Электронный кадровый документооборот. С чего начать.

• 17.апр.2023

В статье мы поговорим об основах кадрового электронного документооборота, видах документов, подлежащих переводу в электронный вид, а также обсудим дорожную карту перехода. В заключение посмотрим на типовую архитектуру решений из продуктов «1С» для автоматизации делопроизводства в кадрах.

Здесь вы найдете ответы на следующие вопросы:

1. Каковы законодательные требования к электронному документообороту в кадрах?
2. Какие преимущества несет электронный кадровый документооборот?
3. Какие документы можно перевести в электронный вид, а какие нельзя?
4. Дорожная карта перехода на электронный кадровый документооборот.
5. Сервисы и продукты фирмы «1С» для перехода на электронный кадровый документооборот.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Сначала давайте откроем «Трудовой кодекс» и внимательно ознакомимся со статьями 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» (введена Фед законом №377-ФЗ от 22.11.2021 г.), 22.2 и 22.3. В них определено понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений:

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее – электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее – электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса.

В этих статьях также определен перечень информационных систем, порядок взаимодействия сотрудника и работодателя, порядок подписания документов электронными подписями, правила перехода на электронный кадровый документооборот, а также перечень подлежащих к переводу документов.

Преимущества перевода кадрового делопроизводства в электронный вид

Перечислим основные преимущества, которые несет электронный кадровый документооборот.

Сокращение издержек, связанных с бумажными процессами:

•  уменьшение затрат на канцелярию (бумага, печатно-копировальная техника);
•  снижение затрат на почтовые и курьерские услуги;
•  нет необходимости в архивных помещениях.

Повышение эффективности труда сотрудников:

•  ускорение процессов компании за счет автоматизации и отсутствия физических носителей и территориальных барьеров;
•  ускорение принятия решений.

Усиление HR-бренда компании:

•  возможность организации личного кабинета сотрудника с информацией о заработной плате, списком заявок для интерактивной коммуникации с компанией по кадровым вопросам;
•  более понятные и доступные для сотрудников HR-процессы.

Минимизация рисков нарушения требований к ведению делопроизводства:

•  электронные документы подтверждаются подписью;
•  электронные документы не теряются;
•  уменьшение влияния человеческого фактора, автоматизированные процессы надежнее людей.

Рис. 1. Из презентации портала «Работа в России» Федеральной службы труда и занятости России.

Какие документы можно перевести в электронный вид, а какие нельзя?

На текущий момент (апрель 2023 года), обязательно вести бумажные документы пяти видов:

•  приказ об увольнении;
•  акт Н-1 о несчастном случае;
•  журналы инструктажей о пожарной безопасности;
•  бумажные трудовые книжки;
•  сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

По отношению к остальным документам требований ведения бумажных документов нет.

Дорожная карта перехода на электронный кадровый документооборот

Изменения должны соответствовать требованиям действующего законодательства. Если решение о переходе на безбумажный кадровый документооборот принято, то организации, прежде всего, нужно обеспечить легитимность его применения в организации. Затем внедрить технические средства для цифрового взаимодействия с сотрудниками, подписания, а также хранения электронных документов. Дорожная карта перехода на электронный кадровый документооборот может состоять из следующих трех шагов (рис. 2). Далее мы остановимся на каждом пункте немного подробнее.

Рис. 2. Дорожная карта перехода на электронный кадровый документооборот.

Разработка и утверждение внутренних нормативных документов

Для обеспечения легитимности перехода требуется проработка внутренних нормативных документов. Вот некоторые советы по требуемым документам.

Положение о кадровом электронном документообороте может быть, как самостоятельным документом, так и расширением положения об электронном документообороте, если оно принято в компании. Положение об электронном кадровом документообороте должно содержать следующую информацию:

•  информационные системы, в которых будет осуществляться кадровый документооборот;
•  порядок доступа к этим информационным системам;
•  область действия и охват, то есть перечень видов кадровых электронных документов, перечень кадровых процессов электронного документооборота, а также категории работников (в том числе дистанционных), с которыми будет осуществляться электронный кадровый документооборот;
•  порядок и срок уведомления работников о переходе на электронный кадровый документооборот;
•  дата начала применения в организации;
•  порядок работы с электронными документами - срок и периодичность подписания документов, случаи в которых допускается применение бумажных документов, порядок предоставления документов работнику, а также оформления обращений сотрудником.

Положение об электронной подписи

Законодательное регулирование электронного документооборота с электронной подписью осуществляет Федеральный закон от 6.04.2011 № 63-ФЗ. При использовании неквалифицированных электронных подписей для сотрудников в организации рекомендуется дополнительно определить типы используемых подписей, правила и порядок выпуска в случае применения простых и неквалифицированных электронных подписей, правила проверки электронной подписи, а также требования к соблюдению конфиденциальности.

Соглашение с сотрудником о переходе на электронный кадровый электронный документооборот подписывается в бумажной форме. При этом, согласно трудовому кодексу, работодатель может перейти на электронный документооборот, если более половины сотрудников выразят на это свое согласие. Для вновь принимаемых сотрудников соглашение может быть частью трудового договора или его приложением. Можно подписать соглашение усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудника.

Информационная среда для ведения электронного кадрового документооборота

В зависимости от масштаба организации и сложности процессов этот шаг может представлять, как набор последовательных коротких действий запуска и настройки типовых сервисов, так и большой проект по внедрению новых информационных систем в организации. Рассмотрим типы систем, которые можно использовать для решения данной задачи.

Самый простой и доступный инструмент для запуска электронного кадрового документооборота - типовая кадровая система, например «1С:Зарплата и управление персоналом», интегрированная с любым кабинетом сотрудника, например порталом «Работа в России» или сервисом «1С:Кабинет сотрудника». (Подробнее про программные продукты и сервисы фирмы «1С» я расскажу ниже).

В случае, применения этого варианта, нужно подумать об организации хранения подписанных электронных документов, т.к. практически все кадровые документы имеют долгие сроки хранения. Этот вопрос быстро и просто решить путем интеграции кадровой системы с порталом «Работа в России». Пример процесса электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» показана рисунке 3.

Рис. 3. Пример процесса электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» (из презентации «Роструда»).

Если компания не планирует интеграцию с федеральным ресурсом, то ей необходимо:

•  обеспечить передачу и хранение подписанных электронных документов в электронном архиве, удовлетворяющем требованиям законодательства к хранению документов с долговременным сроком хранения (от 10 лет);
•  организовать личный кабинет сотрудника, для ознакомления, подписания и работы с направляемыми от работодателя документами.

Решения для организации личного кабинета сотрудника в настоящий момент широко представлены на рынке. Это может быть мобильное приложение, корпоративный портал или СЭД, позволяющая сотрудникам получать и подписывать электронные документы. Например, фирма «1С» выпустила продукт «1С:Кабинет сотрудника». Компании могут выбирать решение исходя из внутренних требований, финансовых условий поддержки решений, удобству интеграции.

Сервисы и продукты «1С» для перехода на кадровый электронный документооборот

Теперь подробнее рассмотрим решения от фирмы «1С», которые на мой взгляд, подходят для автоматизации электронного кадрового документооборота: «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Кабинет сотрудника», «1С:Документооборот» и «1С:Архив». Отмечу, что все эти решения можно применять самостоятельно в связке со сторонними сервисами, или единым комплексом систем от «1С». Пример типового единого решения на продуктах «1С» показан на рисунке 4.

Рис. 4. Архитектура организации электронного кадрового документооборота с помощью решений фирмы «1С».

Если в организации уже внедрена и используется система «1С:Зарплата и управление персоналом», то я рекомендую подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это не займет много времени и позволит оцифровать часть процессов и документов. На данный момент сервис позволяет в электронном виде подписывать с сотрудниками следующие документы:

•  Приказ об отпуске;
•  Приказ о приеме;
•  Приказ о переводе;
•  другие неформализованные документы, например, должностные инструкции или другие локально-нормативные акты компании.

В сервисе «1С:Кабинет сотрудника» возможно быстрое взаимодействие работодателя и сотрудника через мобильное приложение или веб-интерфейс. Работники кадровой службы компании создают привычные для себя документы в системе «1С:Зарплата и управление персоналом», а сотрудники получают и подписывают документы в своем личном кабинете. Также сотрудники могут отправлять заявления, запросы и знакомиться с расчетными ведомостями. При регистрации в личном кабинете сотрудник автоматически и бесплатно получает усиленную неквалифицированную электронную подпись, а также заключает договор на ее применение. Подпись хранится в личном кабинете сотрудника. Таким образом, для всех пользователей «1С:Зарплата и управление персоналом» переход на кадровый электронный документооборот значительно упрощается.

Работу с кадровыми документами можно эффективно организовать, с помощью системы «1С:Документооборот» - системы управления информационным контентом организации. В области работы с персоналом в ней могут содержаться рабочие и должностные инструкции, регламенты, нормативные акты, приказы по общим вопросам и другие документы, подлежащие подписанию или ознакомлению сотрудниками. Для работы с этими документами также можно подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника», значительно расширив список документов обрабатываемых в электронном виде. В случае использования системы «1С:Документооборот» редакции 3.0, интеграция с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» работает прямо «из коробки». Для более ранних редакций интеграция потребует усилий специалистов.

Теперь разберемся, зачем в этой архитектуре нужна система «1С:Архив». «1С:Архив» - это система хранения долговременных документов, а практически все кадровые документы являются таковыми. Согласно требованиям законодательства, хранение документов с долгим или бессрочным сроком хранения требует соблюдения особых условий, например, наличия штампа времени, который гарантирует, что во время подписания документа сертификат электронной подписи был действующим, соблюдения специальных требований по безопасности, бекапированию данных и другие. Поэтому применение системы «1С:Архив» необходимо.

***

Электронный кадровый документооборот – это современная тенденция, позволяющая повысить эффективность соответствующих процессов и дающая компании и ее сотрудникам существенные выгоды. Автоматизируйте кадровые процессы, сокращайте рутинные операции по обработке документов, повышайте эффективность труда и результат будет заметен с первого дня. А наличие качественных информационных систем во взаимодействии с сотрудниками, повышает прозрачность взаимодействия и значительно повышает статус и привлекательность компании для сотрудников.

Опубликовано на сайте Управляем предприятием.