрудниками по поводу выполнения своих поручений. И все равно получит искаженную, эмоционально перегруженную и фрагментарную картину. В 1С:Документообороте руководитель видит реальный статус каждого поручения и может в любой момент вмешаться в процесс его исполнения.
2. Задержка при заключении важной сделки
Вопрос директора: «Кто из сотрудников задерживает процесс заключение сделки?»
Отсутствие СЭД затрудняет и замедляет выявление слабых звеньев в процессе заключения сделки. 1С:Документооборот позволяет в реальном времени анализировать действия по подготовке и согласованию контрактов, выяснять причины задержек и принимать меры по их устранению.
3. Системный подход к заключению сделок
Вопрос директора: «Как много контрактов мы уже упустили из-за своей медлительности? И как ускорить их подготовку?»
Без СЭД сложно обеспечить системный подход к процессам взаимодействия с клиентами. Компания будет постоянно уступать сделки конкурентам, вооруженным СЭД. 1С:Документооборот позволяет анализировать и оптимизировать процессы согласования документов. Это повышать вероятность успешных сделок и минимизирует упущенные возможности.
4. Согласование документов с поставщиками
Вопрос директора: «Кто из поставщиков чаще всего задерживает и дольше всего согласовывает документы?»
Без СЭД сложно контролировать процесс обмена документами с поставщиками, что может приводить к задержкам в поставках сырья и комплектующих. 1С:Документооборот помогает определить проблемных поставщиков и оптимизировать взаимодействие с ними.
5. Поиск документов по заказчику
Вопрос директора: «Позвонил заказчик. Как быстро найти связанные с ним документы?»
В отсутствие системы электронного документооборота поиск нужных документов может отнимать от десятков минут до несколько часов каждый день. А это для руководителя непозволительная роскошь. 1С:Документооборот обеспечивает доступ к документам по любому заказчику в течение нескольких секунд, повышая оперативность отклика и удовлетворенность клиентов.
6. Проверка версии договора
Вопрос директора: «Принесли на подпись договор. А это действительно последняя согласованная версия?»
Без СЭД всегда существует риск подписания неактуальной версии договора. 1С:Документооборот хранит все версии документов и позволяет легко проверить, является ли предоставленный документ последней согласованной версией. Ошибки и недоразумения исключаются.
7. Эффективность использования персонала
Вопрос директора: «На какие задачи сотрудники тратят больше времени? Это те же задачи, от которых зависит наша прибыль?»
Руководителю важно понимать, как распределяются усилия сотрудников и насколько это влияет на прибыль компании. 1С:Документооборот предоставляет инструменты анализа использования рабочего времени, обеспечивая рост эффективности управления бизнесом и вовлеченности персонала.
8. Аккумулирование мнений команды
Вопрос директора: «Взялся подписывать документы после рабочего дня. А что о них думают мои подчиненные?»
СЭД предоставляет сотрудникам возможность оставлять комментарии и замечания к документам. Руководитель может учитывать мнения команды для принятия более взвешенных и обоснованных решений.
9. Командная работа в удаленном режиме
Вопрос директора: «Как прекратить откладывать важные и срочные решения, если ключевые специалисты постоянно в командировках?»
СЭД обеспечивает доступ к документам из любой точки мира, что позволяет специалистам участвовать в принятии важных решений даже в командировках. Благодаря 1С:Документообороту обеспечивается непрерывность и коллегиальность в управлении компанией, оперативность в решении наиболее важных и неотложных задач.
10. Обеспечение непрерывности бизнеса
Вопрос директора: «Как обеспечить непрерывность бизнеса, если, не дай бог, пожар или наводнение?»
Без системы электронного документооборота компания может потерять важные документы в случае чрезвычайных ситуаций. 1С:Документооборот обеспечивает надежное хранение и защиту данных, в том числе в облаке, позволяя быстро восстановить доступ к документам и продолжить работу без значительных потерь.
Заключение
1С:Документооборот для руководителя играет роль экспертной справочной системы, предоставляя в течение дня информацию для принятия ключевых решений для эффективного управления компанией.
