Как ускорить работу с типовыми задачами за 2 шага?

В прошлых статьях мы уже разобрались как создавать, выполнять и контролировать задачи. В реальной практике работы не все задачи являются неким «вызовом» для сотрудника, весомую часть составляют периодические задачи, которые мы выполняем раз в неделю, месяц или квартал. О том, как автоматизировать и упростить работу с такими задачами и пойдет речь в статье.
В деле упрощения работы нам поможет функционал создания шаблонов и регулярных задач.
Поговорим про шаблон задачи – это готовая, заполненная задача, которую необходимо только запустить в работу. Шаблон может быть, как полностью заполненный, так и содержать пустые поля.
Откроем окно шаблонов задач, для этого в верхнем меню выберем «Еще» - «Шаблоны».
 
Откроется список имеющихся шаблонов. Для создания нового шаблона нажмем кнопку «Создать».
 

Новый шаблон задачи по наполнению очень похож на обычную задачу, но отличия все же есть. Например, поле «Крайний срок через» - мы не сможем указать точную дату, только период после создания задачи из шаблона. 
 
Следующее отличие – это возможность автоматизировать назначение задач для новых сотрудников. В выпадающем списке «Еще» есть опция «Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника». Такая задача будет автоматически назначаться на сотрудника, добавленного на портал. HR обязательно оценит эту функцию.
 

Создавая шаблоны задач, Вы можете настроить права доступа для других сотрудников. «Полный доступ» для возможности редактировать шаблон или «Только чтение» для создания задач без редактирования шаблона.
 
Заполните необходимые поля и сохраните шаблон для себя и ваших сотрудников. Такой способ работы с задачами существенно экономит время на постановку типовых задач.

Второй способ упрощения работы, о котором мы говорили в начале статьи – регулярные или периодические задачи. Автоматизировать постановку таких задач можно при помощи опции «Сделать задачу регулярной», выбрав её при создании шаблона задачи.
 
Мы можем настроить период повторения, время и дату начала и окончания повторения этой задачи. Этот вариант автоматизации позволит не пропустить рутинные, но жизненно необходимые периодические задачи по отчетности, расчетам, закупкам и другие. 
Создать задачу из шаблона можно двумя способами:
• Открыть выпадающий список справа от кнопки «Создать» окне задач и выбрать «Задачи по шаблону», далее кликнуть на необходимы шаблон.
 
• При создании новой задачи нажать в правом верхнем углу кнопку «Шаблоны задач» и выбрать шаблон. Шаблон откроется в новом окне поверх предыдущей задачи.
 

Итак, мы видим, что использование шаблонов и регулярных задач не только упрощает работу и позволяет выделить время на более приоритетные дела, но и снижает риски забыть о задаче в круговороте дел.
Приведенные способы автоматизации задач являются основой для более сложных вариантов с использованием роботов. О них мы поговорим в одной из следующих статей.