Как просроченные задачи убивают производительность компании? И что с этим делать?
Как эксперт по повышению эффективности, я стремлюсь к оптимизации процессов в компании, чтобы они были регламентированы, понятны сотрудникам и основаны на метриках эффективности и результативности. Моя цель – автоматизировать большую часть работы для повышения эффективности и производительности. Однако автоматизация текущих задач – это еще далеко не все, это, скорее, начало пути.
Обнаружив, что половина всех текущих автоматизированных задач сотрудников просрочены, я была расстроена, но не слишком удивлена.
Понятно, что такое большое количество просроченных задач – это существенное препятствие для успеха компании. Поэтому перед тем, как внедрять изменения и ИТ-системы в компании, важно провести анализ выполнения задач и выявить причины возникновения просроченных задач.
Почему возникают просроченные задачи? Причины
Если просрочки исполнения задач становятся нормой, как правило, это говорит о проблемах с управлением временем в компании. Анализируя деятельность организаций, можно выделить десять основных причин, которые чрезвычайно часто приводят к просроченным задачам:- Неясные цели и задачи – сотрудники не видят конечной цели задач, что ведет к потере мотивации и отсрочки выполнения.
- Неправильная оценка времени – сотрудники и менеджеры часто ошибаются в оценке времени, необходимого для выполнения задачи.
- Плохое планирование – неадекватное планирование проектов и задач, неравномерное распределение задач, неправильная оценка компетенций исполнителя, что ведет к накоплению задач и их последующему невыполнению.
- Недостаточные ресурсы – недостаточно сотрудников, необходимых навыков или отсутствие необходимых инструментов для выполнения задачи в срок.
- Отсутствие навыков тайм-менеджмента у исполнителей – неверная расстановка приоритетов, отсутствие культуры управления задачами и низкая ответственность.
- Плохая коммуникация – отсутствие четкой и своевременной коммуникации между различными отделами или сотрудниками приводит к недопониманию приоритетов и сроков.
- Недостаточный контроль и мониторинг – отсутствует система контроля или постановщики задач вовсе не контролируют сроки исполнения.
- Смена приоритетов – частая смена фокуса внимания с одних задач, на другие с более срочными дедлайнами.
- Низкий уровень автоматизации – отсутствие или недостаточный уровень автоматизации бизнес-процессов.
- Перегрузка – многочисленные неотложные дела отвлекают от исполнения текущих задач.
Решение этих проблем подразумевает комплексный подход к управлению временем, ресурсами и коммуникациями в компании. Также важна культура ответственности за результат, которая поощряет сотрудников своевременно выполнять возложенные на них задачи.
Возможные последствия низкой исполнительской дисциплины
Просроченные задачи в корпоративной среде несут потенциальные риски, снижают общую производительность компании и ухудшают ее результаты. Наиболее критические последствия следующие:- замедление производства;
- ухудшение качества продукции или услуг;
- повышенные расходы;
- недовольство клиентов;
- негативное воздействие на репутацию компании;
- ухудшение мотивации сотрудников;
- риск потери сотрудников;
- потеря доверия между сотрудниками и руководством;
- потеря возможностей.
Как повысить дисциплину?
Для повышения исполнительской дисциплины и эффективности выполнения поставленных задач важно комбинировать системный подход к управлению и использование проверенных практик менеджмента, продуманные инструменты автоматизации и контроля, а также культуру и степень ответственности сотрудников. Российские компании применяют множество инструментов, таких как автоматизированный учет задач, процедуры планирования и контроля выполнения.Положительный эффект дает мотивация, которая включает показатель соблюдения сроков. Так, в нашей компании, подразделение Администрация имеет очень высокие показатели исполнительской дисциплины, так как у каждого сотрудника в мотивации есть показатель сроков исполнения задач.
Вот десять советов как повысить исполнительскую дисциплину:
- Установка четких целей – формулировка ясных и измеримых цели, чтобы сотрудники понимали ожидаемые результаты.
- Приоритезация задач – определение ключевых задач и разрабка системы приоритетов, помогающую фокусироваться на наиболее срочных и важных заданиях.
- Реалистичное планирование – распределение времени и ресурсов таким образом, чтобы работники не ощущали перегрузку (или минимизируйте ее насколько это возможно) и могли достигать поставленных перед ними целей.
- Автоматизированные инструменты управления задачами – внедрите эффективные инструменты для управления задачами и проектами, которые могут помочь в организации рабочего процесса.
- Периодический контроль сроков исполнения – регулярно отслеживайте прогресс и своевременное завершение заданий, используя системы мониторинга и контроля.
- Обучение и развитие профессиональных навыков – вкладывайте в развитие компетенций сотрудников, чтобы улучшить их способность эффективно справляться с задачами.
- Создание системы мотивации сотрудников, включая мотивацию на выполнение поставленных задач.
- Развитие культуры ответственности – поощряйте сотрудников брать на себя ответственность и быть подотчетными за свои сроки и результаты.
- Формирование культуры гибкости в выполнении задач (см. ниже).
- Поддержка сотрудников – настройте сотрудников на изменения, научите их управлять своими состояниями и энергетикой для поддержания своей эффективности в условиях турбулентности.
Эти действия могут помочь не только предотвратить просрочку задач, но и создать стабильную основу для продуктивной работы, даже в условиях экономической неопределенности и перемен.
Культура гибкости в выполнении задач
На мой взгляд, самое важное и работоспособное, но при этом и самое сложное – это создание культуры гибкости. Культура гибкости в выполнении задач представляет собой особый стиль работы, где каждый член команды отличается ответственностью и готовностью адаптироваться к изменениям. Умение переносить сроки, эффективная коммуникация, приоритезация задач и открытость к обратной связи являются ключевыми компонентами этой культуры.
Развивая эту культуру, мы сможем успешно адаптироваться к изменяющимся условиям, улучшить эффективность работы и справиться с просроченными задачами. Необходимо продолжать стремиться к повышению исполнительской дисциплины и созданию более гибкой и продуктивной рабочей среды.
Вперед к повышению эффективности и успеху компании!
Источник статьи: UPR.RU
