Управление документами. Принципы организации порядка

С точки зрения управления документами важно классифицировать их по отнесенности к деятельности компании.
Все документы Компании относятся к определенному уровню или классу документов. Порядок основан на иерархии документов и следованию следующим принципам.

1. Документ более высокого уровня содержит требования к подчиненному документу более низкого уровня.

2. Вышестоящий документ в своей структуре определяет перечень подчиненных документов и требования к структуре его разделов и их содержанию.

3. Подчиненный документ всегда имеет единственный документ в рамках своего класса документов, на основании которого он разработан.

4. Подчиненный документ полностью соответствует требованиям вышестоящего документа в своем классе и не противоречит требованиям документов более высокого уровня других классов.

5. За каждым документом назначается лицо, несущее персональную ответственность за документ, из числа сотрудников – Владелец документа.

6. За одним документом может быть закреплен только один владелец документа (принцип персонифицированной ответственности).

7. Владелец документа может изменяться по мере движения документа по своему жизненному циклу, но от момента создания проекта документа и до момента его уничтожения за документом на любой стадии жизненного цикла документа всегда закреплена персонифицированная ответственность.

8. Помимо Владельца документа ответственность за работу с документом (обеспечение его движения, регистрации, хранение или хранения) может быть дополнительно закреплена, в том числе, и за другими сотрудниками компании в рамках установленного процесса либо делегирования прав и полномочий, но без освобождения от ответственности Владельца документа.

9. Уровни документа определяют требования к назначению конкретного документа в иерархии документов