Две модели управления документами

Содержание

• Различие между СЭД и ЭДО: что важно знать
• Две модели совместного использования 1С:Документооборота и 1С-ЭДО
• Заключение

В систему 1С:Документооборот, как и в другие конфигурации 1С, встроен сервис обмена документами с контрагентами 1С-ЭДО. Это позволяет обеспечить комплексный подход к управлению внутренним и внешним документооборотом компании. Однако успешность этой интеграции во многом зависит от выбора подходящей модели взаимодействия, основанной на специфике документов, с которыми работает компания.

Различие между СЭД и ЭДО: что важно знать

Прежде чем выбрать модель совместного использования 1С:Документооборота и 1С-ЭДО, важно понимать различия между системами электронного документооборота (СЭД) и ЭДО.

СЭД, такие как 1С:Документооборот, с самого начала создавались для автоматизации внутренних процессов компании, включая подготовку, согласование и хранение документов.

Сервисы ЭДО, в свою очередь, были изначально предназначены для внешнего обмена между организациями налоговыми документами строго установленного образца (например, счетами-фактурами).

Со временем оба инструмента стали сближаться. Сервисы ЭДО начали также гарантировать юридическую значимость электронных документов (например, договоров) подписанных юрлицами. А СЭД – обеспечивать процедуру согласования таких документов.

Современные СЭД, включая 1С:Документооборот, интегрируют в себя функции ЭДО. Это позволяет компаниям управлять как внутренними, так и внешними документами в единой системе.

Две модели совместного использования 1С:Документооборота и 1С-ЭДО

Существуют две основные модели совместного использования 1С:Документооборота и 1С-ЭДО Выбор между ними зависит от типа документов, с которыми работает ваша компания.

1. Модель «1С:Документооборот как система сложного согласования документов»

Эта модель актуальна для компаний, которые в основном работают с формализованными документами (такими как счета-фактуры и акты) либо с документами, не требующими дополнительного согласования (например, регулярными коммунальными платежами). Такие документы поступают из 1С-ЭДО напрямую в учетные системы (1С:ERP, 1С:Бухгалтерию, 1С:Зарплату и управление персоналом и т.д.).

Однако, если какие-то документы требуют сложного согласования или дополнительной обработки, они передаются в 1С:Документооборот для дальнейших действий.

2. Модель «1С:Документооборот как центр ЭДО»

Вторая модель предполагает использование 1С:Документооборота в качестве центрального хаба для всех документов, поступающих из 1С-ЭДО. В этом случае все документы проходят через 1С:Документооборот, где могут подвергаться сложной обработке и согласованию. Но часть документов может передаваться в учетные системы.

Модель рекомендуется для компаний, работающих в основном с неформализованными документами, требующими сложного согласования, или для тех, кто использует несколько информационных систем одновременно. Например, компания, которая обрабатывает большое количество служебных записок, официальных писем или других документов, которые не имеют установленных требований и оформляются в связи с потребностями организации, найдет эту модель более подходящей.

Заключение

Правильный выбор модели совместного использования 1С:Документооборота и 1С-ЭДО может значительно упростить процессы управления документами, повысить их прозрачность и юридическую значимость, а также снизить риск ошибок. Оцените тип и объем ваших документов, чтобы выбрать модель, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашей компании. Независимо от выбранной модели, интеграция 1С:Документооборота и 1С-ЭДО поможет вам эффективно управлять как внутренними, так и внешними документами, улучшая общую производительность бизнеса.