Мифы, мешающие внедрению электронного документооборота

Содержание

• Заблуждение первое: «Бумажный документ, заверенный собственноручной подписью, юридически более значим, чем электронный»
• Заблуждение второе: «Затраты на внедрение СЭД большие, а отдача – невелика»
• Заблуждение третье: «Электронный документ легче украсть, чем бумажный»
• Заблуждение четвертое: «Бумажные документы легче систематизировать»
• Заблуждение пятое: «Электронный документооборот не подходит компании нашего масштаба»

Переход с бумажного на электронный документооборот часто вызывает сомнения у представителей бизнеса. Существуют распространенные мифы, которые преувеличивают риски такого перехода и мешают увидеть его преимущества.

Рассмотрим наиболее популярные заблуждения и покажем, почему внедрение 1С:Документооборота – важный шаг к повышению эффективности и безопасности бизнеса.

Заблуждение первое: «Бумажный документ, заверенный собственноручной подписью, юридически более значим, чем электронный»

В действительности, согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью.

Кроме того, в случаях, предусмотренных федеральными законами, нормативно-правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия, аналогичной юридической значимостью обладают и документы, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Благодаря этому электронные документы могут использоваться на равных с бумажными в любых правоотношениях, в том числе как доказательства в суде.

1С:Документооборот поддерживает работу со всеми видами электронной подписи: простой, неквалифицированной и квалифицированной. Тем самым система не только обеспечивает юридическую значимость документов, но и значительно ускоряет процесс их согласования и подписания. Ведь на физическое перемещение бумажных документов внутри офиса или по почте обычно уходят часы и дни. А в  1С:Документообороте документ мгновенно передается от одного участника процесса к другому.

Заблуждение второе: «Затраты на внедрение СЭД большие, а отдача – невелика»

Это не так. Инвестиции быстро окупаются за счет более эффективного использования фонда оплаты труда, экономии расходных материалов, офисных площадей и других ресурсов. Наши расчеты показывают: благодаря внедрению 1С:Документооборота компании каждый год экономят на порядок больше денег, чем они вложили в систему один раз. 

Заблуждение третье: «Электронный документ легче украсть, чем бумажный»

Как раз наоборот: бумажные документы гораздо легче украсть, а также скопировать, подделать, утратить во время стихийного бедствия или просто потерять.

Инструменты 1С:Документооборота обеспечивают:

• надежное и удобное управление правами доступа к документам;

• надежное хранение и резервирование документов на протяжении всего жизненного цикла;

• прозрачный контроль: кто и когда имел доступ к документам, какие изменения вносил и действия совершал;

• стойкую защиту документов от подделки с помощью средств криптографии и шифрования.

Заблуждение четвертое: «Бумажные документы легче систематизировать»

На самом деле, в СЭД гораздо больше возможностей для упорядочения и поиска документов, чем бумажный архив. 1С:Документооборот предоставляет пользователям логичную, понятную и удобную систему сортировки документов разными способами. В том числе по:

• видам документов: внутренние (акты, договора, служебные записки, заявления, инструкции, приказы и др.), входящие (жалобы, запросы, заявления, коммерческие предложения), исходящие (письма, ответы на запросы и жалобы);

• тематикам, позволяющим вести дополнительные разрезы документов (например, «Годовой отчет», «Тарифы и цены», «Имущественные вопросы», «Повышение квалификации», «Строительство и ремонт» и т.д.).   

• регистрационным номерам;

• ролям файлов в документах;

• контрагентам или сторонам подписания документа;

• статьям движения денежных средств;

• товарам и услугам;

• срокам действия и исполнения документа;

• связям между объектами и т.д..

1С:Документооборот поддерживает поиск в списках документов и полнотекстовый поиск во всей базе. Любой документ можно легко найти в системе за несколько секунд. Это значительно ускоряет работу и повышает производительность офисных сотрудников.

Также в системе доступна функция автосортировки документов с использованием технологии искусственного интеллекта. ИИ распознает содержание входящих документов и автоматически направляет их в соответствующие отделы компании.

Заблуждение пятое: «Электронный документооборот не подходит компании нашего масштаба»

Характерно, что эти слова можно услышать и в малых предприятиях, и в больших корпорациях. Первые нередко уверены, что еще не доросли до электронного документооборота. Вторые – жалуются на сложности настройки обмена документами с большим количеством контрагентов.

На самом деле, даже небольшая компания благодаря переходу на СЭД экономит существенную часть своего бюджета. Не менее важна для нее возможность выстроить на базе автоматизации документооборота регулярные и эффективные бизнес-процессы. А когда придет время масштабировать бизнес, 1С:Документооборот легко справится с растущим потоком документов.

Что касается крупных компаний, то для них электронный документооборот – оптимальный способ обеспечить единые стандарты взаимодействия с большим количеством контрагентов. А проблемы с внедрением и настройкой системы могут быть решены с помощью технологических подходов 1С-КПД.

Заключение

Вопреки распространенным заблуждениям, внедрение электронного документооборота обеспечивает работу бизнеса в правовом поле, повышает его информационную безопасность, снижает издержки, создает предпосылки для устойчивого роста.