Оптимизация документооборота. Структура предприятия

Для чего менять?
Это тот вопрос, который могут задавать себе руководители. Если компания работает и получает прибыль, то, наверное, она и так достаточно эффективна, поэтому менять ничего не нужно. Кроме того, существует ряд опасений, связанных с изменениями в структуре. Все это верно и определенные риски для компании существуют, как и риски при любых изменениях.
В каких случаях организационная структура предприятия нуждается в изменениях?
Как правило, необходимость в структурных изменениях возникает в  силу нескольких причин:
1.    Изменение ситуации на рынке.
2.    Изменение целей и стратегии компании.
3.    Активный рост компании.
структурные проблемы прямо и косвенно влияют на работу организации:
•    оперативность получения информации и принятие решений;
•    возможность определить ответственность, контроль за выполнением задач;
•    соответствие персонала занимаемым должностям;
•    оптимальная численность штата;
•    использование рабочего времени руководителей;
•    согласованность действий отдельных подразделений.
Работа по оптимизации структуры необходима для того, чтобы устранить расхождение между тем, как видит структуру руководитель компании, какая она на самом деле и какой должна быть с точки зрения консультантов, учитывая цели и специфику организации.
Кроме того, оптимизация структуры позволяет устранить часть конфликтов, возникающих в связи с неопределенностью ответственности за решение задач, повысить оперативность принятия решений, систематизировать поступление необходимой информации, убрать ненужные связи и сделать процессы более быстрыми и эффективными.
Последствия изменения организационной структуры предприятия:
1.    перераспределение задач. Кто-то из сотрудников лишится части полномочий, кто-то будет вынужден выполнять дополнительную работу. Изменения в структуре могут привести к недовольству сотрудников, конфликтам. Однако, перераспределение задач позволит использовать сотрудников более эффективно, а правильно закрепленные задачи дадут возможность быстрее их решать, что повысит оперативность работы компании.
2.    изменения в штате - сокращение одних сотрудников, поскольку их функции будут перераспределены между другими. А что, если этот сотрудник окажется самым опытным и всеми любимым? При этом плюсом будет то, что сокращение ненужного персонала высвободит дополнительные финансовые ресурсы, площади, технику, которые компания всегда найдет, куда применить.
3.     решение новых задач потребует от сотрудников новых знаний и навыков, насколько они смогут справиться с другими обязанностями. Но решение новых задач позволит сотрудникам более полно реализовать свои способности, а это положительно скажется на мотивации.
4.    в ходе закрепления функций может возникнуть необходимость в новой должности, на которую придется искать специалиста со стороны, а это дополнительные затраты и хлопоты для компании. Однако закрепление группы задач за отдельным специалистом позволит разгрузить других сотрудников и сконцентрировать усилия в одной области.