Как учёт рабочего времени помогает оптимизировать бизнес-процессы
Мы привыкли связывать учет рабочего времени с табелем, который отражает отработанное время и неявки работника. Такие табели являются неотъемлемой частью кадрового делопроизводства, и на основании содержащейся в них информации рассчитывается зарплата сотрудников. К сожалению, информация, которую несут в себе табели рабочего времени, очень ограничена. На основе таких данных невозможно в полной мере оценить эффективность трудозатрат конкретных сотрудников, невозможно понять, как лучше оптимизировать рабочий процесс. Для этого необходимы данные не только об общем рабочем времени сотрудника, но и о трудозатратах на различные виды работ.
Анализ эффективности рабочего времени
Помимо традиционного учета рабочего времени для выплаты заработной платы 1, существует иной подход к учёту рабочего времени, который полезно знать руководителю. Учёт рабочего времени может отвечать на вопрос, на что сотрудник тратит своё рабочее время. Такая информация помогает оценить, насколько работник загружен, мотивирован и продуктивен.
Для сбора такого рода информации существуют различные инструменты, которые позволяют фиксировать трудозатраты сотрудника, а затем анализировать полученные данные. Но недостаточно просто обязать сотрудников каждый день записывать то, какими задачами они занимались и сколько времени тратили на их исполнение. Без системного подхода, конкретной идеи в голове у руководителя, такие данные будут хаотичными, и их очень трудно будет использовать во благо компании.
Мало фиксировать какими задачами занимались сотрудники и сколько времени тратили на них. Без системного подхода такие данные будут хаотичными, их трудно будет использовать.
Поэтому для начала руководитель должен понять, на какие виды стоит разделить все работы в рамках его компании. Группировку можно осуществить по самым различным признакам. К примеру, можно распределить виды работ по подразделениям или верхоуровневым процессам компании. Так, например, процесс управление финансами может включать в себя такие работы, как расчет заработной платы, подготовка управленческой отчётности, налоговой отчетности и тому подобное. А процесс управление продажами может состоять из: первичной обработки клиентов, подготовки коммерческих предложений, подготовки договоров и другое. Существуют и другие принципы классификации видов работ. Классификация видов работ должна быть выстроена исходя из видов деятельности компании, её структуры и целей, например, так, как показано на рисунке 1. Правильная классификация позволит увидеть подробную информацию о трудозатратах сотрудников, что поможет оптимизировать работу персонала.
Рис. 1. Пример видов работ.
Анализ трудозатрат
При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себя такие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы они занимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвовать целый день в бесконечных совещаниях.
Ещё одна важная деталь, на которую должен обращать внимание руководитель при анализе трудозатрат сотрудников — основные задачи специалиста должны занимать больше времени, чем продолжительность его обеда. В большинстве своём в компаниях обеденный перерыв составляет один час и это является константой, которая может помочь оценить адекватность трудозатрат сотрудника. К примеру, возьмем гипотетического работника. Если его день состоит в основном из второстепенных дел (вроде проверок почты, тренингов и т.д.), а на каждую первостепенную задачу отводиться меньше часа, то либо этот работник работает крайне неэффективно, либо у него катастрофически мало работы и нужно задуматься о сокращении его должности из-за ненадобности. Таким образом, маркер «обед», определяет основные задачи сотрудников, которые занимают его рабочий день (рис. 2).
Рис. 2. Распределение рабочего времени сотрудника.
Культура учета рабочего времени
При разработке системы учёта рабочего времени очень важно не забыть, что источником информации о трудозатратах является сами сотрудники, они сами заполняют лист учета рабочего времени (рис. 3.). А значит, важным фактором является дисциплина. В таком случае можно пойти двумя путями. Учёт рабочего времени можно организовать таким образом, чтобы сотруднику было интересно заполнять отчёты, возможно, привнеся игровые элементы в этот процесс. Либо руководитель может задействовать административный рычаг, к примеру, прописав в должностных инструкциях необходимость заполнения листов учета рабочего времени.
Рис. 3. Пример листа учёта рабочего времени.
Планирование рабочего дня
В компании «1С-КПД» мы уже несколько лет используем учёт рабочего времени в системе «1С:Документооборот». Она имеет типовой модуль учета рабочего времени, который мы несколько видоизменили под свои задачи. К примеру, мы добавили возможность планирования рабочего дня. У части сотрудников есть обязательное правило: каждое утро они обязаны прописывать план своего рабочего дня, помечать цель на день (стратегически важная задача, которую обязательно нужно выполнить в первую очередь). Ежедневные отчёты о трудозатратах и планы на день сотрудников согласовываются с руководителями отделов.
А как при удаленной работе?
Перейдя на удаленную работу, процесс учёта рабочего времени у нас почти не изменился. Мы также ведём его в системе «1С:Документооборот», сотрудники составляют планы на день и заполняют ежедневные отчёты. Учёт рабочего времени позволяет компенсировать отсутствие возможности оперативно лично обсудить планы на день с конкретным работником. Я, как руководитель, просматриваю планы сотрудников на день и могу вовремя заметить, если у нас с руководителем одного из отделов возникли разногласия о том, какие задачи более приоритетные. Это позволяет вовремя скорректировать план работ. Такое планирование, а также регулярные планёрки позволяют значительно повысить эффективность удаленной работы, собрать и мотивировать сотрудников на работу.
* * *
Учёт рабочего времени — мощный инструмент, который позволяет получать оперативную и подробную информацию о трудозатратах сотрудников. Возможности комплексного анализа полученной информации, доступные в системе «1С:Документооборот», позволяют получить подробные данные как о конкретных людях, так и о трудозатратах в разрезе видов работ. Такой инструмент является хорошим подспорьем для руководителя как при офисной, так и при удалённой работе.
