«Металлоинвест» автоматизировал работу многофункционального общего центра обслуживания

• 23.дек.2019

Рабочих мест: 800
Отрасль: Металлургическая промышленность; Профессиональные услуги
Функциональная область: Управление документами и контентом; Управление нормативно-справочной информацией
Ноябрь 2016 — Сентябрь 2017
Центральный федеральный округ РФ; Приволжский федеральный округ РФ

Краткое описание проекта

«Металлоинвест» автоматизировал работу многофункционального общего центра обслуживания (МФ ОЦО) на базе решения «1С:Документооборот». Центр обслуживания предоставляет услуги по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету четырем территориально распределенным производственным предприятиям холдинга с общей численностью сотрудников — 60 тысяч. Это первая в России система на базе «1С:Документооборот» в сочетании с бесплатным ПО Linux, успешно прошедшая испытания на стабильность и быстродействие в условиях работы с объемом в 2,8 млн процессов и 6 миллионов документов в год.

Заказчик

«Металлоинвест» — один из крупнейших горно-металлургических холдингов с производством полного цикла: от добычи и переработки железной руды до выпуска высококачественной стальной продукции для широкого круга промышленных потребителей в России и за рубежом. Основные производственные мощности компании находятся в Курской, Белгородской и Оренбургской областях. В компании работают 60 000 человек.

Цели и задачи проекта

Стратегическая бизнес-цель проекта — централизация функций бухгалтерского, налогового и кадрового учета управляемых обществ в единой штатной структуре многофункционального общего центра обслуживания (МФ ОЦО).

Прочие бизнес-цели проекта:

• повышение качества предоставляемых услуг;
• уменьшение затрат на канцелярские расходы, взносы и оплату работы персонала, связанных с предоставлением оказанием данных услуг.

Задачи проекта:

1. Создание системы для автоматизации функционала общего центра обслуживания.
2. Испытание системы при нагрузочном тестировании в условиях опытной эксплуатации: около 3 млн документов и 1,5 млн задач ежемесячно.
3. Создание автоматизированной системы учета процессов и документов (АСУПД).
4. Настройка и адаптация автоматизированной системы учета процессов и документов с учетом особенностей документооборота каждого из управляемых обществ.
5. Обеспечение стабильности работы и быстродействия системы в условиях высоких нагрузок, связанных с большими объемами документов и процессов.

Ситуация до старта проекта

В 2016 году «Металлоинвест» приступил к реализации программы трансформации бизнеса — комплексу мероприятий по оптимизации всех бизнес-процессов, цифровизации и автоматизации производства, централизации операций и снижению издержек во всей производственной цепочке. В рамках этой программы в апреле 2016 года был запущен процесс формирования многофункционального общего центра обслуживания, в котором будет консолидироваться выполнение типовых операций для всех предприятий компании.

В процессе проектирования многофункционального общего центра обслуживания было проведено анкетирование по трудозатратам и объемам операций для определения текущих показателей производительности компаний группы по направлениям, входящим в объем проекта: бухгалтерский, налоговый учет, управление персоналом, казначейство, закупки. В результате определены целевые показатели производительности многофункционального общего центра обслуживания в разрезе бизнес-процессов и рассчитана целевая численность сотрудников по функциональным направлениям.

Многофункциональный общий центр обслуживания сформирован как отдельное дочернее предприятие – ООО «МКС» в городе Старый Оскол, клиентами которого являются сотрудники, подразделения и предприятия компании. Взаимодействие с заказчиками происходит через фронт-офисы на предприятиях, которые предоставляют услуги в формате «единого окна» и работают в пяти городах присутствия компании, включая Москву, обслуживая 40 тысяч сотрудников.

Рис. Операционная модель МФ ОЦО

Формирование организационной структуры МФ ОЦО и ее реализация, а также анализ целевых бизнес-процессов и показателей производительности способствовали формированию функционально-технических требований к ИТ-архитектуре и целевой ИТ-инфраструктуре.

Были определены основные функциональные потребности для автоматизации бизнес-процессов многофункционального общего центра обслуживания по работе с документами:

• приемка, регистрация и учет поступающих документов;
• сканирование и хранение документов;
• контроль возвратов поступивших документов;
• обмен документами между фронт-офисами и миддл-офисом;
• обработку заявок на услуги.

Основными требованиями к системе стали:

• количество пользователей – 800;
• количество документов бухгалтерских – 1,4 млн в год;
• количество документов кадровых и зарплатных – 160 тысяч в год;
• количество заявок – 370 тысяч в год;
• территориальная распределенность по 5 регионам;
• серверная группировка в одном регионе;
• сжатые сроки внедрения – декабрь 2016-июль 2017.

При этом одним из обязательных условий было создание системы на основе бесплатного ПО – Linux.

После анализа возможностей разных систем автоматизации и проведения конкурсных торгов – было выбрано решение «1С:Документооборот» и партнер по внедрению – ООО «1С-КПД».

Ввиду отсутствия на рынке примеров внедрений подобных функциональных решений на базе «1С:Документооборот» и ОС Linux, сопоставимых по объемам данных и высокой интенсивности нагрузки, было принято решение провести 2 нагрузочных тестирования в условиях, имитирующих реальную эксплуатацию.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система для автоматизации функционала общего центра обслуживания построена на базе решения «1С:Документооборот».

Архитектура решения разработана для обеспечения следующих требований:

1. Одновременная работа 800 пользователей.
2. Единая информационная база для 4 территориально распределенных объектов.
3. Обработка данных по 6 млн документов и 3 млн процессов в год.
4. Скорость обработки – при создании и автозаполнении 1 документ/мин., при сканировании 20 сек./лист на 1 сотрудника. 10 000 записей с заполненными реквизитами и 15 000 отсканированных листов за 1 рабочий день.
5. Объем хранения данных 20 Тб.

Автоматизированная система учета процессов и документов включает в себя два функциональных модуля: автоматизация фронт офисов и миддл офиса. Фронт офисы находятся на каждом из 4 производственных предприятий, миддл офис один — на базе Оскольского электрометаллургического комбината.

Клиент-серверный вариант работы. Подключение пользователей со всех локаций осуществляется с помощью тонкого клиента по протоколу TCP/IP. Серверная часть базируется на бесплатном ПО Linux + PosgreeSql.

Проект был разбит на следующие этапы:

• сбор требований и проектирование пилотной системы;
• проведение нагрузочного и функционального тестирования;
• развертка и доработка системы, обучение пользователей;
• очное сопровождение запуска на местах и поддержка на время подготовки собственной технической поддержки МКС;
• работы по совершенствованию системы.

За время подготовки к опытной эксплуатации системы была разработана эксплуатационная и пользовательская документация и сделано более 30 доработок для технической реализации специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».

Выполненные доработки типовой конфигурации позволили решить такие задачи, как:

• повышение удобства интерфейса (изменение форм задач, форм карточек, настройка кнопок для быстрого запуска или прерывания, автопривязки и др.);
• обеспечение максимального соответствия бизнес-процессам (новые реквизиты, доработки справочников, статусов документов и их автозаполнения, менеджера ролей, автоматическое формирование задач и др.);
• гарантия стабильной и эффективной работы системы при высоких нагрузках (доработки массового создания пакетов и карточек, функционала потокового сканирования, механизмов присвоения имен и др.).

После успешного прохождения нагрузочного тестирования было принято решение усовершенствовать автоматизированную систему учета процессов и документов, создав единую информационную базу вместо ранее использовавшихся 4 отдельных баз предприятий.

Схема архитектуры системы

Особенности и уникальность проекта

1. Первое в России внедрение на такой объем документов при использовании свободного ПО. При проведении нагрузочного тестирования в информационной базе, наполненной данными (2,8 млн документов и 1,5 млн задач) были запущены 200 роботов, которые воспроизводили интенсивный режим работы пользователей, создавая за рабочий день более 20 тысяч документов и выполняя 6 тысяч задач. Система продемонстрировала хорошие показатели по быстродействию и стабильности работы.
2. Одновременный запуск на всех предприятиях и очное сопровождение. Сотрудники ООО «1С-КПД» сопровождали запуск системы в промышленную эксплуатацию одновременно во всех фронт- и мидл- офисах.
3. Срок запуска проекта от проведения закупочной процедуры до промышленной эксплуатации — меньше года. Старт конкурсной процедуры отбора — сентябрь 2016 года, старт промышленной эксплуатации — август 2017 года. Для системы, обслуживающей такой объем процессов и документов — совместная команда ООО «МКС» и ООО «1С-КПД» продемонстрировала редкую эффективность и слаженность работы, четкое соблюдение плана-графика работ.
4. Обучено более 400 пользователей. На этапе опытной эксплуатации системы было проведено обучение более 400 пользователей в учебных классах, в их числе сотрудники фронт- и миддл-офисов, руководители среднего и высшего звена.

Результаты проекта

150 пользователей являются сотрудниками фронт-офиса, их основная задача в системе — создание, сканирование и отправка документов по маршруту. Ежедневно сотрудники фронт-офиса создают более 10 000 документов и сканируют около 15 000 листов. За 1 рабочий день сотрудник фронт-офиса создает 70 документов и сканирует 105 страниц. Помимо функций сканирования, сотрудник фронт-офиса осуществляет прием документов и работу с заказчиками, прием и регистрацию заявок на услуги, коммуникацию с представителями заказчика по услугам. Еще 350 пользователей являются сотрудниками мидл-офиса, их основная задача в системе — выполнение задач по запущенным процессам. Ежедневно сотрудники мидл-офиса завершают 6000 процессов, результатами которых являются: транзакции в учетных системах, подготовленные документы и справки, исполненные заявки. В среднем, сотрудник мидл-офиса за 1 день завершает 18 процессов. Всего система рассчитана на работу 800 пользователей. После запуска в промышленную эксплуатацию в 2017 году автоматизированная система учета процессов и документов обеспечивает автоматизацию основных бизнес-процессов, которые формируют качество предоставляемых услуг — все документы, подлежащие бухгалтерскому, налоговому или кадровому учету сканируются в систему и передаются на обработку в электронном виде.

Выполненные работы по автоматизации документооборота способствовали:

• снижению затрат времени на создание и обработку документов примерно в два раза;
• повышению эффективности работы на автоматизированных участках;
• снижению затрат на канцелярские расходы, оплату труда и сопутствующих расходов;
• повышению прозрачности учета документов;
• улучшению защиты документов при хранении;
• увеличению удобства доступа и поиска документов в единой базе вместо индивидуальных запросов на 4 предприятия.

В 2018 году запущена 2-я очередь проекта, в рамках которой подключена система автоматического ввода и распознавания документов, интеграция с учетной ERP-системой. Также планируется продолжить работы над развитием возможностей системы для многофункционального общего центра обслуживания.