Актуальные тенденции на рынке СЭД
Внедрение или замена СЭД
Сегодня всё больше компаний делает выбор в пользу систем электронного документооборота (СЭД). По итогам исследования российского рынка СЭД и ECM-решений (от англ. Enterprise content management — управление корпоративным информационным контентом), проведенного информационно-аналитическим проектом DOCFLOW, основная причина внедрения СЭД, сформировавшаяся к концу 2013-го года — стремление исключить или сократить использование бумаги из бизнес-процессов компании, частично или полностью автоматизировать работу (рис. 1):
Рис. 1. Причины перехода компаний на безбумажный документооборот. Источник: DOCFLOW
Актуальной потребностью предприятий становится не только автоматизация документооборота, но и замена уже существующей СЭД на новую. В процессе непрерывного развития систем электронного документооборота изменилась их технологическая база; задачи, которые способны решать современные СЭД, формируют новые требования к системе со стороны их пользователей. Внедренные некогда СЭД нуждаются теперь в доработке, а собственные разработки — в непрестанном обновлении. Несмотря на всю «болезненность» для сотрудников процесса смены привычного уклада работы с документами, руководство компаний решается на замену СЭД.
Особенности внедрения СЭД в госсекторе
Одна из значимых тенденций на рынке систем электронного документооборота — их востребованность в госструктурах. Это напрямую связано с тем, что СЭД в органах власти сегодня приобретают стратегическое значение для чиновников всех уровней. Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» установлено, что переход на электронный документооборот в органах власти необходимо завершить до 31 октября 2017 года. Так дела обстоят в теории, однако на практике процесс перехода на СЭД оказывается не совсем гладким. По словам Алексея Хромова,руководителя дирекции по информационным технологиям Аналитического центра при Правительстве РФ, при высокой степени эквивалентности автоматизированных процессов всегда есть специфика, которая пока не позволяет добиться унификации СЭД в госструктурах.
При первичной проработке вопросов, какие СЭД, на каких платформах используются в федеральных органах власти и госструктурах, специалисты Аналитического центра при Правительстве РФ, отмечает А. Хромов, получили «совершенно противоречивую информацию и целый спектр наименований программно-платформенных решений, на основе которых построены СЭД. В настоящее время представителями Министерства связи и массовых коммуникаций декларируется, что есть некая концепция формирования унификации систем электронного документооборота с возможностями ее распространения на все органы государственной власти. Однако концепцию они нам не прислали».
Кроме того, А. Хромов отмечает, что переход на полностью безбумажные технологии с применением СЭД в госструктурах в настоящее время затруднен из-за несовершенства нормативной базы РФ в области юридической значимости электронных документов и излишней бюрократизацией системы управления.
Справимся своими силами
Еще одна обозначившаяся тенденция заключается в том, что многие компании, особенно имеющие в своей структуре информационно-технологические отделы, пытаются внедрить систему электронного документооборота в повседневную практику самостоятельно. Основными аргументами в пользу такого решения обычно выступают кажущиеся дешевизна такого проекта и простота СЭД. Безусловно, при грамотном подходе к делу, внедрение СЭД своими силами возможно. Грамотный подход может заключаться в использовании накопленного у компании опыта автоматизации каких-либо видов деятельности, консультаций квалифицированных в данной области специалистов и, самое главное, в чёткой и доскональной проработке своих бизнес-процессов.
Необходимо разработать методологию, провести обучение сотрудников, объяснить им регламенты работы и правила использования СЭД. И на этом этапе, выходящем за строго «технические» рамки внедрения системы, без помощи специалистов практически невозможно обойтись.
Выход за горизонты: новые тренды
В качестве новых трендов многие эксперты рассматривают расширение стандартного функционала СЭД. Хотя понятие «тренд»1 означает «длительную («вековую») тенденцию изменения экономических показателей», развитие, изменение функциональных возможностей систем электронного документооборота с некоторыми допущениями можно считать трендом.
О новых трендах СЭД говорили на организованной CNews конференции «Рынок СЭД: новые тренды». Её участники поделились своими наблюдениями по поводу наметившихся, а также уже обнаруживших себя тенденций в этой области. Так, в качестве нового тренда рассматривались возможности программного продукта, который позволяет организовать не только архив финансовых документов, но и облегчает процесс создания этих документов в СЭД посредством автоматического распознавания содержания полей документов. Другой отмеченный новый тренд: обмен электронными документами. Действительно, многие предприятия начинают переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками, что предъявляет к функциональным возможностям СЭД новые требования.В эру устройств и высоких технологий, пожалуй, одним из самых актуальных среди новых трендов становится мобильность решений СЭД. В настоящее время мобильный доступ к ECM-системе / СЭД есть уже в 55% организаций, еще 20% планируют внедрить. Примечательно, что в трети компаний доступ к данным корпоративных систем через мобильные устройства есть уже у всех сотрудников компании (рис. 2).
Рис. 2. Мобильный доступ к ECM-системе / СЭД. Источник: DOCFLOW
И еще один замеченный тренд — Межведомственный электронный документооборот (МЭДО), по поводу которого ведутся активные дискуссии среди представителей государственных органов. Один из представителей власти, принявших участие в конференции, отметил, что основным двигателем развития СЭД в России является государство, поэтому вендоры должны, в первую очередь, ориентироваться на них.
С этим вполне можно согласиться. Однако пока не ясно, будет ли решен вопрос о создании единой платформы СЭД для государственных органов. А потому сервис МЭДО в современных СЭД должен стать обязательным функционалом, и разработчики должны уделить повышенное внимание возможности интеграции разных систем по МЭДО, в частности, разработке необходимых веб-сервисов.
Помимо стандартного функционала СЭД компании хотят сегодня с помощью их внедрения автоматизировались нестандартные процессы работы с документами. Это позволяет разработчикам программных решений предлагать своим заказчикам СЭД как со стандартным набором функций, так и автоматизирующие на базе имеющейся программной платформы нестандартные. В целом это полезное мероприятие. Правда, можно оспорить, настолько ли они новые, эти заявленные на конференции тренды.
Уровень новизны
При детальном анализе оказывается, что на рынке СЭД уже существуют и активно используются многими организациями и учреждениями решения-аналоги.
Так, например, в системе «1С:Документооборот» для обеспечения потокового ввода бумажных документов разработан интеграционный модуль, использующий возможности ABBYY Recognition Server 3.0, для быстрой загрузки в систему большого количества документации. А в практике внедрений есть успешный опыт реализации интеграции решения от ABBYY — FlexiCapture с системой. Это решение позволяет не только осуществлять потоковое сканирование, но и распознавание, и передачу в учетные системы данных в формате xml (англ. eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки). Кроме того, новые редакции учетных систем от фирмы «1С» имеют штатную возможность интеграции с СЭД, что позволяет организовать полнофункциональный архив финансовых документов. А выпущенное в прошлом году решение «1С-КПД: Бесшовная интеграция финансовых документов» работает для старых редакций учетных систем.
Для обмена электронными документами также представлен ряд решений. К примеру, фирма «1С» успешно развивает проект совместно с «1С-Такском». При этом доступ к «1С-Такском» имеется в штатном функционале основных учетных систем и представляется бесплатно подписчикам ИТС.
О мобильности решений СЭД как новом тренде много говорилось на конференции. Но в докладе Владимира Сафарова (компания «1С-КПД») было отмечено, что уже можно работать в СЭД «1С:Документооорот» с различных устройств: как с телефонов, так и с планшетников на разных программных платформах (Android, iOS). Возможны оповещения о событиях посредством смс-сообщений и по электронной почте — и это большой прорыв. Дополнительно к имеющимся уже штатным возможностям разработаны удобные приложения. А для организации МЭДО есть веб-сервис, который позволяет создавать и обрабатывать документы из сторонних систем.
Информационные технологии в настоящее время находятся на пике своего развития. Не так давно появился Интернет в каждом доме, электронные билеты в театры, кино, покупка всего от еды до сложной техники, получение паспорта через Интернет. В отношении работы с документами пока мало ощущается должных изменений. Хотелось бы, чтобы компании перешли полностью на безбумажный документооборот, обменивались не только счетами-фактур но и договорами, актами, всеми документами. Конечно, для достижения этого есть ряд нерешенных вопросов, но это вопрос времени. Достаточно вспомнить, что было 10 лет назад, чтобы понять, что совершенно невозможно представить, что будет через 10 лет в будущем.
Поэтому разработчикам СЭД важно вовремя реагировать на изменения, быть чуткими по отношению к потребностям власти и бизнеса. Лишь благодаря построению диалога на партнерских отношениях между специалистами в области информационных технологий и в бизнесе возможен верный выбор СЭД, достижение высоких результатов при ее внедрении и получение пользы от дальнейшей в ней работы.
