Какие регламентные мероприятия необходимо выполнить для перехода на следующий год в 1С:Документооборот?

Данный вопрос возникает в конце уходящего года, когда пора определить мероприятия по подготовке к работе в новом году.

Представляем Вашему вниманию список из трёх регламентных мероприятий:

1. Проверка заполнения календарей на следующий год;
2. Загрузка/заполнение номенклатуры дел на следующий год;
3. Проверка актуальности шаблонов файлов.

1. Проверка заполнения календарей на следующий год

Своевременное заполнение производственного календаря позволяет устанавливать сроки исполнения задач в соответствии с графиком работы исполнителя, используются при расчете плана проекта и для учета трудозатрат.

В разделе Нормативно-справочная информация подраздел Предприятие – Календари в карточке производственного календаря доступна команда Заполнить календарь, которая заполняет его исходя из пятидневной рабочей недели.



Необходимо указать праздничные, предпраздничные дни, переносы выходных и другие особенности производственного календаря предприятия. Рабочие дни в календаре отображаются черным цветом, выходные дни – красным. Чтобы отметить рабочий день как выходной, необходимо дважды щелкнуть мышкой по рабочему дню.

Примечание: При первом запуске информационной базы такой календарь создаётся автоматически.

2. Загрузка/заполнение номенклатуры дел на следующий год

Номенклатура дел используется для поддержки бумажного документооборота. Это перечень заголовков дел, используемых на предприятии для текущего хранения документов, с указанием сроков хранения и другой учетной информации.

Заполнение номенклатуры дел на следующий год возможно выполнить несколькими способами:

• Заполнить автоматически по структуре предприятия;
• Скопировать номенклатуру дел предыдущих лет;
• Загрузить обработкой из файла excel (нетиповое решение);
• Ручное заполнение.

Также для каждого раздела номенклатуры дел необходимо создать заголовки дел (создаются только вручную или обработкой из файла excel).

В карточке заголовка дела указываются следующие сведения:

• Индекс дела
• Заголовок дела
• Раздел номенклатуры дел
• Категория хранения
• Срок хранения
• Номера статей
• Отметка ЭПК (экспертно-проверочной комиссии)




2.1. Заполнить автоматически по структуре предприятия

Для заполнения структуры разделов номенклатуры дел по подразделениям в разделе Нормативно-справочная информация-Номенклатура дел в списке номенклатуры дел нажимаем кнопку Еще-Заполнить разделы по структуре. В открывшемся окне выбираем подразделения, для которых будут автоматически созданы разделы номенклатуры дел.




  2.2. Скопировать номенклатуру дел предыдущих лет

В списке номенклатуры дел нажимаем кнопку Еще-Скопировать номенклатуру дел. В открывшемся окне выбираем из какого года в какой будет копироваться номенклатура дел. Отмечаем позиции номенклатуры дел, которые должны быть скопированы.




2.3. Загрузить обработкой из файла excel (нетиповое решение)

Типового функционала загрузки из файла excel не предусмотрено, поэтому наша компания создала обработку, которая успешно помогает нашим клиентам решать проблему оперативной загрузки разделов номенклатуры дел и заголовков дела.


3. Проверка актуальности шаблонов файлов

Проверка актуальности шаблонов файлов необходима, если есть вероятность указания в них информации, утрачивающей свою актуальность в новом году (например, даты).

Вы можете протестировать 1C:Документооборот 8 бесплатно, заказав демоверсию. Для этого нажмите на кнопку ниже