Чек-лист: настройка системы в начале года

Содержание

• Обновите производственный календарь
• Проведите аудит и настройте номенклатуру дел
• Настройте нумерацию документов
• Проверьте и обновите шаблоны документов
• Проверьте наличие оригиналов документов
• Актуализируйте данные
• Спланируйте график отпусков
• Заключение

В 1С:Документообороте есть несколько настроек, о которых важно не забыть в конце уходящего – начале следующего года. Используйте этот чек-лист, чтобы настроить систему быстро и без ошибок.

Обновите производственный календарь

Производственный календарь определяет рабочие, выходные и праздничные дни, влияет на расчёт сроков задач и проектов, оценку трудозатрат сотрудников. Чтобы избежать ошибок:

• Используйте команду «Заполнить календарь» для автоматического обновления.

• Укажите праздничные, предпраздничные дни и переносы рабочих дней.

• Настройте индивидуальные графики для отдельных сотрудников и подразделений, если их режим работы отличается.

Проведите аудит и настройте номенклатуру дел

Номенклатура дел – систематизированная опись всех видов документов в компании. Для её обновления при переходе к следующему году:

• Проверьте актуальность существующих дел, закройте завершённые дела, передайте документы в архив.

• При необходимости измените состав дела, а также информацию о нем, включая описание, категории ответственных лиц и сроки выполнения дел.

• Для быстрого старта скопируйте структуру номенклатуры из предыдущего на следующий год.

Настройте нумерацию документов

Правильная нумерация помогает избежать путаницы и упрощает поиск документов.

• Проверьте логику и непротиворечивость настроек автоматической нумерации.

• Настройте независимую нумерацию по видам, тематикам документа, подразделениям, проектам, связанным документам и т.д.

• Избегайте ручного ввода номеров, чтобы исключить их некорректные форматы, дублирование и пробелы в нумерации.

Проверьте и обновите шаблоны документов

Шаблоны ускоряют создание новых документов и обеспечивают их единообразие.

• Актуализируйте информацию в шаблонах (например, даты и реквизиты).

• Проверьте соответствие шаблонов корпоративным стандартам в оформлениии и содержании.

Проверьте наличие оригиналов документов

Некоторые контрагенты продолжают работать с бумажными документами. Важно убедиться, что вы получили от них подписанные оригиналы согласованных документов:

• Включите функцию «Контролировать наличие оригинала» в карточке вида документа.

• Проанализируйте список зарегистрированных документов, не имеющих оригиналов, для принятия решений.

Актуализируйте данные

В общих настройках системы можно включить функцию актуализации данных. Это позволит: Система позволяет отслеживать неактуальные задачи и просроченные приглашения.

• Автоматически отменять все приглашения, просроченные более чем на 30 дне.

• Завершать или отменять задачи уволенных сотрудников.

• Переназначьте задачи, если исполнитель и его руководитель больше не работают в компании.

Спланируйте график отпусков

Начало года – лучшее время для составления графика отпусков. С помощью модуля-расширения к 1С:Документообороту «1С-КПД: График отпусков»:

• Сотрудники самостоятельно планируют отпуска.

• Руководители утверждают выбранные даты.

• HR-специалисты проверяют пересечения и отправляют сводный график в 1С:ЗУП для оформления приказов на отпуск.

Настройка 1С:Документооборот в начале года – это инвестиция в продуктивность вашей команды. Обновите календарь, номенклатуру дел, нумерацию и шаблоны, чтобы сократить рутину, минимизировать ошибки и ускорить рабочие процессы. Следуйте этому чек-листу ежегодно, чтобы начинать каждый год организованно и эффективно.