Как «1С:Документооборот» может помочь руководителю в организации эффективной работы
Система «1С:Документооборот» — относительно молодая в линейке продуктов фирмы «1С» и ее архитектура изначально строилась для организации оперативной работы с информацией сотрудников и руководителей. В том числе работы удаленной. Если вы подумаете, что система «1С:Документооборот» специально спроектирована для удаленной работы — то не ошибетесь, это так. Создание единого информационного пространства и среды работы с задачами сотрудников, охватывающего все подразделения организации и удаленные офисы — вот основные цели СЭД. Поэтому система «1С:Документооборот без сомнений и «натяжек» — система для оперативного управления, вне зависимости от местонахождения, часового пояса и температуры. Массовая удаленная работа — это совершенно новый для нас этап развития бизнеса и формирования корпоративной культуры и принципиально важно опираться на удобные инструменты.
Как управлять сотрудниками удаленно? При наличии инструментов — так же, как и в обычном офисном режиме. Простейший алгоритм действий руководителя по управлению процессом и достижению его целей представлен циклом PDCA (Plan-Do-Check-Act) или циклом Деминга-Шухарта, широко известным в управлении качеством. Рассмотрим, как можно управлять удаленными сотрудниками, используя этот цикл и систему «1С:Документооборот».
Цикл начинается с планирования задач: PLAN
Планирование задач на день (период) — это важный элемент организации своего времени и времени сотрудников. Периодичность планирования при этом руководитель устанавливает самостоятельно. А вот в качестве инструмента планирования удобно использовать систему «1С:Документооборот». Для этого мы используем подсистему «Учет рабочего времени», с небольшой модификацией «Планирование», разработанной нашей компанией. Как видно на рисунке 1, система позволят спланировать задачи на день (даже в соответствии с классификатором задач должностей или компании в целом), время их выполнения, причем это можно делать в привязке к проектам, в которых участвует сотрудник, так и без такой привязки.
При удаленной работе на сотрудника воздействует множество новых отвлекающих факторов. И четкое регулярное планирование поможет сотруднику преодолеть период адаптации, самоорганизоваться и выйти на офисный уровень производительности
Для удаленных сотрудников такое планирование вдвойне важно. При удаленной работе на сотрудника воздействует множество новых отвлекающих факторов (семья, условия работы, домашние животные и т.д.) и существенно растет роль его способности к самоорганизации. И четкое регулярное планирование поможет сотруднику преодолеть период адаптации, самоорганизоваться и выйти на свой офисный уровень производительности. По сути, при удаленной работе планирование должно быть более детальным и строгим.
Рисунок 1. Планирование задач в системе «1С:Документооборот».
Сделать то, что запланировано: DO Все запланированные задачи и активности сотрудника отображаются его на рабочем столе в системе «1С:Документооборот» в виде удобных виджетов (рисунок 2). Виджеты могут показать количество текущих не исполненных задач, количество не прочитанных писем, количество задач на контроле, количество запланированных мероприятий, текущие дела, активных обсуждений в форуме и многое другое, это то, что сотрудник должен сделать. И такой виджет помогает удаленному (и офисному) сотруднику организовать свою работу.
Рисунок 2. Отображение запланированных задач и активности сотрудника в системе «1С:Документооборот».
Отдельно важно отметить удобство механизма работы с поставленными задачами. Для работы с задачами в системе «1С:Документооборот» предусмотрен специальный рабочий стол, который показывает автора, срок, важность, описание задачи, вложенные файлы, всевозможные инструкции по исполнению задачи (рисунок 3). В задачах могут быть соисполнители, проверяющие и контроллеры. По задаче всегда можно задать вопросы, перенести срок, делегировать или поставить подчиненные задачи. А благодаря новой системе взаимодействия платформы «1С:Предприятие 8» можно в онлайн режиме в чате или звонке пообщаться и задать уточняющие вопросы.
Рисунок 3. Рабочий стол для работы с задачами в системе «1С:Документооборот».
Отдельно надо отметить механизм бизнес-процессов структурирующий и определяющий работу по заданному шаблону. В ситуации удаленной работы растет риск рассинхронизации деятельности сотрудника и остальной команды. Информации о том, как идет работа становится меньше. При удаленной работе сотрудники нередко не видят, что происходит, теряются, а спросить, как поступать в том или ином случае, сложнее, чем в офисном режиме работы. В офисе, как правило, всегда рядом тот, с кем можно посоветоваться. В результате могут совершать ошибки при работе по не до конца регламентированным и формализованным процессам и задачам. Благодаря заранее настроенным маршрутам — самые сложные процессы с большим количеством участников и исполнителей могут проходить без задержки сроков и дополнительных вопросов со стороны исполнителей.
В ситуации удаленной работы растет риск рассинхронизации деятельности сотрудника и остальной команды. Благодаря заранее настроенным маршрутам — самые сложные процессы с большим количеством участников и исполнителей могут проходить без задержки сроков и дополнительных вопросов со стороны исполнителей.
К примеру, процесс приема сотрудника на работу, который включает в себя все действия (от сканирования личных документов до аттестации по окончании испытательного срока), при этом заранее определены сроки исполнения каждой задачи, в каждой задаче прописана инструкция для исполнителя и критерии оценки результата. В итоге мы получаем качественно проведенный прием сотрудника, с формированием кадровых документов и размещением их в архив, организацией учетных записей и рабочего стола сотруднику, проведение первичного обучения и формирование персонального плана развития. Каждый участник процесса приема сотрудника на работу знает, что ему делать, как это делать и в какие сроки. И уже не так важно находятся ли сотрудники, участвующие в этом процессе, в офисе, или дома. Таким образом, заранее настроенный сложный процесс позволяет независимо от местонахождения людей давать качественный результат.
Рисунок 4. Пример шаблона комплексного процесса в системе «1С:Документооборот».
Проверка результатов: Cheсk
Не менее важно в управлении регулярно проверять исполнение и контролировать ход исполнения задач. В ситуации удаленной работы, когда исчезает ряд «физических» способов проконтролировать работу сотрудника, контроль сотрудников становится еще более важен. И руководителю необходимо еще тщательнее ежедневно мониторить объем работ своих сотрудников. Иначе неизбежна потеря контроля за их работой.Для этого в системе «1С:Документооборот» используется много механизмов, от самых простых — проверка исполнений по запущенным задачам, до более сложных. Функция мониторинга задач по отделу позволяет руководителю увидеть все текущие задачи отдела, оперативно ответить на вопросы сотрудников, проконтролировать сроки исполнения. Различные встроенные отчеты по контролю исполнения поручений и исполнительской дисциплины помогут в онлайн-режиме оперативно контролировать текущее положение дел по задачам и документам.
Контроль работы сотрудников при удаленной работе становится сложнее. «1С:Документооборот» может показать неэффективные, затягивающие процесс коммуникации, не надлежащее выполнение задач или отсутствие на рабочем месте.
Принимать меры по улучшению: ACT
Оценка эффективности и улучшение — один из важных этапов любой работы, в частности удаленной. Система «1С:Документооборот» содержит инструменты и для этого — она может показать неэффективные, затягивающие процесс коммуникации, не надлежащее выполнение задач или отсутствие на рабочем месте. Система также поможет оперативно понять, насколько правильно сотрудник понимает свои задачи на период.Приведу лишь два важных инструмента улучшения процессов и рабочих практик.
1. Протоколирование работы позволяет увидеть регулярность и частоту работы сотрудника в системе, с детализацией до объектов системы (почта, документы, задачи, мероприятия), времени работы с СЭД и покажет характер его работы. Конечно, это не позволит проанализировать качество работы, но может обозначить явных нарушителей и предоставить руководителю информацию для принятия дисциплинарных мер.
Рисунок 5. Протокол работы пользователей в системе «1С:Документооборот».
2. Отчеты по срокам исполнения задач, по количеству итераций различных этапов процесса покажут, насколько вообще эффективно процесс построен в компании, например, большое число согласований может свидетельствовать как о не оптимальности процесса, так и о занятости или отсутствии нужного сотрудника.
Конечно, пока в системе «1С:Документооборот» нет искусственного интеллекта для анализа занятости и загруженности сотрудников, например с возможностью подготовки отчетов руководителю содержащих некоторые выводы. Однако инструменты, позволяющие оцифровать работу людей, у нас есть, нам остается подключить голову для анализа.
Другие полезные возможности «1С:Документооборот»
Помимо рассмотренных функций типовые возможности системы «1С:Документооборот» представляют организацию коллективной работы — совместное исполнение задач, редактирование документов и файлов, проекты и мероприятия, форумы и обсуждения, система взаимодействий. Все они создают структурированную и, что не маловажно, безопасную среду хранения коммерческой информации компании, в том числе и конфиденциальную документацию. И эта среда распространяется и на удаленных сотрудников так же, как и на офисных.* * *
Одна из основных сложностей удаленной работы — необходимость внутренней дисциплины, самоорганизации так как при работе дома возникает много соблазнов и отвлекающих факторов. На эту тему написано много статей с рекомендациями как переключаться на работу (например, одеваться как на работу в офис), как организовать отдельное рабочее место дома (например, принести атрибуты с офиса для настройки на работу) и так далее. Это все важные факторы, однако, они лишь дополняют грамотно организованную информационную систему и инфраструктуру взаимодействия при удаленной работе. Массовая удаленная работа — это совершенно новый для нас этап развития бизнеса и формирования корпоративной культуры. Роль лидера в этом процессе важна, руководителю должен подчеркивать значимость выполняемой работы в текущий период и взять функцию организации и помощи сотрудником в тайм-менеджменте своего времени. Именно сейчас, как никогда, нужно мобилизоваться и вопреки сложным условиям и отвлекающим фактором очень хорошо делать свою работу и у нас есть все инструменты для этого.
