Управление документами. Распределение ответственности

Распределение ответственности за работу с документами необходимо каждой организации. Регламент работы с документами при переходе на безбумажный документооборот отражается при настройке СЭД через разграничение прав пользователей по исполняемым ими ролям в рамках структуры предприятия.  Четкая структура распределения ответственности за документы и связанные с ними процессы - непременное условие для оптимизации документооборота организации. 

Ответственность за работу с документами может быть закреплена:

• За Владельцем системы ДОУ (это могут быть: генеральный директор, его заместитель, начальник отдела делопроизводства). Владелец обладает полнотой прав и ответственности за документарное обеспечение управления в Компании, включая:

–      решения по классификации, типизации и систематизации документов Компании,

–      решения по распределению или изменению зон ответственности должностных лиц при работе с документами Компании,

–      решения по применению новых или изменению действующих методологий и технологий ДОУ,

–      решения по применению средств автоматизации и требованиям к автоматизации процессов ДОУ,

–      решения по составу и содержанию документов СУ ДОУ.

 

• За всеми должностными лицами и руководителями структурных подразделений Компании в части:

–      соблюдения правил создания документов,

–      соблюдения правил работы с документами,

–      обеспечения достоверности информации в документах,

–      обеспечения сохранности документов,

–      учета документов и ведения дел в подчиненном подразделении согласно номенклатуре дел.

•   За всеми сотрудниками компании в части:

–      соблюдения правил работы с документами,

–      обеспечение достоверности информации в документах,

–      обеспечение сохранности документов.

•   За функциональными руководителями в части:

–      разработки содержания нормативных документов, регламентирующих системы управления, владельцами которых они являются.

•  За директорами подчиненных организаций в части:

–      обеспечения правил работы со всеми официальными документами, относящимися к организации, в соответствии с требованиями законодательства, органов государственного управления и местных (региональных) нормативно правовых актов.

• За директором департамента информационных технологий в части:

–      обеспечения автоматизации бизнес процессов ДОУ.

–      обеспечения электронных хранилищ документов на электронных носителях и в СУБД.

–      обеспечения информационной безопасности ДОУ.

•   За начальником отдела качества в части:

–      обеспечения процессов ревизии и экспертизы документов Компании,

–      обеспечения публикации документов и ознакомления сотрудников Компании с правилами работы с документами,

–      формирования систем управления и распределения документов по функциональному признаку.

•   За начальником отдела делопроизводства в части:

–      обеспечения регистрации и учета всех документов по местам хранения в соответствии с номенклатурой дел,

–      обеспечения условий выработки управленческих решений коллегиальными органами (протокольная служба),

–      подготовки документов, содержащих управленческие решения, в соответствии с правилами создания документов,

–      обеспечения документооборота в соответствии с правилами движения документов

–      контроля исполнительской дисциплины,

–      контроля внешней переписки подразделений Компании, включая регистрацию входящих и исходящих документов,

–      обеспечения экспедиции входящих и исходящих документов в твердой копии (курьерская служба),

–      формирования отчетности и статистики по оборачиваемости документов и контролю исполнительской дисциплины.

• За начальником отдела архивоведения в части:

–      обеспечения процессов изъятия документов из обращения,

–      контроля уничтожения документов,

–      передачи официальных документов организаций в государственный архив,

–      архивное хранение корпоративных и секретных документов Компании.

• За директором департамента персонала в части:

–      обеспечения процессов подбора, обучения, адаптации и аттестации персонала на соответствие квалификационным требованиям при работе с ДОУ,

–      контроля качества оформления положений о подразделениях и должностных инструкций на полноту отражения функций и ответственности подразделений и должностных лиц требованиям стандартов, подчиненных настоящему Руководству ДОУ,

–      соблюдения требований по созданию, учету и хранению документов кадрового делопроизводства.