Наиболее частые ошибки внедрения 1С:Документооборота

Содержание:

• Некачественное описание бизнес-процессов
• Избыток нестандартных требований
• Отсутствие лидера изменений
• Отсутствие полномочий у руководителя проекта
• Внедрение силами собственного ИТ-специалиста
• Заключение

  1С:Документооборот может стать источником значительных бизнес-преимуществ, если:

• провести автоматизацию процессов правильно;
• адаптировать систему к решению актуальных задач компании;
• завершить проект внедрения вовремя и в рамках запланированного бюджета.

Рассмотрим пять наиболее распространенных ошибок, которые допускают компании, внедряя 1С:Документооборот. И, соответственно, предложим пять способов предотвратить в ходе проекта незапланированные траты, задержки и провалы.

Некачественное описание бизнес-процессов

В итоге команда внедрения продвигается, фактически, вслепую. Проект затягивается, и даже его завершение не принесет ожидаемых результатов. Ведь, скорее всего, были автоматизированы не самые важные для компании, а также не устоявшиеся процессы, которые в любой момент могут измениться. 

Избыток нестандартных требований

Типичный итог – сильно кастомизированный программный монстр с избыточными функциями и большими трудозатратами на ввод данных. При этом 50% сложных доработок заказчики так и не используют. Ведь им хватает типового функционала 1C:Документооборота.

Решение: Мы рекомендуем двигаться небольшими шагами: вначале научиться работать с документами в цифре, освоить базовые возможности системы, и лишь затем планировать ее развитие.

Отсутствие лидера изменений

Проблема: Нередко заказчики назначают ответственного за проект формально, невзирая на его неготовность и нежелание улучшать документооборот в компании. В итоге и пользователи, и ответственный за проект разными способами саботируют изменения.

Решение: Заказчику следует назначить "мотором" проекта специалиста, который сам заинтересован в изменениях. Это обеспечит быстрый прогресс и минимизирует сопротивление пользователей переходу на электронный документооборот.

Отсутствие полномочий у руководителя проекта

Проблема: Фактически, полномочия ответственного за проект ограничиваются организацией совещаний. Проблемы обсуждаются, накапливаются, но не решаются. Рано или поздно проект останавливается.

Решение: Чтобы проект продвигался по плану, его лидер должен иметь достаточно полномочий для принятия самостоятельных решений и поддержку руководства компании.

Внедрение силами собственного ИТ-специалиста

Проблема: Возможно, он отлично разбирается в офисном софте, аппаратном обеспечении и настройке локальной сети. Но если он не умеет анализировать бизнес-процессы и настраивать 1С:Документооборот, то в ходе внедрения совершит все возможные ошибки и растянет проект на максимально возможный срок.

Решение: Доверьте внедрение специалистам с опытом работы с 1С:Документооборотом. Это гарантирует качественную настройку системы и ее эффективное использование. Напоминаем: чтобы овладеть системой на уровне мидл, в среднем требуется 2 года опыта работы с ней (подробнее о карьере консультанта по 1С:Документообороту читайте здесь).

Заключение

Избегая этих ошибок, ваша компания не только сэкономит время и ресурсы, но и обеспечит успешное внедрение электронного документооборота. Эффективная автоматизация повысит продуктивность сотрудников, улучшит управление документами и ускорит бизнес-процессы, способствуя росту и развитию вашего бизнеса.