Алгоритм перехода с зарубежной СЭД на 1С:Документооборот

Содержание

• Шаг 1. Анализ данных в старой системе
• Шаг 2. Решение о необходимости переноса исторических данных
• Шаг 3. Отказ от переноса исторических данных
• Шаг 4. Создание механизма переноса данных
• Шаг 5. Решение о необходимости переноса текущих задач
• Шаг 6. Перенос карточек документов и файлов
• Шаг 7. Сравнение логики и алгоритмов двух систем
• Шаг 8. Определение функционала для переноса
• Шаг 9. Обучение пользователей
• Заключение

Все больше российских компаний переходят на отечественное ПО, в т.ч. в рамках государственной программы импортозамещения. Этот процесс включает в себя и смену системы электронного документооборота.

Переход с зарубежных СЭД на российские аналоги, такие как 1С:Документооборот, требует тщательной подготовки и взвешенных решений. Основная задача: сохранить целостность данных и возможности обработки документов, чтобы избежать сбоев в работе компании.

Компания 1С-КПД предлагает клиентам следующий алгоритм действий.

Шаг 1. Анализ данных в старой системе

Вначале наши специалисты проводят анализ данных, хранящихся в текущей системе. Это позволяет понять, какие данные подлежат переносу и какими способами.

Шаг 2. Решение о необходимости переноса исторических данных

Совместно с заказчиком принимаем решение, нужно ли переносить в новую систему исторические данные.

Шаг 3. Отказ от переноса исторических данных

Если исторические данные не будут востребованы заказчиком, можно отказаться от их переноса и сразу перейти к выполнению шага 5. Это значительно ускорит процесс миграции.

Шаг 4. Создание механизма переноса данных

Если исторические данные важны для заказчика, специалисты 1С-КПД создают обработку для их переноса в 1С:Документооборот с учетом базы данных, которая используется в старой СЭД.

При этом более простой вариант миграции ограничивается переносом карточек документов и файлов. Более сложный вариант требует сохранения истории выполнения задач.

Шаг 5. Решение о необходимости переноса текущих задач

Совместно с заказчиком принимаем решение, нужно ли переносить в новую систему данные о текущих задачах, которые находятся в работе у пользователей.

Шаг 6. Перенос карточек документов и файлов

Если данные о текущих задачах не понадобятся заказчику, для ускорения миграции переносим только карточки документов и файлы.

Шаг 7. Сравнение логики и алгоритмов двух систем

Если перенос данных о текущих задачах необходим, сравниваем сравнить логику и алгоритмы работы старой и новой систем. Это поможет выбрать оптимальный способ переноса задач, текущих статусов, виз и документов.

Шаг 8. Определение функционала для переноса

На этом этапе важно определить, какой функционал старой системы необходимо перенести в новую. Не следует стремиться сделать из 1С:Документооборот точную копию старой СЭД. Практика показывает, что эффективнее использовать богатый набор инструментов, предложенных в 1С:Документооборот, адаптируя их под текущие нужды компании.

Шаг 9. Обучение пользователей

Завершающий этап – обучение пользователей работе с новой системой. Качественное обучение позволит минимизировать стресс от перехода и ускорить адаптацию сотрудников к новым инструментам.

Заключение

Переход с зарубежной СЭД на 1С:Документооборот требует тщательного планирования каждого этапа. Следуя вышеописанному алгоритму, компании смогут минимизировать потери данных и адаптировать новый функционал под свои нужды. Важно помнить, что успешный переход обеспечивают не только технические, но и организационные решения, включая программу обучения пользователей.