Почему важно выстроить бизнес как систему перед автоматизацией бизнес-процессов

• Что такое управление бизнесом как системой
• Что произойдет, если автоматизировать бизнес, управляемый недостаточно системно
• Как выстроить системное управление бизнесом
• Заключение

Автоматизация – общепризнанный инструмент эффективного управления бизнесом и, в частности, документооборотом компании. Но она приносит значимый эффект, только когда накладывается на четко выстроенную в компании систему управления.

1. Что такое управление бизнесом как системой

В рамках системного подхода любая компания – взаимосвязанный набор ключевых элементов: сотрудников, служб, технологий, производственных объектов, ресурсов и т.д.

Если компания работает неэффективно, логичные шаги – выяснить причины, а затем провести изменения:

• Предложить эффективную стратегию бизнеса и объединить сотрудников вокруг понятных и вдохновляющих целей и задач.

• Разработать и внедрить взаимоувязанные метрики эффективности для сотрудников, служб и компании в целом. Показатели должны помогать отслеживать прогресс в достижении целей и принимать решения на основе данных.

• Оптимизировать существующие и внедрить новые процессы и процедуры – от привлечения клиентов до доставки товаров и услуг – которые обеспечивают эффективное командное взаимодействие и конечный результат.

• Внедрить другие изменения, которых может потребовать отраслевая специфика и уникальные особенности компании.

Когда такая работа проведена, руководство компании получает рычаги управления, позволяющие осознанно влиять на компанию, заранее прогнозируя результат. 

Например, наша компания 1С-КПД использует комплексную систему KPI и сводный показатель – т.н. «спидометр эффективности». В 2023 году наш «спидометр эффективности» в среднем показывал значение 77%. За первые 4 месяца 2024 года – вырос до уровня 83%. Это произошло не случайно: мы могли заранее рассчитать, какие процессы в компании нужно усилить, чтобы это повлияло на общую результативность бизнеса.

2. Что произойдет, если автоматизировать бизнес, управляемый недостаточно системно

Такая автоматизация приносит гораздо меньше пользы и даже может вредить бизнесу: 

• Могут быть автоматизированы не самые важные, избыточные или ненужные процессы. Сотрудникам придется тратить часть времени на работу с данными, не влияющими на результаты бизнеса.

• Процессы, важные для оценки и корректировки работы компании, могут оказаться за пределами автоматизированного анализа данных.

• Могут быть упущены важные процессы командных коммуникаций и взаимодействия.

• Часть устаревших процессов, подвергшихся автоматизации, могут фокусировать сотрудников на целях и задачах, противоречащих нынешней стратегии компании.

3. Как выстроить системное управление бизнесом

Чем сложнее устроен бизнес, тем больше усилий потребуется от управленческой команды, чтобы изучить его текущее состояние и перестроить на системных принципах.

Кроме того, действующие менеджеры компаний далеко не всегда обладают необходимым для этого специфическим опытом и навыками в области бизнес-анализа, проектирования и стандартизации процессов, управления изменениями и т.д.

Поэтому эффективным решением может стать привлечение опытных внешних консультантов. Консалтинговая поддержка позволяет компании:

• опереться на отраслевой опыт и новейшие подходы в менеджменте;

• устранить «слепые зоны» в процессах и синхронизировать их с целями компании;

• внедрить взаимоувязанную систему показателей и рычагов управления;

• провести проект изменений с высокой отдачей от инвестиций.

Заключение

Компания 1С-КПД помогла многим российским компаниям внедрить управление бизнесом как системой и настроить свой уникальный «спидометр эффективности». А затем построить на этом фундаменте эффективную автоматизированную систему документооборота.

Вы тоже можете пройти этот путь с нами, сделав первый шаг – заполнив заявку на диагностику вашей компании.