Методы описания процессов

Одним из методов регламентации процессов документооборота является его структурированное описание, отражающее следующие аспекты:

• Последовательность движения документа и работы с ним

• Изменения, внесенные в документ в результате этих действий

• Субъект, отвечающий за изменение документа

Также описание процессов документооборота позволяет провести их детальный анализ с целью дальнейшей оптимизации или автоматизации.

Методологические подходы и способы описания, применяемые для процессов документооборота, те же, что и для описания бизнес- процессов предприятия.

Существуют три основных метода описания бизнес-процессов:

1. Последовательное текстовое описание процесса.

Примером текстового описания фрагмента процесса документооборота является следующий текст: "Делопроизводитель регистрирует документ и передает его на рассмотрение Директору".

Описание процесса в текстовой форме считается самым неудобным способом, так как сплошной текст не позволяет проанализировать и оценить правильность описания процессов.

Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно и большая часть внутренней мыслительной деятельности человека уходит на то, чтобы преобразовать текст в образы. Поэтому при использовании текстового описания процессов документооборота производительность и качество решений по их оптимизации оставляют желать лучшего.

Текстовое описание оптимально использовать для регламентации (закрепления) процессов документооборота в качестве Положения о документообороте или приложения к должностным инструкциям сотрудников.

  2. Табличное описание процесса

Табличная форма описания процессов документооборота более эффективна по сравнению с текстовой.

Если в таблице четко определить поля: название функции, исполнитель функции, время исполнения, логика маршрутизации, то такое описание процесса будет достаточно наглядным и удобным для использования. Из него можно будет понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в процессе выполняются работы, и соответственно процесс будет проще проанализировать.

Табличное описание активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания процессов в приложении к задачам автоматизации, поскольку позволяет задать маршрутизацию документа, описать изменение содержания информации, способ ее внесения и определить возможность автоматизации данной операции.

   3. Графическое описание процесса.

Графическая форма описания процессов считается наиболее эффективной, поскольку облегчает восприятие и логический анализ процессов, а так же заставляет правильно отражать логику процесса.

Графическое описание бизнес-процессов может быть представлено в простой форме, например с использованием MS Visio. Простота и наглядность этих схем позволяет работать с ними даже тем сотрудникам, которые не имеют навыков системного анализа.

Графическое описание процессов документооборота необходимо тогда, когда в организации сложный документооборот с разветвленными процессами, процедурами движения документов и множеством субъектов, участвующих в этих процессах. Графическое описание применяется для детального анализа процессов на предмет их оптимальной организации, выявления узких мест.

Для сложной формы описания обычно используются специализированные инструментальные средства и нотации, принятые для описания бизнес-процессов

райне важно при создании графического представления БП пользоваться стандартизованными нотациями графического описания. Они хорошо известны среди специалистов, существуют довольно продолжительное время и поддерживаются рядом специальных программных продуктов (CASE-средствами). Поэтому модели, созданные по стандартизованным правилам описания, легко воспринимаются всеми заинтересованными лицами и передаются от исполнителя заказчику в электронном виде.

Вопросы, на которые должна отвечать схема БП

• После какого события или факта процесс начинается?

• Кто в нем участвует (является его исполнителем)?

• Что конкретно делает каждый исполнитель?

• Что является результатом выполнения всего процесса и результатом работы каждого исполнителя?

• Какие могут быть разветвления (варианты) в процессе и в каких случаях?