Можно ли в системе вести учет документов нескольких организаций?

       При наличии в компании нескольких юридических лиц (холдинг) и необходимости хранить в программе расширенную информацию по каждой организации (контактную информацию, банковские счета) имеет смысл вести в «1С:Документооборот» учет по организациям.

       В программе поддерживается учет документов в разрезе организаций (собственных юридических лиц). При этом в карточке документа необходимо указывать организацию, к которой относится документ. При необходимости, пользователям можно настроить права доступа к документам в разрезе организаций.

       Включение режима ведения учета по организациям производится функциональной опцией: Настройка и администрирование - Настройка программы - Делопроизводство - Учет по организациям.

       После включения функциональной опции Учет по организациям в интерфейсе становится доступен справочник Организации: Нормативно-справочная информация - Организации.
       В этом справочнике ведется список собственных юридических лиц.



       В «1С:Документообороте» можно создавать внутренние документы без привязки к конкретной организации.

       Примером таких документов в холдинговых структурах могут быть политики (политика управленческого учета, политика информационной безопасности), бюджеты, справочные документы, некоторые виды заявок.

       Для настройки этой возможности необходимо в карточке вида внутреннего документа отключить «Вести учет по организациям»: Нормативно-справочная информация - Виды документов - «Вести учет по организациям».

       Если существующим внутренним документам не была назначена организация, то попытка записать их позже вызовет ошибку «Не заполнена организация». Организацию придется указать вручную для каждого документа. При большом количестве документов для очистки и назначения организации лучше воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов.



       При выключенной функциональной опции Учет по организациям параметры организации (ИНН/КПП, контактная информация, ответственные лица, банковские счета и другая информация) задаются в настройках программы: Настройка и администрирование - Настройка программы - Данные предприятия.

       Для удобства ввода документов в персональных настройках каждого пользователя есть возможность указать организацию, которая будет автоматически установлена в карточке документа при ее создании. Это выполняется в разделе Настройка и администрирование - Персональные настройки - Документы - Организация.



       Обратите внимание, что справочник Структура предприятия в системе один, поэтому необходимо разработать такую структуру справочника, которая охватывает все организации.
Если включен учет по организациям, поле «Организация» в карточке документа обязательно для заполнения.

Вы можете заказать бесплатное тестирование программы 1С:Документооборот. Для этого необходимо нажать на кнопку ниже и заполнить форму.