Связи между объектами в 1С:Документообороте

Содержание

• Автоматическое связывание объектов
• Настройка связей вручную
• Работа со связями
• Заключение

Для решения многих практических задач сотрудникам компаний приходится использовать несколько документов одновременно. Например, входящее письмо вместе с исходящим, договор вместе с допсоглашением, приказ о проведении мероприятия вместе с документами по его подготовке и т.д.

Встроенный в 1С:Документооборот механизм связей между различными объектами (документами, файлами, письмами, мероприятиями, проектами):

• избавляет пользователей от поиска каждого объекта по отдельности (достаточно найти один из них);

• ускоряет навигацию между связанными объектами;

• позволяет увидеть полный контекст задачи;

• оптимизирует процессы, в которых используются связанные объекты.

Также сводится к нулю риск ошибок, связанных:

• с неосведомленностью сотрудника обо всех документах, которые имеют отношение к его задаче;

• с использованием отмененных приказов, регламентов и т.д.

Автоматическое связывание объектов

В стандартных ситуациях 1С:Документооборот формирует связи автоматически. Вот несколько примеров:

• Приказы и их отмена. Система автоматически формирует между новым и отмененным приказом связь «Делает недействительным». Одновременно создается обратная связь между отмененным и новым приказом «Не действует в соответствии».

• Объекты на основании писем. Если создается документ или проект на основании входящего или исходящего письма, автоматически формируется связь «На основании письма» и обратная связь «Письмо-основание».

• Переадресация. При создании исходящего документа в качестве переадресации на основании входящего создается связь «Переадресация документа» и обратная связь «Переадресован документом».

Настройка связей вручную

Также 1С:Документооборот позволяет связывать объекты вручную, если автоматизация этого процесса не предусмотрена в системе.

Для настройки связи нужно:

1. В карточке документа перейти на вкладку «Связи» и нажать кнопку «Добавить».

2. В открывшемся помощнике создания связи выбрать нужный документ из списка «Недавних» или «Возможных».

3. Указать тип связи из предложенного списка (или создать новый тип).

4. При необходимости добавить комментарий, уточняющий смысл связи.

Система позволяет отмечать важные связи в тех случаях, когда одни документы критически важны для понимания других.

Работа со связями

1С:Документооборот предоставляет несколько инструментов для работы со связями:

• Просмотр связей. В карточке документа, а также в общем списке документов отображаются гиперссылки с указанием общего количества связей у документа. При клике на эту ссылку открывается окно «Связи». Здесь можно увидеть вложенный список связанных объектов.

• Просмотр, сохранение и печать файлов. В том же окне «Связи» пользователь может просматривать файлы, а также одновременно сохранять на жесткий диск и распечатывать несколько выбранных файлов из нескольких документов.

• Анализ связей. Отчет «Структура связей документа» наглядно визуализирует важные и все остальные связи в виде дерева. Здесь можно фильтровать связи по типу и уровню вложенности.

Заключение

Механизм связей в 1С:Документообороте повышает прозрачность работы с документами, ускоряет навигацию между ними, снижает количество ошибок.

Для максимальной эффективности важно:

• в комплексе использовать автоматические и ручные настройки связей;

• постоянно отслеживать, как объект, над которым вы работаете, связан с другими объектами.