Этапы обработки документов в организации

Этапы обработки документов
При регламентации процессов и разработке документов необходимо учитывать обязанности сотрудников/структурных подразделений за  следующие этапы обработки документов:

Создание документов:
–    разработка документов,
–    оформление документов,
–    издание документов,
–    публикация документов.

Учет документов:
–    категоризация документов,
–    присвоение классификационных признаков и нумерации документов,
–    регистрация документов и ведение журналов регистрации,
–    ведение справочников по документам,
–    ведение номенклатуры дел подразделений,
–    введение и выведение документов из обращения.

Управление правилами работы с документами:
–    разработка нормативных и регламентных документов по управлению жизненным циклом документов,
–    внедрение процессов ДОУ в Компании,
–    разработка форм, шаблонов, бланков, образцов документов,
–    управление доступом сотрудников компании к документам,
–    защита информации, содержащейся в документах,
–    формирование и анализ статистики и отчетности по оборачиваемости документов,
–    контроль исполнения сотрудниками компании требований документов.

Обеспечение движения документов:
–    сопровождение документов по их жизненному циклу,
–    управление взаимодействием участников документооборота: владельцев документов, авторов документов, исполнителей требований документов, экспертов и иных участников, определенных жизненным циклом документа,
–    адресация и доставка документов участникам,
–    экспедиция документов в твердой копии,
–    применение средств автоматизации для повышения эффективности.

Обеспечение достоверности информации документов:
–    согласование документов,
–    организация экспертизы документов,
–    ревизия актуальности документов и информации в документах,
–    управление версиями документов.

Обеспечение сохранности документов:
–    организация мест хранения документов,
–    создание резервных копий и дубликатов документов,
–    обеспечение условий хранения документов,
–    архивирование документов,
–    восстановление документов из резервных хранилищ.