Как пригласить участников на мероприятие?

       После того, как закладка мероприятия Участники заполнена, необходимо уведомить всех участников о предмете, времени, месте проведения мероприятия. «1С:Документооборот» позволяет автоматизировать данный этап подготовки мероприятия и сократить время инициатора, затраченное на организацию мероприятия.

       Для приглашения участников мероприятия достаточно в карточке мероприятия в подменю Операции командной панели выбрать операцию «Отправить приглашения».



       При этом автоматически создается процесс Приглашение на имя всех участников мероприятия. Для приглашения можно установить статус важности, а также срок ответа участников мероприятия на приглашение.



       В рамках этого процесса каждому участнику мероприятия ставится задача Принять участие в мероприятии.

       В окне Предмет карточки приглашения пользователю доступна карточка мероприятия, на которое он приглашен.

       Участник в установленные сроки указывает результат рассмотрения приглашения (принимает приглашение/не принимает приглашение).

       Если пользователь не принимает приглашение на мероприятие, то причина отказа может быть указана в комментарии в карточке приглашения.

       После того как все участники выполнят задачу (примут или не примут приглашение), инициатор мероприятия уведомляется о принятых решениях задачей Ознакомиться с результатом приглашения.

       На закладке Участники карточки мероприятия можно указать обязательность явки участников на мероприятие, сделать отметку о фактической неявке участника на мероприятие, увидеть статус приглашения: приглашение отправлено; приглашение принято (зеленый цвет); приглашение не принято (красный цвет).

       Когда инициатору приходит задача Ознакомиться с результатами приглашения, инициатор на основании полученной от участников информации о согласии/несогласии принять участие в мероприятии, может изменить программу, дату, время и место проведения мероприятия и направить повторное приглашение участникам (количество циклов не ограниченно).

       Участники, не принявшие приглашение на мероприятие, при подтверждении приглашения инициатором автоматически исключаются из списка участников.