Как избежать конфликта интересов функциональных заказчиков

Содержание

• Источники конфликтов интересов
• Реорганизация компании
• Перераспределение нагрузки
• Очередность обработки документов
• Как предотвратить конфликты интересов?
• Ранняя диагностика конфликтов
• Сопоставление собранных данных
• Решение конфликтов
• Заключение

Внедрение систем автоматизации, таких как 1С:Документооборот, может вызывать конфликты интересов между различными подразделениями компании. А если противоречия между целями и задачами служб выявляются на поздних этапах проекта (например, на приемо-сдаточных испытаниях) – это ведет к переделкам системы, задержкам проекта, перерасходу бюджета.

Понимание причин и способов разрешения конфликтов интересов – один из ключей к успешной реализации проекта.

Источники конфликтов интересов

Чаще всего конфликты интересов при внедрении системы документооборота связаны с перераспределением ответственности между службами и изменением бизнес-процессов. Основные причины:

Реорганизация компании

В процессе организационных изменений службы делят между собой новые полномочия, что приводит к спорам о распределении задач.

Пример: Одно из подразделений отказывается принимать участие в согласовании определённых документов, так как после реорганизации оно больше не будет связано с этим процессом. Другое подразделение также отказывается от ответственности, поскольку оно не связано с процессом по текущему регламенту.

Перераспределение нагрузки

Внедрение новых бизнес-процессов приводит к спорам о том, кто должен нести ответственность за определенные задачи.

Пример: Финансовый директор компании отказывается согласовывать финансовые документы на небольшие суммы, поскольку это отвлекает его от более важных задач. Однако другие участники процесса не хотят увеличивать свою долю ответственности.

Очередность обработки документов

Конфликты могут возникать между службами, не готовыми нести ответственность за правки документов на последнем этапе.

Пример: Юридическая служба и служба безопасности не могут прийти к компромиссу, кто из них должен проверять договоры на финальной стадии обработки.

Как предотвратить конфликты интересов?

Управление конфликтами интересов требует системного подхода еще на ранних стадиях проекта. Вот несколько стратегий, которые помогут избежать негативных последствий:

Ранняя диагностика конфликтов

Специалисты 1С-КПД уже на начальных этапах обсуждения проекта выявляют потенциальные точки разногласий между подразделениями. Аналитики проводят интервью с ключевыми участниками, чтобы выяснить их взгляды на взаимодействие со смежными службами.

Также по желанию заказчика может быть проведен анализ бизнес-процессов, чтобы более сбалансированно распределить ответственность между службами.

Сопоставление собранных данных

В больших проектах разработка маршрутов различных документов может быть разделена между разными аналитиками. Они проводят регулярный обмен информацией и сопоставление маршрутов для выявления противоречий и нестыковок.

Решение конфликтов

В случае, если конфликт выявлен уже в ходе проекта, специалисты выносят накопившиеся вопросы на уровень руководителя компании.

Заключение

Конфликты интересов при внедрении 1С:Документооборота – один из ключевых факторов, способных затормозить проект и увеличить расходы. Чтобы минимизировать риски, важно выявлять возможные разногласия на ранних этапах, проявлять проактивный подход и находить решения, способные удовлетворить все стороны.